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Digitalisation de la fonction RH : Composantes, principes et conséquences sur l’entreprise

La transformation digitale de l’environnement de travail conduit, dans la plupart des entreprises, à l’automatisation de certaines tâches, mais aussi à l’évolution rapide des compétences recherchées, et plus globalement à une véritable révolution des pratiques et de la culture interne.

Ce phénomène n’épargne évidemment pas la DRH, qui est à la fois un acteur-clé de la conduite du changement auprès de l’ensemble des collaborateurs, mais aussi une direction dont les missions et les processus sont eux-mêmes profondément remaniés par les nouveaux outils numériques.

Pour tous les responsables de la gestion des ressources humaines, la transformation digitale RH constitue un défi majeur en termes d’adaptabilité et de résilience.

Cette transition graduelle vers la dématérialisation et l’automatisation, toutefois, ouvre aussi des opportunités pour la performance de l’entreprise, la fidélisation des collaborateurs, ou encore la qualité de vie globale au travail.

Quelles sont les conséquences de la digitalisation de la fonction RH pour la direction elle-même, pour l’entreprise, et pour l’ensemble des collaborateurs ? Comprendre les composantes et les principes de la transformation digitale afin de mieux comprendre les impacts sur l’entreprise.

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Les composantes de la transformation digitale en entreprise

Les composantes de la transformation digitale en entreprise.

La révolution digitale des ressources humaines est un processus complexe, qui contribue simultanément à :

  • Massifier la quantité d’informations produites et immédiatement disponibles.
  • Modifier de façon significative la nature des interactions entre l’entreprise et ses collaborateurs.
  • Remettre en cause la manière de travailler, voire la façon de penser le travail.

La donnée, l’expérience collaborateurs et la culture constituent ainsi les trois composantes majeures de tout processus de digitalisation de la fonction RH.

La donnée

Fiche de profil et de suivi de carrière des collaborateurs, journal des requêtes adressées au SIRH, édition automatique de tableaux de bord dans le domaine de la gestion du temps et des activités…

Les nouveaux outils numériques ont la particularité de générer des données en permanence, et d’augmenter la quantité d’informations disponibles de façon exponentielle.

La digitalisation des RH implique ainsi de canaliser ces flux de données produites en masse, ou « big data », et de les exploiter à bon escient sans perdre en cohérence.

Le tri et la classification automatique des données pertinentes, par exemple via un algorithme, permettent à la direction de garder la main et de conserver une vision globale de la GRH à l’échelle de l’entreprise. Et ce, même sur des sites multiples et dans des pays aux environnements juridiques très différents.

L’exploitation des données RH constitue donc un levier pour la croissance de l’entreprise, la saine gestion de ses ressources humaines et de ses compétences.

L’expérience utilisateurs et expérience collaborateurs

Un outil digital apporte toujours avec lui, par nature, une toute nouvelle expérience utilisateur (UX) par rapport à l’existant.

En proposant un large panel de fonctionnalités accessibles en un clic ou à portée de smartphone, un service digital RH va ainsi modifier en profondeur les interactions que les collaborateurs entretiennent avec l’entreprise sur de nombreux sujets.

Par exemple pour l’inscription à une formation, la prise de congés, ou encore la consultation de la fiche de paie dématérialisée tous les mois.

L’ergonomie soigneusement étudiée des outils digitaux proposés potentiellement par un SIRH, ainsi que leur accessibilité et leur évolutivité contribuent à rendre chaque collaborateur bien plus autonome dans la gestion de sa vie administrative, et in fine à améliorer sa qualité de vie au travail.

Au global, la transformation digitale impacte en profondeur l’expérience des collaborateurs.

La culture

La mutation progressive de la culture d’entreprise est, probablement, la composante la plus subtile de la transformation digitale RH, dans la mesure où elle manifeste ses effets à plus long terme.

Le recours croissant à des outils dématérialisés, rapides et performants, oblige – à repenser certains processus devenus obsolètes et qui ne subsistent plus que par la force de l’habitude, y compris au sein de la DRH.

Il peut aussi s’avérer intéressant par exemple de faire évoluer le rapport de chacun à de nouvelles formes de travail, dont le travail nomade.

Le digital RH pose ainsi d’importants enjeux en termes d’adaptation au changement. Les responsables de la gestion des ressources humaines, dans ce contexte, ont pour tâche essentielle d’accompagner l’évolution de la culture d’entreprise.

