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Comprendre la gestion du temps de travail, un défi législatif

L’activité d’une entreprise n’est pas une constante fixe, et il est parfois difficile de faire communier la loi des 35 heures avec les périodes de forte activité. Dans ce cas, l’adaptation du rythme de travail des salariés avec celui de l’entreprise devient alors une nécessité, un enjeu stratégique pour les directions des ressources humaines.

Les entreprises doivent être en mesure de planifier et d’optimiser les ressources en fonction des besoins opérationnels, mais tout en respectant les contraintes légales, économiques et maintenant sociétales.

Une GTA peut se faire via un système de gestion du temps et des activités. Mais que dit la loi à ce sujet ?

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Rappel de la législation du temps de travail

Rappel des lois sur le temps de travail en France.

Salariés soumis à l’horaire collectif de travail

Le régime des 35 heures par semaine est imposé au salarié et encadré par la législation, à l’exception des dérogations conventionnelles ou collectives.

L’employeur peut se réserver le droit de fixer des horaires et des durées maximales de travail par jour (heure d’arrivée, heure de départ, temps de pause déjeuner…).

Ce régime est applicable à l’ensemble des salariés ou aux salariés de même catégorie, par exemple dans le commerce pour les salariés non cadres, dans l’industrie ou le BTP pour les ouvriers.

Les accords d’entreprise sont également une source de droit pour définir les horaires de travail des collaborateurs.

Rappel des modalités, et des règles générales et particulières

Quelques rappels des modalités à prendre en compte :

  • Le temps de travail peut être réparti également ou inégalement sur 4, 5, 6 jours à condition que les représentants du personnel soient d’accord, mais ne doit pas dépasser les 10 heures maximales par jour ;
  • Le comité d’entreprise ou les représentants du personnel doivent être consultés ;
  • Si les conditions de travail peuvent être impactées (travail en continu, travail de nuit), le CHSCT (comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail) doit également être consulté ;
  • En cas de changement des horaires, ces 3 comités doivent être consultés.
L’employeur doit donner un droit d’accès aux documents relatifs aux horaires et aux modifications du temps de travail :
- Aux salariés ;
- Aux représentants du personnel ;
- À l’inspection du travail ;
- À l’agent de contrôle (et apporter une aide si nécessaire pour les systèmes informatisés).

Le cas particulier des astreintes

Qu’est-ce que l’astreinte ? Il s’agit d’une période durant laquelle le salarié doit être en mesure d’intervenir pour accomplir un travail hors de ses heures de travail. Le salarié n’est ni sur son lieu de travail, ni à la disposition directe de son employeur.

Comment fonctionne le régime de l’astreinte ?

  • Seule la durée de l’intervention, si intervention il y a, est considérée comme un temps de travail effectif ;
  • Une intervention en cas d’astreinte exige une contrepartie, soit sous forme financière, soit sous forme de compensation en jours de repos. Les conditions de la contrepartie sont prévues dans la convention ou l’accord. À défaut, elles sont fixées par l’employeur.

Les possibilités d’aménagement de l’horaire de travail pour l’employeur

La législation du temps de travail est stricte, mais l’entreprise a la possibilité d’aménager les horaires de travail de ses salariés, par cycles, pour éviter les heures supplémentaires. Ce qui signifie que les horaires sont différents d’une semaine à l’autre. Pour cela, il faut respecter quelques règles :

  • Ne pas dépasser un cycle de 12 semaines ;
  • Le cycle doit être réparti sur 4 semaines consécutives pour les entreprises de 50 salariés ou plus ;
  • Le cycle doit être réparti sur 4 semaines consécutives pour les entreprises de moins de 50 salariés ;
  • L’entreprise peut aussi décider d’annualiser le temps de travail de ses salariés, en répartissant les heures de travail sur une période globale de 12 mois ;
  • Cette modulation annuelle du temps de travail peut également avoir lieu sur 3 ans à condition d’obtenir l’accord de la branche.

Accès et conservation des documents, et obligations d’affichage pour l’employeur

Cet aspect administratif est extrêmement important : l’horaire collectif doit être affiché et visible de tous, et les documents archivés, conservés et consultables.

  • Les documents de décompte des horaires doivent être conservés un an ;
  • Ces mêmes documents doivent être conservés 3 ans pour les salariés soumis à des conventions de forfait en jours (horaires individualisés).

