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Comprendre la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

Chaque entreprise doit aujourd’hui se battre pour conserver ses meilleurs éléments.

La mise en œuvre d’une véritable gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) constitue à ce titre une démarche fondamentale, et un excellent moyen de s’adapter en permanence aux mutations du marché : les collaborateurs, maintenus à jour dans leurs savoirs-faire et savoirs-être, peuvent optimiser leur productivité et trouver du sens à leur activité.

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Fidélisation, perspectives d’évolution en interne… La GPEC donne de la cohérence à la gestion RH de l’entreprise, mais suppose un important travail de préparation et de négociation ! Ci-dessous l’essentiel à savoir.

Qu’est-ce que la GPEC ?

La définition du GPEC.

La GPEC, par définition, est une démarche RH globale dont l’objectif est de mettre en adéquation les compétences existantes dans l’entreprise avec les compétences recherchées.

Quels sont les métiers et les compétences qui existent actuellement au sein de l'entreprise ?

La GPEC consiste à dresser un diagnostic mais aussi à mener une réflexion d’anticipation sur l’évolution future des métiers et des profils recherchés.

Un outil puissant au service de l’engagement des collaborateurs

Dans le cadre d’une démarche GPEC RH, chaque collaborateur profite d’une meilleure prise en compte de sa carrière et de ses perspectives d’évolution, via une palette d’outils comme :

  • L’entretien annuel ou professionnel ;
  • Le bilan périodique de carrière ;
  • Le bilan de compétences ;
  • Les formations spécialisantes ;
  • Les séances de coaching en entreprise.

Ce suivi soutenu a une influence bénéfique sur le niveau d’engagement et de performance du salarié.

La GPEC, obligatoire ou facultative ?

GPEC : une obligation ? Tout dépend de la taille de l’entreprise.

Depuis la loi de programmation pour la cohésion sociale du 18 janvier 2005, une négociation GPEC est obligatoire au moins une fois tous les trois ans pour les entreprises de plus de 300 salariés.

Les entreprises plus petites sont dispensées de cette obligation. La mise en œuvre d’une démarche GPEC y reste néanmoins fortement recommandée.

Bon à savoir : Au delà du légal, la démarche GPEC permet de s'adapter aux différences de génération, au changement d'habitude au travail et de contrer la difficulté qu’ont les entreprises à recruter. De ce fait elle est devenue obligatoire aujourd’hui, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Absence de GPEC : quels risques ?

Le défaut de mise en place d’une GPEC implique que de nombreux dysfonctionnements ne pourront pas être détectés par la DRH et l’équipe de direction. Les risques les plus courants de la gestion des ressources humaines inclue:

  • Des salariés sans perspective d’évolution, peu engagés et motivés ;
  • Un encadrement intermédiaire s’estimant oublié ou abandonné par les échelons supérieurs ;
  • Des cadres dirigeants perdant trop de temps dans des tâches de micro-management ;
  • Une fuite progressive des talents vers des entreprises plus soucieuses de la gestion des carrières.

La phase amont de mise en place d’une démarche GPEC

La phase amont à la mise en place d'une GPEC.

Comment mettre en place une GPEC ? Le succès de la démarche dépend tout d’abord, et en grande partie, du soin avec lequel elle aura été préparée et anticipée.

Désignez ou recrutez un référent GPEC

La désignation d’un conseiller ou référent GPEC, qu’il soit interne ou externe, devrait constituer le premier réflexe dans une entreprise se souciant de la démarche.

Ce professionnel apporte en effet une plus-value précieuse en raison de son expertise et de son point de vue extérieur.

Dressez un référentiel des métiers et des emplois

La négociation GPEC ne peut avoir lieu sans une phase préalable de diagnostic de l’existant.

Le référent, assisté d’un ou plusieurs groupes de travail, aura donc pour tâche initiale de procéder à un recensement exhaustif de l’ensemble des compétences, métiers, carrières et talents au sein de l’entreprise.

Fixez les objectifs à atteindre et définissez les besoins

Le travail de diagnostic va souvent mettre en lumière les points faibles et les axes d’amélioration de la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise.

La définition des objectifs devrait donc s’imposer d’elle-même si les étapes préalables ont bien été respectées.

Les objectifs GPEC peuvent inclure la fidélisation des collaborateurs (diminution du turnover), le recrutement de compétences nouvelles, la refonte de l’organigramme interne, la conduite d’un changement RH ou l’augmentation de l’attractivité de l’entreprise.

Quels indicateurs de suivi ?

Parmi les outils de pilotage de la démarche GPEC, prévoyez un tableau de bord avec une sélection d’indicateurs-clés, sélectionnés soigneusement et conçus sur mesure.

