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Comment intégrer le télétravail dans votre entreprise ?

Travailler depuis chez soi : ce rêve, partagé par une majeure partie des salariés, devient une réalité pour un nombre croissant d'entre eux.

À en croire une étude LBMG Worklabs réalisée en 2018, 17 % des travailleurs du privé et du public sont désormais des télétravailleurs à temps complet ou partiel. Un taux encore bien loin d'égaler ceux des champions européens en la matière comme les pays anglo-saxons ou nordiques.

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Selon une autre étude de Morar Consulting, 33 % des salariés français indiquent d'ailleurs travailler dans une entreprise qui ne propose pas du tout ce type de collaboration !

Le travail à distance, facilité par la numérisation des échanges, révolutionne de nombreux environnements professionnels et pose évidemment des défis nombreux en termes de conduite du changement RH.

Comment adapter la gestion du temps en entreprise et mettre en place un télétravail qui bénéficie à la fois aux salariés et à l'entreprise ?

Pourquoi le télétravail est-il une tendance de fond ?

Une nouvelle méthode de travail en plein essor : le télétravail.

L'essor du télétravail s'explique aisément. En France, les prix de l'immobilier ont conduit de nombreux actifs à s'éloigner toujours davantage des centres-villes, au prix d'un temps de trajet plus long.

Une enquête Dalia Research de 2017 révèle que les Français passent désormais en moyenne 64 minutes par jour dans les transports pour rejoindre leur lieu de travail ou en revenir.

Ce facteur, combiné à l'avancée des nouvelles technologies, conduit un nombre croissant de travailleurs à rechercher un meilleur équilibre entre leur vie personnelle et leur activité professionnelle.

Ils profitent par ailleurs d'une bonification de pouvoir d'achat grâce à la diminution des frais de carburant et de transport, et de davantage de temps libre le matin et le soir.

Les employeurs, de leur côté, profitent d'une amélioration prouvée de la productivité des salariés en télétravail, et d'un taux d'absentéisme moindre.

Ce nouveau mode de travail ne va pourtant pas de soi du point de vue de l'entreprise, confrontée à de nombreuses problématiques réglementaires et organisationnelles : comment penser télétravail et code du travail ? Comment s'assurer de la gestion des temps et activités, et du respect du temps de travail ?

Quelques chiffres :

Le Brésil est champion du monde... du télétravail, avec 80 % de salariés concernés souvent ou parfois par ce type de collaboration. 
Le télétravail touche 70 % des 18-30 ans dans le monde, contre seulement 51 % des 45-60 ans.
57 % des millenials souhaitent des « lignes directrices claires » en matière de télétravail de la part de la DRH.
Source : enquête Morar Consulting, 2017

Quelles sont les différentes formes de télétravail ?

Le travail depuis le domicile constitue aujourd'hui une réalité plurielle, qui se décline sous de multiples formes :

  • Le télétravailleur salarié correspond à la notion de « home office ». Bien qu'exerçant son activité depuis son domicile, il a exactement les mêmes droits et devoirs qu'un salarié classique en termes de statut, d'assiduité ou de rémunération.
  • Le télétravailleur nomade n'exerce pas chez lui, mais n'a pas non plus de bureau fixe chez l'employeur. Il est constamment en déplacement sur le terrain ou chez les clients, et compte sur des outils mobiles (portable, smartphone, tablette) pour exercer son activité.
  • Le coworking ou télécentre est un espace de bureau qui accueille différents télétravailleurs, ce qui permet de maintenir un lien social et de profiter de divers services partagés (connexion haut débit, lieu de restauration...).
  • Le télétravail implicite est celui que pratiquent les salariés dans leur très grande majorité, par exemple en consultant leurs e-mails dans le bus ou en ramenant un dossier à la maison.
La variété des formes de télétravail, et leurs contours parfois un peu flous ont fait naître la nécessite de l'encadrer, via notamment un « droit à la déconnexion » en dehors des heures ouvrables, qui devra figurer dans votre charte télétravail.

Comment mettre en place le télétravail dans votre entreprise ?

La mise en place du télétravail dans une entreprise suppose une réflexion globale sur la gestion du temps de travail, et doit s'appuyer sur un bon logiciel de gestion des temps et des activités.