Notamment en anticipant les nouvelles compétences à faire acquérir aux collaborateurs, en assurant une diffusion permanente de l’information, ou en animant des projets d’optimisation et de réorganisation des services et méthodes de travail.

Les principes de la transformation digitale

Les principes fondamentaux de la transformation digitale en entreprise.

En quoi consiste exactement la « digitalisation » des ressources humaines ? À l’analyse, cette expression est en fait un terme global qui regroupe plusieurs phénomènes bien distincts. La transformation digitale désigne tout à la fois :

  • La disparition progressive des supports physiques pour réaliser certaines tâches.
  • La multiplication des tâches pouvant être effectuées sans intervention humaine.
  • La suppression des intermédiaires entre le fournisseur du service et son utilisateur final.

On parle respectivement de dématérialisation, d’automatisation et de désintermédiation.

La dématérialisation

La dématérialisation, d’une manière générale, est la capacité des entreprises à s’émanciper de plus en plus du physique.

Il peut ainsi s’agir des supports de travail, via par exemple la chasse au papier, ou encore de l’environnement lui-même avec la suppression d’enseignes et agences réparties sur le territoire.

Quelle que soit la forme qu’elle prend, la dématérialisation est donc un phénomène qui engendre une importante transformation pour l’entreprise dans son ensemble.

La dématérialisation doit être recherchée par les RH dans son service dès lors qu’elle est source d’efficacité : elle tend en effet à diminuer de façon significative les coûts de fonctionnement de l’entreprise, mais aussi toutes les dépenses de transaction liées à son activité.

L’automatisation

Les tâches de toutes les fonctions RH les plus basiques et les plus répétitives peuvent désormais être effectuées via des processus automatiques, qui ne nécessitent plus l’intervention d’un collaborateur, ou cantonnent ce dernier à un simple rôle de superviseur.

Il peut s’agir par exemple d’accuser la réception d’un dossier de candidature au recrutement, de valider les demandes de congés qui respectent les pourcentages d’absence au sein du service, ou encore d’adresser des rappels pour les formations toujours ouvertes à l’inscription.

Cette automatisation croissante de certains processus s’appuie notamment sur les progrès réalisés ces dernières années dans le domaine de l’intelligence artificielle (IA).

Elle constitue un puissant facteur d’augmentation de la productivité. Le rôle du RH, dans ce contexte, se déporte tout naturellement vers les tâches et missions complexes apportant une réelle plus-value à l’entreprise et à tous les collaborateurs (gestion prévisionnelle des emplois et compétences, plan de formation, bilans de carrière…).

Le saviez-vous ?
Les possibilités d’automatisation des fonctions RH sont particulièrement larges. Avec les SIRH en mode Saas, les mises à jour fournies par l’éditeur du logiciel prennent notamment en compte l’évolution de la législation et de la réglementation en temps réel, vous apportant ainsi une sécurité dans l’exercice de votre métier.

La désintermédiation

La désintermédiation est, dans de nombreux secteurs d’activité, un phénomène qui va de pair avec la révolution digitale.

En substance, on peut observer une disparition progressive – ou une diminution sensible du nombre – des intermédiaires qui séparent le produit ou le service de son utilisateur final. Le fournisseur et l’utilisateur « se trouvent » en effet plus facilement et se mettent directement en relation.

La tendance vaut bien sûr pour les clients, dans le cadre de l’achat d’un produit ou d’un service, mais aussi pour les collaborateurs eux-mêmes, qui n’ont plus nécessairement besoin de faire transiter une demande par différentes strates hiérarchiques avant sa validation finale.

Dans le domaine de la transformation RH, la désintermédiation s’accompagne donc d’enjeux forts en termes d’autonomie du salarié.

Les logiciels SIRH de nouvelle génération ont bien pris en compte cette tendance, avec un nombre croissant de fonctionnalités accessibles en « self service » par les utilisateurs.

L’appli CPF, exemple de désintermédiation RH
Le nouveau compte personnel de formation (CPF) s’accompagne d’une appli mobile dédiée, dont la sortie est annoncée pour la fin du premier semestre 2019. L’outil devrait permettre à tous les actifs de parcourir bien plus facilement les stages et formations disponibles, de consulter leur crédit en euros et de solliciter une inscription.

