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10 notions à connaître à propos de la gestion des temps et activités

De nouveaux modes de travail se développent et bouleversent la gestion du temps et des activités (GTA) dans les entreprises. La GTA a donc un double enjeu pour les ressources humaines : s’adapter aux cadres législatifs qui se modifient rapidement, tout en optimisant et respectant la gestion du temps des salariés.

Se doter d’un système de GTA est aujourd’hui fondamental pour les entreprises, afin de maîtriser les coûts, planifier les ressources nécessaires et suivre la productivité de son activité.

Comment déployer votre SIRH de GTA ?

Devant le développement croissant du travail à distance ou des périodes dites de « rush », un SIRH spécialisé sur la GTA offre un service moderne, nomade et digital, qui permet de s’adapter au mieux à ces évolutions. Retour sur les 10 choses essentielles à connaître à propos de la GTA.

Qu’est-ce que la GTA ?

La définition de la GTA est double, elle regroupe, d’une part, le domaine de la gestion des temps et des activités avec l’ensemble des processus RH et d’autre part, on parle de GTA pour désigner une fonctionnalité du SIRH, qui se présente sous la forme d’un logiciel, dédiée au suivi des :

  • Temps de travail ;
  • Présences ;
  • Absences ;
  • Activités des salariés.

Ce domaine RH concerne toutes les organisations salariales : publiques, privées, dans tous les secteurs d’activités et sans effectif minimum. Selon la taille de l’entreprise, les systèmes de GTA peuvent prendre une forme simple et économique, ou plus complexe et s’adaptant au cas par cas.

La définition de la GTA : une fonctionnalité SIRH sous forme de logiciel.L’origine de la Gestion des Temps et des Activités

En France, le temps de travail est soumis à une stricte réglementation. L’instauration des 35 h et l’évolution de la législation encadrant les heures supplémentaires ont obligés les entreprises à élaborer des systèmes de gestion du temps plus complexes.

Les dispositions légales du droit du travail évoluent constamment et les entreprises doivent s’adapter dans le même temps. Il y a encore 20 ans, la GTA était gérée manuellement par des feuilles de pointage papier.

L’internationalisation, la croissance des entreprises et les nouvelles technologies ont permis l’automatisation et ainsi réduire ces tâches chronophages. L’apparition de logiciels informatisés et automatisés a simplifié les pratiques de gestion des activités pour les ressources humaines.

Pourquoi la GTA est-elle maintenant digitale ?

Un système de GTA est un outil digital permettant d’enregistrer et de calculer le temps de manière automatique. Il a pour objectifs de :

  • Libérer les ressources humaines des tâches chronophages et qui ont peu de valeur ajoutée ;
  • Structurer son organisation RH ;
  • Avoir de la visibilité sur l’activité salariale ;
  • Améliorer la confiance, la productivité et la rentabilité des collaborateurs.

La digitalisation a permis à la GTA d’obtenir plus de fiabilité et de sécurité : moins de feuilles volantes, traçabilité complète, sécurité des informations, etc.

Pourquoi mettre en place un logiciel RH de GTA dans son entreprise ?

À quoi sert précisément un système de GTA ?

À simplifier la gestion des ressources humaines

Sans ce logiciel, la gestion des temps de travail est souvent effectuée via un tableur ou avec une feuille et un crayon. Cela entraîne des informations parfois perdues, non mises à jour et fréquemment erronées.

Un logiciel GTA, à l’inverse, s’adapte à tous les types de contrat et calcule automatiquement les éléments variables (absences, heures supplémentaires, RTT, compte épargne-temps, etc.) pour simplifier l’établissement des paies.

Les avantages d’un logiciel de GTA en deux mots :

  • Gain de temps ;
  • Fiabilité des informations RH.

À aider les services RH à respecter le droit au travail

Le droit du travail se complexifie au fil des années et des législations : 35 heures, RTT, compte pénibilité, droit à la formation, etc. Il peut être fastidieux de prendre toutes ces réglementations mouvantes en compte lors du calcul du temps de travail et de la paie.

Un logiciel GTA peut s’adapter automatiquement ou non selon le type de logiciel choisi aux évolutions législatives et aux dernières lois, mais aussi aux différents accords et conventions collectives.

À développer et optimiser le capital humain de l’entreprise

Les logiciels de gestion des temps et activités permettent :

Que doit savoir faire un logiciel de gestion des temps et des activités ?

Un logiciel de gestion des temps permet l’automatisation des tâches administratives attachées au suivi des absences et présences, du temps travaillé, telles que :

  • Les heures supplémentaires, les heures de délégation ;
  • Les temps de pauses et de présence via des badgeuses ou pointeuses ;
  • Les absences comme les RTT, les maladies, les récupérations, les congés (spéciaux également) ;
  • Le suivi analytique des activités et des heures passées par tâches ;
  • La gestion des demandes de congés, RTT, etc., du personnel.

Tous ces éléments convergent et sont ensuite transférées au service de gestion des paies. Un système de GTA est donc aussi l’assurance d’une gestion fiable et juste des paies.

Quels sont les facteurs de succès de la mise en projet de GTA ?

Les différents facteurs de succès à la mise en place d'outils de GTA.

La mise en place d’un système de GTA demande un temps préparatoire important, qu’on pourrait également nommer temps de spécification. Le succès d’un logiciel de GTA est lié à plusieurs facteurs :

  • Définir les futurs utilisateurs de la solution avec leurs rôles et responsabilités ;
  • Définir précisément les enjeux de votre projet pour chaque typologie d’acteur identifié ;
  • Bien définir en amont tous les processus métier en lien avec la GTA, vos processus cibles et les objectifs de votre projet
  • Responsabiliser les salariés pour l’utilisation de la solution et définir une équipe projet capable d’apporter une expertise métier, une vision RH stratégique et opérationnelle des équipes locales et qui facilite les actions de formation et de communication ;
  • Bien connaître et comparer les solutions proposées par le marché ;
  • Connaître les spécificités d’un projet GTA ;
  • Prendre le temps d’un projet de mise en place ;
  • Conduire le changement auprès des collaborateurs.