L'intégration du télétravail dans les process de l'entreprise doit associer toutes les parties prenantes, à commencer naturellement par la direction et l'encadrement, mais aussi des représentants des salariés.

La perspective de pouvoir travailler à distance sera en effet considérée comme une avancée sociale et va retenir toute l'attention de l'ensemble des collaborateurs.

Le chef de projet privilégiera dans un premier temps une action pilote et expérimentale, avant toute généralisation.

Les 4 étapes du projet télétravail

Les différentes étapes pour mettre en place un projet de télétravail en entreprise.

Les nouvelles méthodes de travail à distance vont bousculer de nombreuses habitudes en termes de gestion des temps et des activités (GTA), et il est donc normal de prendre tout le temps nécessaire pour une transition réussie.

1 - Définir les contours du projet

Ne lancez pas l'entreprise dans le télétravail au prétexte que la démarche est en pleine tendance. Le processus doit, d'abord et avant tout, répondre à un réel besoin. La phase de conception suppose ainsi de définir l'ambition du projet, sa périmétrie exacte, puis de construire un système d'acteurs pour le mettre en œuvre.

La conception de votre nouvelle politique de GTA ressources humaines implique de partager en toute transparence les réticences et risques avec les différents acteurs du projet car les difficultés potentielles pourraient dégrader l'expérience du télétravail, dont notamment :

  • Les problèmes liés au système de pointage et de gestion des temps actuellement utilisé ;
  • Le risque de déshumanisation des rapports de travail ;
  • Le risque d’isolement des collaborateurs ;
  • L’isolement et le risque de perte de productivité à cause des multiples sources de distraction potentielles ;
  • La problématique lié au management d’équipe à distance.

La phase préalable de réflexion doit bien évidemment aborder les opportunités et identifier le sens du télétravail au regard de la stratégie de l'entreprise, c'est-à-dire estimer en quoi ce nouveau mode de travail pourra bénéficier aux objectifs de long terme de l'entreprise :

  • Productivité accrue ;
  • Bien-être et fidélisation des salariés ;
  • Equilibre vie professionnelle, vie personnelle ;
  • maintien de la productivité en cas d’impossibilité de déplacement (neige, grève, manifestations, travaux dans les locaux);
  • Réduction des coûts de structure.

Enfin le projet doit définir le pilotage et l'équipe projet. Cette dernière devra se composer a minima  d'un porteur de projet en titre, assisté d'un comité de pilotage intégrant toutes les parties intéressées (direction, RH, salariés...) et d'un ou plusieurs groupes de travail sur certaines thématiques (le choix d'un logiciel de gestion du temps, la conformité à la loi télétravail...).

2 - Établir un diagnostic

Quelle est la politique actuelle de GTA gestion des temps au sein de l'entreprise ? Quel est le logiciel GTA utilisé et peut-il supporter la transition ?

La phase de diagnostic est essentielle et va poser les bases de votre prototype de télétravail sur mesure. Cela implique de :

  • Dresser un diagnostic général concernant les usages actuels de l'organisation et de la gestion de temps au sein de la structure par la diffusion, à minima, d’un questionnaire auprès des salariés, pour identifier leurs habitudes de travail, leurs modes de déplacement, leur intérêt pour le télétravail et l'influence attendue sur leur niveau de bien-être et d'engagement.
  • Réaliser un diagnostic complémentaire relatif à l'égalité professionnelle entre hommes et femmes. Ce bilan pourra permettre de mettre en valeur les postes les plus difficiles à délocaliser, car nécessitant une présence continue sur le lieu de travail, et souvent occupés par des collaboratrices.
  • Rédiger une charte d'expérimentation, qui pourra se limiter à une certaine catégorie d'employés ou à un service spécifique.