Quelles conséquences pour l’entreprise ?

Les conséquences de la transformation digitale en entreprise.

RH et digital emportent des enjeux immédiatement perceptibles pour la direction de l’entreprise :

L’autonomie des collaborateurs

Les collaborateurs deviennent plus autonomes dans la gestion de certains aspects de leur vie administrative (gestion du temps et des activités, formation, rémunération…) implique un mode de fonctionnement de plus en plus horizontal au quotidien.

Cette tendance s’oppose à la verticalité des modes d’organisation dans une entreprise plus traditionnelle. Elle tend à responsabiliser chaque collaborateur et à faciliter son épanouissement.

Gain de temps et de productivité

Lorsqu’ils sont mis en œuvre avec intelligence et en concertation étroite avec leurs utilisateurs ces solutions font gagner un temps considérable dans le traitement de nombreuses tâches et génèrent d’importants gains de productivité.

L’entreprise pourra souvent mesurer cette amélioration de la performance de façon concrète, au moyen d’indicateurs-clés et de tableaux de bord.

L’accès plus facile à l’information et les processus d’automatisation bénéficient enfin directement au management et à l’encadrement intermédiaire. Managers et chefs d’équipe disposent de nouveaux outils intuitifs et faciles à manier pour gérer la performance, et même pour favoriser la cohésion.

Quelles conséquences pour la DRH ?

La fonction DRH connaît elle-même des mutations profondes sous l’effet de la transformation digitale de l’entreprise.

L’automatisation de certaines tâches RH a notamment pour effet de libérer du temps, d’améliorer le temps de réponse, et d’approfondir le suivi individuel de chaque collaborateur sur les sujets les plus importants.

L’installation d’un SIRH moderne apporte aussi aux différents membres de l’équipe RH une plus grande qualité de vie au travail, en offrant une interface utilisateur tout-en-un et très ergonomique, qui intègre les progrès récents du design de l’expérience utilisateur (UX Design).

L’outil digital RH est désormais accessible sur ordinateur ou terminal mobile, au travail ou à la maison, 24 h/24. L’expérience collaborateur au sein de la RH s’en trouve largement bonifiée.

L’outil RH digital est par nature un facilitateur pour l’ensemble de l’équipe. Ses fonctionnalités les plus innovantes incluent, parmi bien d’autres exemples :

  • L’automatisation de certains processus de recrutement et la conception de nouvelles méthodes d’évaluation, propres à améliorer l’image de marque employeur et à séduire des candidats appartenant aux plus jeunes générations.
  • La redéfinition de la mobilité interne, avec la gestion en ligne des ouvertures de postes et des appels à candidatures. Cela permet de rationaliser et d’apporter plus de transparence à l’avancement au sein de l’entreprise.
  • La mise en place et le suivi de nouveaux modes de travail nomade, dont le télétravail.
  • Le suivi individualisé de la carrière et des formations réalisées via un profil collaborateur en ligne.
  • La redéfinition du dialogue social au sein de l’entreprise. Le SIRH moderne est au besoin un outil puissant pour organiser l’information montante, et réaliser par exemple une consultation de l’ensemble du personnel, avec des contraintes logistiques réduites au minimum et une vraie légitimité du résultat obtenu.

La transformation digitale a des conséquences durables et profondes sur l’organisation de l’ensemble de l’entreprise et sur la qualité de l’expérience des collaborateurs. Il appartient à la DRH de conduire le changement et de s’assurer que chacun y trouve un bénéfice.

Les trois points-clés à retenir :

  • La digitalisation des fonctions RH touche de nombreuses facettes de la vie en entreprise. Elle détermine entre autres l’expérience collaborateur et conditionne les nouveaux modes de travail.
  • Dématérialisation, désintermédiation et automatisation sont les 3 composantes de la transformation digitale RH.
  • Horizontalité, consultation des collaborateurs, bonification de la marque employeur, promotion interne... Le digital a un impact majeur pour la DRH, mais également pour toute l’entreprise.

Conduite du changement SIRH : méthodologie et outils pour réussir votre projet

Leslie Custodio
Leslie Custodio, consultante conduite du changement et décisionnel, utilise son expérience dans la mise en œuvre et l’exploitation de SIRH, pour aborder la méthode de conduite de changement de manière spécifique à chacun des projets SIRH sur les-quels elle intervient.

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