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8 règles d’or afin de bien choisir et intégrer son SIRH

Choisir et intégrer son SIRH, c’est opter non seulement pour une nouvelle stratégie de développement de votre entreprise, mais aussi pour une nouvelle méthode de travail.

Sa mise en place aura de nombreux effets : automatisation des tâches à faible valeur ajoutée et une expérience collaborateur renforcée. Toutes ces raisons poussent de nombreux dirigeants à déployer un SIRH au sein de leur entreprise.

Mais comment mettre en place efficacement cette transformation RH ? Suivez les 8 conseils qui suivent pour vous guider pas à pas.

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Règle n° 1 : pensez collectif pour construire votre équipe projet

Que cela soit sur le choix du SIRH ou sa mise en place, la constitution d’une équipe projet est primordiale.

Le duo DSI et DRH est indispensable, mais il est aussi possible de choisir une équipe représentative de chaque corps de métier avec le département marketing, transformation digitale, responsable expérience collaborateur qui, le cas échéant, assure la communication et le bon déroulement du projet.

Le fait de mixer les corps de métier permet une richesse des échanges et le projet sera plus rapide à mettre en place et plus facilement accepté.

La mise en place d’un SIRH est un projet collectif. Cette transformation constitue un bouleversement non négligeable, car elle modifie en profondeur les habitudes et les méthodes de travail de l’ensemble des collaborateurs, mais aussi des managers et du département RH.

Pour réussir son déploiement, il est nécessaire de favoriser une coopération transverse.

Règle n°2 : désignez le chef de projet SIRH

La nomination du chef de projet est capitale, en véritable chef d’orchestre, il sera en charge de :

  • Délimiter les périmètres et les responsabilités des acteurs du projet ;
  • d'Animer et d’organiser les différents comités et ateliers de travail ;
  • Communiquer et diffuser les reportings adéquats aux différents acteurs du projet ;
  • Vérifier l’avancement de chaque étape et sa validation ;
  • S’assurer d’une mobilisation générale autour de cette transformation.

Règle n°3 : Ne pas surcharger vos équipes RH

Avancer sur l'intégration d'un projet SIRH tout en fournissant son travail quotidien.

La réelle problématique dans ce type de projet est également la disponibilité des équipes mobilisées sur le projet.

En effet, elles doivent en même temps s’investir sur le projet SIRH et continuer à fournir leur travail au quotidien.

C’est un élément essentiel à prendre en compte lors de la définition du planning et les charges du projet. Les dates de réunion doivent être fixées très en amont pour que chacun puisse anticiper et organiser son travail en conséquence.

Le renforcement de l’équipe par des spécialistes et des consultants SIRH est donc une solution qui permet à la fois de faire avancer le projet, maintenir la productivité et apporter une expertise métier issue du terrain.

Règle n° 4 : prenez le temps et pensez long-terme

Définir ses attentes, choisir et déployer une solution SIRH, font partie d’un processus long, entre 6 et 24 mois, selon le projet et la taille de l’entreprise.

Il est donc important de ne jamais perdre de vu les objectifs du projet et d’avoir une vision à long terme du déploiement SIRH. La définition des objectifs du changement de SIRH permet de définir le cap à suivre tout au long du projet.

Pensez long terme également sur le choix du SIRH, il doit être capable de s’adapter à votre futur évolution en terme d’organisation et de processus.

Le succès d’un projet SIRH est étroitement lié au respect de la progression par palier, tel que :

  • La constitution et le management de l’équipe projet ;
  • La rédaction du cahier des charges pour formaliser les attentes et les contraintes éventuelles ;
  • Le benchmark entre les différentes solutions logicielles ;
  • Le fait de donner un cap au projet en le cadrant : enjeux et objectifs à atteindre ;
  • Élaboration d’un calendrier précis pour tout le projet SIRH.

Règle n° 5 : comparer les modes de financement et d’achat

En fonction de vos besoins et du type de structure, différentes solutions sont possibles, comportant chacune leurs avantages et leurs inconvénients.