3 - Lancer une phase d'expérimentation

La phase d'expérimentation est centrale pour déterminer si le projet, défini en concertation avec tous les acteurs, est réellement en adéquation avec les besoins de l'entreprise et des salariés. Il est notamment important de :

  • Créer les bons outils pour suivre chaque collaborateur prenant part à l'expérimentation (journal de bord, indicateurs spécifiques...).
  • Suivre attentivement les équipes d'encadrement ayant en charge la gestion des temps des personnels concernés. Il convient d'accompagner une révolution des mentalités pour passer d'un management du contrôle à un nouveau management reposant sur la confiance.
  • Prévoir un suivi spécifique des carrières et des compétences pour les personnels en télétravail.

L'expérimentation se clôt idéalement par un bilan général de la qualité de vie au travail et de la performance des personnels concernés, afin d'examiner l'impact de la réforme sur ces deux aspects.

4 - Valider et élargir le processus

La validation de la nouvelle gestion des temps et des activités, par définition, implique de tirer les enseignements de l'expérimentation menée au préalable, et de réviser au besoin les éléments de la charte qui le nécessiteraient.

Le projet, lorsqu'il est entièrement cerné et défini, sera ensuite soumis à un accord collectif avec les partenaires sociaux, dans le cadre habituel du droit du travail.

Ce temps de concertation peut aussi être mis à contribution pour mettre en œuvre les outils qui manquaient encore pour finaliser la réforme, dont les fiches de demandes à remplir par les salariés volontaires et la rédaction des avenants aux contrats de travail lorsque cela s'avère nécessaire.

Intégrez des outils modernes et adaptés

Gérer le temps grâce à de nouveaux outils modernes et adaptés.

L'intégration harmonieuse du travail à distance dans vos process internes suppose de recourir à des technologies adaptées, déjà largement répandues.

Le time tracking, ou gestion des temps et des activités

Un logiciel GTA de « time tracking » vous permet tout simplement de savoir quand vos salariés travaillent, et combien de temps ils travaillent.

Ce type d'outil s'avère fondamental pour évaluer la productivité de l'ensemble des collaborateurs distants, mais aussi et surtout pour assurer un suivi efficace de la rémunération via un module de GTA paie.

En règle générale, le temps de travail est contrôlé par la connexion journalière des employés à leur espace de travail, au moyen de leur nom d'utilisateur et de leur mot de passe. Les collaborateurs peuvent aussi renseigner eux-mêmes leurs horaires de prise de poste.

Le suivi GPS

Le suivi par géolocalisation satellite est très intéressant notamment pour gérer des salariés en télétravail nomade, constamment en déplacement sur le terrain et chez les clients.

Le GPS est une technologie souvent intégrée aux nouveaux modes de GTA ressources humaines dans la mesure où il constitue un bon moyen de localiser les salariés.

Ces derniers peuvent y voir au contraire une contrainte difficile à accepter ou le signe d'un manque de confiance.

Dans tous les cas, l'usage d'une technologie de géolocalisation doit impérativement être mentionnée dans le contrat de travail ou faire l'objet d'une notification écrite au collaborateur.

Les applications métiers

Votre logiciel de gestion des temps RH peut-il se décliner sur support mobile ?

La portabilité sur smartphone ou tablette constitue un avantage non négligeable pour les salariés en télétravail, qui peuvent alors gérer et suivre leur temps de travail à distance sans s'inquiéter de la gestion qui en serait faite sans leur contrôle depuis le siège social.

L'accès direct à certaines fonctionnalités, comme la demande de congés ou la demande de formation, constitue également un atout apprécié.

Les outils collaboratifs et réseaux sociaux d'entreprise

La GTA, par définition transmet aux salariés en télétravail le message que vous vous souciez d'eux au quotidien. Plus le collaborateur a la sensation d'être suivi et impliqué dans l'entreprise, et mieux c'est !

Son bien-être peut être sérieusement affecté par un sentiment d'isolement.

Le recours à des outils spécialisés, comme les réseaux sociaux d'entreprise ou professionnels, peut constituer un excellent moyen de maintenir le lien entre l'ensemble des collaborateurs et de créer un esprit plus collectif.

Le télétravail constitue une évolution naturelle et inévitable des modes de travail dans les entreprises.

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Guillaume Pays
Guillaume, consultant expert en gestion des temps et des activités met a profit ses 8 ans d’expérience dans la mise en œuvre, le déploiement et le pilotage de SIRH pour rédiger des articles spécifiques à la GTA.

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