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5 étapes essentielles du processus de dématérialisation RH

Margaux Ferdinand
\ \ Lecture : 3 min

Longtemps crainte, la dématérialisation des documents et des process RH apparaît aujourd’hui non seulement comme une solution d’avenir, mais comme une nécessité.

Comment mener à bien un processus de dématérialisation RH ? Quelles sont les étapes à respecter pour déployer un projet d’une telle ampleur ? Cartographie du concept et préconisations.

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Enjeux et opportunités de la dématérialisation RH

La dématérialisation des documents et des processus RH est devenue un enjeu crucial pour l’optimisation et l’évolution SIRH, une solution aux multiples atouts.

Les vertus de la dématérialisation :

  • Un allègement et une automatisation de tâches administratives devenues chronophages.
  • Un pilotage simplifié des activités.

Les bénéfices de la dématérialisation pour l’entreprise :

  • Un gain de temps et de productivité.
  • Une protection des données renforcées : une sécurité optimale des données confidentielles de l’entreprise.

La dématérialisation des processus RH : un enjeu crucial.Dématérialiser vos documents, c’est aussi :

La dématérialisation documentaire RH constitue un bouleversement majeur de la gestion des ressources humaines, cependant c’est une innovation utile, répondant positivement aux besoins des directions des ressources humaines et des salariés.

Le saviez-vous ? Il existe deux types de dématérialisation

On évoque la dématérialisation « native » lorsqu’un document est directement produit en format électronique sans avoir besoin de le numériser.

On évoque la dématérialisation « a posteriori » lorsque le document existe sous format papier et oblige à passer par la numérisation pour le transformer en format électronique.

Cinq étapes pour se préparer à une dématérialisation réussie

Les étapes pour une dématérialisation réussie.

Anticiper la transition numérique en concertation avec les partenaires sociaux

Un projet de transformation RH ne peut se faire sans une étude prospective au préalable, afin de mesurer les changements qui vont s’opérer et évaluer leurs différents impacts.

Anticiper pour :

  • S’assurer d’une bonne ergonomie du poste de travail : évaluer et analyser le futur environnement et les conditions de travail du collaborateur.
  • Mettre en place un processus clair et chronologique de mise en œuvre de la dématérialisation.
  • Vérifier la bonne conduite du projet entre les différents départements internes ou avec les clients finaux.

Avant d’entamer la conduite d’un projet de dématérialisation, pédagogie et communication seront de rigueur dans le but de fédérer et engager collectivement tous les acteurs concernés.

Auditer la normalisation du fonds documentaire

Déployer un projet de dématérialisation s’inscrit dans un circuit précis de normalisation documentaire. Toute entreprise doit veiller à construire une gestion de fonds documentaire informatisé.

  • Le typage : attribuer une identification à un document : catégorie, titre…
  • Actualisation du fonds documentaire : informatisation des fonds éditoriaux avec la création d’un accès simplifié à une information sécurisée, mise à jour.
  • Création d’un plan de classement de gestion de l’information : un système de hiérarchisation de l’information permettant de catégoriser l’ensemble des documents propres à l’entreprise à l’aide d’un outil dédié, la GED (gestion électronique des documents).

Cette phase liminaire est une étape indispensable pour anticiper sur les changements de processus engendrés par la dématérialisation, dans un objectif de familiarisation et d’acculturation des ressources existantes et à venir.

Conduite mutualisée des dossiers collaborateurs

Une des missions fondamentales du SIRH est de régir les documents propres à chaque collaborateur. Quelques chiffres parlants : une entreprise qui comptabilise 750 salariés génère 30 000 fichiers, dont plus 100 000 composants dématérialisés.

Une fois ces documents transformés en format électronique, ils sont classifiés en ligne dans le dossier de chaque salarié.

Ses bénéfices :

  • La conservation des données.
  • La caractérisation des documents.
  • Un accès simplifié pour la consultation des documents.

Respect du cycle de vie documentaire

La gestion documentaire et sa dématérialisation obéissent à un encadrement juridique normé.

La durée de conservation des documents est un aspect important, elle peut être variable : de quelques mois à 90 ans.

Il devient alors capital de s’informer sur la législation relative à chaque document pour en connaître sa durée de conservation.

Un projet de réforme de grande ampleur, selon la densité du fonds éditorial à traiter.

PRÉCONISATION : l'accompagnement de juristes documentalistes dans cette transformation digitale représente un intérêt double : gain de temps et optimisation du traitement relatif au fonds documentaire.

Suspendre la cohabitation processus « papier » et « électronique »

Sensibiliser et éduquer les collaborateurs au passage à la dématérialisation.

En amont, il convient de sensibiliser et éduquer les collaborateurs au passage à la dématérialisation, afin d’obtenir un résultat quasi immédiat et abouti.

Il est préférable de réduire la phase intermédiaire et idéalement faire disparaître la cohabitation entre les processus « papier » et « électronique ».

Toutefois, la continuation de l’emploi du papier doit se réaliser seulement dans des cas exceptionnels.

Quels bénéfices retirer de l’usage des documents électroniques ?

  • Conservation et hiérarchisation des documents.
  • Réduction des dépenses matérielles liées aux fournitures : papier, mise sous pli et routage d’envois.
  • Réduction des sollicitations liées aux répliques
  • Abaissement des impératifs relatifs à la distance.
  • Amélioration des conditions lors d’événements nécessitant la coordination des acteurs, tel que le paraphe de documents personnels et administratifs.
  • Réduction des coûts d’archivage, de traitement et de sauvegarde des documents.
  • Une baisse des procès au sujet des garanties de fiabilité et d’intégrité des données.
  • Un envoi de document instantané et sécurisé.

Appréhender la globalité de la chaîne logistique et ses questionnements

Les enjeux liés à la chaîne logistique sont fondamentaux dans un processus de dématérialisation RH, particulièrement la politique de numérisation de l’historique.

Pour son traitement, plusieurs solutions existent :

  • Gérer la stratégie de numérisation directement en interne.
  • Externaliser la politique de numérisation auprès de spécialistes en sous-traitance administrative, et plus particulièrement sur les multiples formes de dématérialisation.
  • Le stockage peut être converti au format électronique via un système d’unités mobiles de numérisation. Cette transition peut être effectuée dans l’entreprise in situ ou recueillie sur place et réunie dans un endroit dédié.

À l’issue de cette phase de projet, le flux documentaire traité doit laisser place à une étude scrupuleuse des premiers résultats, afin de s’assurer d’un bon déroulement de l’objectif visé et empêcher un maintien du processus « papier ».

Le passage à la transition numérique n’est pas un changement anodin pour une entreprise et en particulier pour les RH.

Cependant, en préparant le projet de dématérialisation en amont vous saurez appréhender les principales problématiques qui pourraient se présenter.

Les trois points-clés à retenir :

  • Anticiper la transition numérique en impliquant tous les acteurs.
  • Instaurer une standardisation du fonds documentaire.
  • Mettre en place une gestion de fonds documentaire informatisé via la GED.

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Margaux Ferdinand
Responsable Marketing et manager de l'offre marketing RH, elle met à profit son expérience en stratégie de marque et expérience client pour répondre aux nouveaux besoins des DRH liés au domaine du marketing : Communication RH, engagement collaborateur, marque employeur, expérience collaborateurs.

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