L’Article 3171-1 du Code du travail précise :

  • L’employeur est dans l’obligation d’afficher, de dater et de signer le document d’affichage des horaires ;
  • L’affichage doit être fait sur des panneaux réservés à la communication avec les salariés ;
  • Le document doit figurer sur chacun des lieux où le travail est effectif, et ce même en dehors des locaux si le travail est localisé dans un lieu externe.
La loi prévoit 750 € d’amende en cas de non-affichage. En cas de non communication à l’agent de contrôle de l’inspecteur du travail, le délit d’obstacle peut être puni d’une peine d’emprisonnement d’un an et de 37 500 € d’amende.

La législation du temps de travail pour les salariés non soumis à l’horaire collectif

Quelle législation pour les salariés non soumis à l'horaire collectif ?

Selon l’Article L. 3122-23 du Code du travail et à la demande de certains salariés, les employeurs sont autorisés à déroger à la règle de l’horaire collectif. Ce cadre gagne en souplesse et prévoit des plages horaires fixes, avec présence obligatoire, et des plages horaires mobiles, avec présence facultative.

Exemple concret d’application d’une journée de travail :

  • Une plage mobile de 8 à 9 h ;
  • Une plage fixe de 9 h à 12 : présence obligatoire ;
  • Une plage mobile entre 12 h et 14 h : pause obligatoire de 45 minutes ;
  • Une plage fixe de 14 h à 17 h ;
  • Une plage mobile de 17 h à 19 h.

Des aménagements encore plus souples sont possibles :

  • Avec un système de compensation dans le cadre de la journée (exemple : compenser le retard du matin en restant plus tard le soir) ;
  • Avec un système de compensation dans le cadre de la semaine (exemple : faire des journées plus longues en début de semaine et plus courtes en fin de semaine).

Attention : ces systèmes de compensation doivent tout de même respecter le principe des plages fixes et donc de la présence sur le lieu de travail.

Rappel des modalités et des règles générales et particulières :

  • Accord nécessaire du comité d’entreprise ou des délégués du personnel ;
  • Information au préalable auprès de l’inspecteur du travail ou du fonctionnaire de contrôle assimilé ;
  • Les horaires individualisés peuvent entraîner des reports d’heures d’une semaine à une autre déterminés par un accord collectif (ni comptées ni rémunérées en heures supplémentaires selon l’article L. 3122-25 du Code du travail) ;
  • En l’absence d’accord, le report ne peut excéder 3 heures et le cumul des reports ne peut excéder un total des heures reportées à plus de 10 (article R.3122-2 du Code du travail) ;
  • Un accord collectif d’entreprise ou une convention/un accord de branche peut prévoir un nombre maximal d’heures reportées différent.

Par exemple le secteur HORECA la branche des hôtels, restaurants et cafés est fortement impactée par :

  • Les variations de fréquentation sur une journée ;
  • Les fluctuations saisonnières.

Pour pallier cette instabilité de la demande et les fluctuations imposées par le secteur, les partenaires sociaux de la branche ont mis en place une convention collective qui prévoit l’aménagement du temps de travail.

S’appuyant sur les articles L. 3122-2 et suivants du Code du travail, la convention collective organise l’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l’année.

Selon cette convention collective de branche, la durée hebdomadaire de travail peut varier selon l’activité de l’entreprise de 0 à 48 heures (Durées maximales hebdomadaires en moyenne sur 12 semaines : 46 heures ; et 48 heures en durée hebdomadaire absolue).

Chacune des branches peut mettre en place des spécificités de gestion des temps différentes et en adapter sa convention. Pour mettre en place une GTA dans votre entreprise il est à noter d’étudier la convention collective en place.

L’implantation d’un système GTA est un atout pour les entreprises et permet de s’adapter aux nouvelles méthodes d’organisation du travail avec notamment le télétravail. Pour mener ce projet à bien, des outils simples et globaux permettent de digitaliser les workflows.

Ils doivent prendre en compte les particularités de l’entreprise tout en restant dans le cadre légal. Il faut donc bien s’entourer et prendre le temps nécessaire pour mettre en place une GTA.

Les trois points-clés à retenir :

  • Le temps de travail de l’horaire collectif est soumis à une réglementation stricte qui peut cependant gagner en souplesse avec des possibilités d’aménagement du temps de travail, en cas de période de forte activité, toujours selon la législation en vigueur ;
  • L’employeur doit donner un droit d’accès aux documents relatifs aux horaires et aux modifications du temps de travail
  • Il faudra étudier la convention collective en place avant de mettre en place une GTA car chacune des branches peut mettre en place des spécificités dans sa propre convention.

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Guillaume Pays
Guillaume, consultant expert en gestion des temps et des activités met a profit ses 8 ans d’expérience dans la mise en œuvre, le déploiement et le pilotage de SIRH pour rédiger des articles spécifiques à la GTA.

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