Les indicateurs globaux les plus courants incluent notamment le suivi mensuel ou trimestriel des effectifs, celui de la paye et de la masse salariale, celui de l'absentéisme (maladie, congés, formation, etc.) et enfin les principaux éléments des bilans sociaux.

D’autres indicateurs plus spécifiques peuvent apporter un éclairage sur une thématique particulière :

  • Concernant le recrutement : durée de présélection, ancienneté moyenne dans le premier poste, évaluation de la procédure de recrutement...
  • Concernant l’attractivité de l’entreprise : volume des candidatures reçues, mobilité interne, souplesse dans l'aménagement du temps de travail…
  • Concernant la gestion de l’encadrement : évaluation de la formation du personnel encadrant, taux de départs volontaires...

Fixez un calendrier

La négociation GPEC peut s’étaler sur plusieurs mois au besoin, afin de garantir des discussions de qualité et augmenter les chances d’un accord.

Pour autant, il est recommandé de fixer un calendrier avec des dates contraignantes pour s’assurer du progrès de la démarche.

La mise en place d’une GPEC

Les étapes de la mise en place d'une GPEC.

Menez les négociations triennales de la GPEC en 4 étapes

1 - Impliquez au plus tôt encadrement, partenaires sociaux et comité d’entreprise

GPEC et management ne peuvent se concevoir l’un sans l’autre. Dès les premières phases du projet, il convient de s’appuyer largement sur les managers et l’encadrement intermédiaire, notamment pour dresser le référentiel des compétences et des besoins.

Les délégués des principaux syndicats représentatifs doivent également être associés le plus tôt possible.

N’hésitez pas à les informer des premières orientations envisagées et encouragez-les à faire remonter leurs doléances et propositions.

Le comité d’entreprise, enfin, doit être consulté préalablement à un accord GPEC. Il faut donc veiller à l’informer régulièrement et précisément de l’avancée des travaux.

2 - Diffusez l’information et faîtes réagir

Une fois les contours du projet bien délimités, une communication officielle peut être réalisée à l’attention de l’ensemble des salariés.

Ces derniers, idéalement, ne doivent pas compter sur leur organisation syndicale comme unique source d’information.

3 - Proposez des améliorations concrètes pour le suivi des carrières

Une GPEC réussie est celle qui se préoccupe en priorité d’une meilleure gestion du salarié.

Il convient donc, pour le chef de projet, de se montrer proactif et de multiplier les propositions aboutissant à une amélioration de la gestion des compétences : actions de reconversion professionnelle, bilans de compétences et entretiens annuels de formation sont autant de pistes à lancer si l’entreprise ne dispose pas encore de ces outils GPEC de base.

4 - Faites valider officiellement les mesures retenues

Même préparée avec soin, la démarche ne comporte aucune garantie de succès et les mesures proposées peuvent faire l’objet d’un accord GPEC total, partiel, voire être rejetées dans leur ensemble.

La direction de l’entreprise, dans tous les cas, veillera à faire valider officiellement toutes les décisions qui font l’objet d’un consensus ou d’un accord majoritaire.

Traitez en priorité les écarts

Une fois l’accord de GPEC signé, la GPEC peut être mise en place. Lorsque la démarche vise à mettre en place une GPEC pour la première fois, la méthode préconisée consiste à traiter les écarts.

Cela signifie tout simplement que les mesures proposées doivent permettre, en priorité, de réduire l’écart entre la situation actuelle de l’entreprise, établie par le diagnostic, et la situation souhaitée à terme, que ce soit en matière de formation, de recrutement ou d’organisation.

Confiez le suivi de la GPEC à un référent

Le suivi de la mise en œuvre concrète de la GPEC est une mission qui doit être attribuée à un collaborateur de confiance.

Contrôlez l’évolution des indicateurs-clés de performance

La démarche GPEC a donné naissance à un beau tableau de bord : faites-en bon usage ! Il est recommandé de dresser un bilan des principaux indicateurs au moins une fois par an, mais de préférence une fois par trimestre ou semestre.

Vous pourrez ainsi détecter rapidement les évolutions anormales et engager d’éventuelles actions correctives.

Engagez une nouvelle négociation GPEC au bout de trois ans

Donnez-vous les moyens de parvenir à la signature d’un nouvel accord GPEC au plus tard dans les trois ans qui suivent la signature de l’accord précédent.

Cela implique donc d’anticiper assez largement la démarche pour tenir les délais, et de ne pas attendre la date butoir.

La GPEC s’impose comme le nouveau vade-mecum incontournable de l’entreprise en matière de gestion des talents, des carrières et des compétences. Son succès suppose l’implication de chaque collaborateur à son propre niveau.

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Stanislas de Saint-Vaulry
Stanislas, consultant expert en Gestion des Ressources Humaines, met a profit ses 10 ans d’expérience dans la mise en œuvre de projets informatiques dont 7 en SIRH pour rédiger des articles spécifiques à la GRH.

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