Quels sont les freins qui pourraient compromettre la mise en œuvre d’un projet GTA ?

Les étapes, précédemment évoquées, sont indispensables pour éviter les facteurs à risques, qui pourraient compromettre la bonne mise en place de votre projet :

Quels sont les écueils à éviter ?

  • La non-maîtrise de toute la réglementation concernant le temps de travail ;
  • Des règles de gestion des temps trop complexes à mettre en œuvre ;
  • Une équipe projet insuffisante ;
  • Peu de relais ou d’acteurs porteurs du projet dans les différentes entités ;
  • Une conduite du changement et des actions de communication non adaptées à chaque typologie d’acteur ou l’oubli total de la conduite du changement, qui rendrait la solution inutilisable et donc oubliée par vos collaborateurs ;
  • Une faible disponibilité ou réactivité de l’éditeur pour répondre aux exigences de planning ;
  • Un cahier des charges et de déploiement non formalisé ou validé.

La GTA s’adapte aux utilisateurs

La gestion des temps concerne tous les collaborateurs dans l’entreprise et pas seulement les DRH.

Les salariés

Les salariés utilisent les solutions de gestion des temps au travers d’un portail RH en self-service, disponible sur ordinateur ou mobile, qui permet de :

  • Faire des demandes de congés ;
  • Suivre ses compteurs personnels ;
  • Consulter son planning ;
  • Parfois même modifier les informations de son dossier salarié.

Les managers

Ce logiciel permet aux managers d’équipe de suivre au quotidien :

  • Les temps de travail de leur équipe ;
  • Les présences et absences ;
  • Les activités réalisées ;
  • Les pointages réalisés.

La DRH

La Direction des Ressources Humaines utilise les logiciels de gestion des temps pour la réalisation :

  • Du suivi global des temps de travail ;
  • Du calcul des droits de chaque salarié ;
  • De la réalisation de la paie de chaque salarié à la fin du mois.

Comment choisir un logiciel de gestion des temps et des activités ?

Il est important de choisir « la solution » la plus à même de s’adapter à votre environnement et aux spécificités de votre entreprise (accords, conventions collectives, travail de nuit, etc.).

Le choix de votre solution doit prendre en compte la façon dont les utilisateurs vont enregistrer leurs temps (pointage à l’entrée ? Système de connexion à distance ou téléphonique ?) pour que cela soit simple d’utilisation.

Vous pouvez choisir :

  • Un logiciel spécifique, il se concentre sur la GTA et offre des fonctionnalités plus complexes ;
  • Un logiciel simple mais flexible et polyvalent ;
  • Des fonctionnalités intégrées au logiciel GTA : suivi des temps, gestion des congés, traitement des données pour la paie...
  • Un mode SAAS (Mise à jour et maintenance automatique) ou non.
  • Un logiciel nomade accessible sur différents supports : ordinateur, tablette, mobile.

Dans tous les cas et pour plus de performance, votre logiciel de GTA doit comprendre :

  • La possibilité de s’interfacer avec les logiciels existants : le gain de temps maximal au quotidien et limite le risque d’erreur.
  • Une bonne ergonomie : il doit rester facile à utiliser pour que les collaborateurs s’y habituent.
  • Un budget adapté à l’entreprise. 

Les étapes de mise en place d'un projet de GTA.Comment mettre en place un projet Gestion des Temps et des Activités ?

Enfin, voici le dernier point important à connaître à propos de la GTA. Ces conseils seront utiles pour bien instaurer ce système dans votre entreprise :

  • Choisir un chef de projet fédérateur et motivé ;
  • Identifier les acteurs et les fonctions concernés ;
  • Bien définir en amont tous les processus métiers en lien avec la GTA, vos processus cibles et les objectifs de votre projet ;
  • Responsabiliser les acteurs au plus proche du métier et faciliter la remontée d’informations.

On peut considérer aujourd’hui que la GTA est quasi-indispensable à chaque entreprise, en particulier dans un contexte où le travail à distance se démocratise et qu’il devient de plus en plus compliqué de surveiller/optimiser le temps de travail de ses collaborateurs.

Un système de GTA fera en outre gagner temps et productivité à l’équipe RH, qui pourront alors se concentrer sur un enjeu majeur : la gestion des talents.

Les trois points-clés à retenir :

  • Fonctionnalité indispensable du SIRH, la GTA s’est imposée dans les entreprises depuis la complexification du cadre législatif entourant les heures de travail. Informatisée, la GTA a fait disparaitre les tableaux et compteurs manuels, garantissant plus de fiabilité, traçabilité et sécurité des données.
  • Une solution GTA ne concerne pas uniquement les DRH : elle sert également aux managers d’équipe et aux salariés, qui peuvent rentrer leurs absences ou effectuer eux-mêmes leurs demandes de congés, par exemple.
  • Les avantages d’un système de GTA sont nombreux : gain de temps, de productivité, meilleure gestion des temps, optimisation des talents de l’entreprise, fiabilité des paies… Mais pour arriver à cela, le projet doit être mené avec l’ensemble des collaborateurs, afin de les amener au changement.

Comment déployer votre SIRH de GTA ?

Guillaume Pays
Guillaume, consultant expert en gestion des temps et des activités met a profit ses 8 ans d’expérience dans la mise en œuvre, le déploiement et le pilotage de SIRH pour rédiger des articles spécifiques à la GTA.

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