  • Le mode SaaS est une solution qui met à disposition de l’entreprise le logiciel ; en revanche l’hébergement des données ne se fait pas in situ, mais sur un serveur externe sécurisé.
  • Le mode licence : avec cette solution, le logiciel est directement installé sur le serveur de votre entreprise. Elle permet de conserver les données et outils au sein même de votre groupe.
L’achat ou la location du SIRH doivent être comparés de manière intelligente pour ne pas sous-estimé le coût. La comparaison des coûts à long terme est donc indispensable pour prendre la meilleur décision. La capacité à intégrer le mode licence vs le mode Saas est également à prendre en compte.

Règle n° 6 : faire adhérer, accompagner la conduite du changement dans un contexte RH

L’objectif est que chaque collaborateur puisse apprivoiser cette nouvelle plateforme RH. La première étape sera une sensibilisation générale à l’outil.

Pour parvenir à une adhésion, une stratégie de communication doit être étudiée et appliquée.

Elle aura pour vocation de sensibiliser les collaborateurs à l’intérêt du projet, en mettant en exergue les bénéfices que chacun retirera en termes d’amélioration des conditions de travail et d’expérience collaborateur.

Une transformation RH nécessite impérativement une conduite du changement. Faire adopter le projet par l’ensemble des collaborateurs concernés, tel est l’enjeu. Un travail d’acculturation doit donc être réalisé auprès des collaborateurs.

Règle n° 7 : déterminer vos besoins de manière rigoureuse

Déterminer ses besoins techniques et fonctionnels, une étape essentielle dans le choix du SIRH.

Déterminer et hiérarchiser les besoins sont les conditions sine qua non de toute mise en place de projet SIRH, et quelle que soit la taille de l’entreprise.

Les besoins techniques et fonctionnels se définissent par un audit des processus et des outils au préalable.

L’audit RH et SIRH est l’unique moyen de fiabiliser la décision du choix d’un SIRH. Il passe par une prise de recul sur les besoins actuels et futurs de l’entreprise.

L’écart entre la situation actuelle et la situation souhaitée identifiera les besoins. Ici l’utilisation de schéma directeur et de graphique des processus permettra une représentation claire et une compréhension plus rapide.

L’ensemble des besoins sera compilé dans un cahier des charges. Le cahier des charges constitue la feuille de route du projet, destiné à tous les membres de l’équipe projet SIRH.

Ce référentiel recense les 3 types de besoins :

  • Techniques ;
  • fonctionnels ;
  • Financiers.
Il réunira également les critères d’exigence du nouveau SIRH. Selon la dimension de votre entreprise, si elle exerce au niveau local, national ou international, les critères d'exigence seront différents. Le cahier des charges devra répondre aux spécificités de chaque contexte.

Pour exemple, un déploiement de projets SIRH à l’international devra prendre en compte les différentes implantations géographiques et la problématique de la langue.

Règle n°8 : considérer l’ensemble des avantages donnés par le SIRH

Au-delà du ROI financier apporté par le SIRH, quels sont les gains de temps, de productivité et de qualité que le changement de SIRH ambitionne ?

L’ensemble de ces points doivent être évoqués lors du choix du SIRH.

Le SIRH permet :

L’automatisation des tâches pour dégager du temps aux RH et produire plus de valeur ajoutée ;

Les trois points-clés à retenir :

  • Rédiger un cahier des charges : une feuille de route indispensable tout au long du projet ;
  • Définir les besoins des collaborateurs en amont, condition indispensable pour optimiser le déploiement SIRH ;
  • Une implémentation SIRH s’accompagne nécessairement d’une conduite du changement et d’un travail d’acculturation progressif.

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Margaux Ferdinand
Responsable Marketing et manager de l'offre marketing RH, elle met à profit son expérience en stratégie de marque et expérience client pour répondre aux nouveaux besoins des DRH liés au domaine du marketing : Communication RH, engagement collaborateur, marque employeur, expérience collaborateurs.

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