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L'impact bénéfique du SIRH sur l'organisation du travail de la DRH

La dématérialisation de la fonction RH est aujourd’hui une réalité incontournable dans la plupart des entreprises. Or, cette digitalisation des processus RH a un impact profond et souvent sous-estimé sur l’organisation du travail en interne et sur la productivité de chaque collaborateur.

Formation, recrutement, paie, gestion du temps de travail… L’intégration d’un système d'information des ressources humaines (SIRH) modifie les processus de travail dans l’ensemble de l’entreprise, à commencer bien sûr par la direction des ressources humaines elle-même.

Quel impact pour l’organisation de la DRH, mais aussi de l’entreprise au sens large ?

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SIRH : quels enjeux pour l’organisation de la DRH ?

L’impact du SIRH sur la fonction RH elle-même n’est plus à démontrer mais se doit d’être précisé. Quels sont les enjeux du SIRH pour les directions des ressources humaines, et quelles sont les opportunités qui s’offrent à celles ayant réussi leur transition numérique ?

Gestion administrative

Changement de situation, modification des coordonnées téléphoniques ou du compte bancaire de versement du salaire… La gestion administrative des salariés d’une entreprise suppose des mises à jour constantes et chronophages de la base de données, avec un risque non négligeable d’erreur et/ou de retard.

Un portail RH de nouvelle génération tend à laisser plus d’autonomie à l’ensemble des collaborateurs, y compris lorsqu’il s’agit de mettre à jour leurs propres données personnelles. Chacun devient dès lors responsable de l’exactitude de son profil RH, ce qui libère un temps important pour les agents administratifs (terme plus utilisé : gestionnaire RH ou à la place je mettrais un terme générique les équipes RH ou DRH) auparavant chargés de cette tâche.

Recrutement

Le SIRH apporte une simplification du processus de recrutement, du dépôt de la candidature initiale jusqu’à la sélection finale du profil.

L’environnement logiciel permet entre autres d’automatiser un certain nombre d’étapes-clés, sans naturellement remettre en cause la nécessaire évaluation humaine et à réaliser au cas par cas pour chaque candidat.Le SIRH permet de simplifier l'ensemble du processus de recrutement

Le processus à intégrer dans un SIRH inclue :

  • La publication des offres de recrutement, sur le site Internet de l’entreprise ou auprès d’annonceurs extérieurs.

  • L’envoi d’un accusé de réception automatique pour chaque dossier de candidature. Le message peut bien sûr être agrémenté de détails supplémentaires concernant le processus de recrutement qui va suivre afin d’informer au mieux le candidat.

  • Le test de personnalité, qui fait l’objet d’une analyse automatique et instantanée afin de déterminer les grandes lignes de force de caractère de l’individu. Le recruteur dispose ainsi d’un compte-rendu clair et synthétique avant l’entretien.

  • Le test d’aptitude, notamment lorsqu’il prend la forme d’un questionnaire à choix multiples. Un SIRH peut procéder à l’évaluation automatique de l’ensemble des candidats, attribuer une note et procéder à un classement par ordre de performance.

  • La présélection des profils les plus prometteurs via l’utilisation d’un algorithme et de modèles prédictifs.

  • La collecte des coordonnées et données personnelles des candidats, dans le respect des normes fixées par le RGPD. En cas de recrutement, l’intégration des nouveaux employés au sein du portail RH en est ensuite facilitée.

L’intégration du processus de recrutement dans le SIRH représente un pari gagnant pour l’ensemble des parties concernées. L’image de l’entreprise est améliorée auprès des candidats et l’expérience de ces derniers est fluide et efficace avec un délai de réponse nettement optimisé.

Formation

La mise en place d’un SIRH de formation apporte à l’ensemble des collaborateurs, quel que soit leurs niveaux hiérarchiques, une véritable amélioration de leur qualité de vie au travail (je ne suis pas d'accord, le SIRH formation n'a pas vocation à améliorer la QVT).

Le développement des e-formations, qui peuvent être suivies en ligne et à distance, permet au collaborateur, plus autonome, d’être véritablement acteur de sa propre formation et définit son parcours.

Le développement des plateformes de knowledge management (KM) ou celle des communautés de pratique, par ailleurs, constituent d’autres exemples palpables de l’impact du SIRH et de ses fonctionnalités collaboratives.

Ainsi l’entreprise au global forme plus efficacement.

Selon le baromètre Cegos, la digitalisation des offres de formation à destination des salariés a connu une progression moyenne de 38 % pour la seule année 2017.

Paie

L’intégration du bulletin de paie de chaque collaborateur dans l’environnement SIRH lui apporte simultanément sécurité, confidentialité et réactivité dans le suivi de sa rémunération.

La dématérialisation du bulletin de paie est une fonctionnalité de plus en plus courante et appréciée par les collaborateurs, dans la mesure où ces derniers ne sont plus tributaires de l’envoi ou la remise en main propredu document sous format papier et peuvent donc le consulter beaucoup plus tôt.

Le service des ressources humaines, quant à lui, économise à la fois du temps de travail et du papier grâce à la génération automatique des feuilles de paie et à leur mise en ligne. Ils évitent également la célèbre “semaine de paie” où l’ensemble des collaborateurs défilent les uns après les autres devant leur bureau.

Afin de garantir la confidentialité et la sécurité de ces données très sensibles, de nombreux SIRH intègrent par ailleurs un archivage des bulletins de paie dans un « coffre » RH individuel, accessible par le collaborateur concerné et par lui seul, au moyen d’un mot de passe spécifique à renseigner sur son profil RH.

Enfin, les multiples obligations déclaratives des entreprises, a fortiori depuis l’entrée en vigueur du prélèvement à la source au 1er janvier 2019, font du module paie SIRH un allié irremplaçable pour ne manquer aucune échéance au calendrier fiscal et social, et automatiser un certain nombre de processus et remontées d’informations.

Gestion du temps de travail (GTA)

L’acquisition d’un SIRH est quasiment une étape obligée pour tout chef d’entreprise désireux de pratiquer une gestion fine des horaires de travail et des congés de l’ensemble de ses collaborateurs. Qu’il s’agisse de mettre en place un système de plages horaires fixes et variables dans la journée, ou encore de déterminer un quantum de présence minimale tout au long de l’année, la gestion du temps de travail est une composante fondamentale de tout logiciel RH.

Les fonctionnalités principales d’un SIRH dans le domaine de la GTA incluent :

  • La saisie automatique des temps de travail par les collaborateurs eux-mêmes.

  • Un module de contrôle et de validation automatique des horaires effectués à la disposition de l’équipe de management.

  • La gestion du plan de congés au sein du service ou de l’ensemble de l’entreprise.

  • La prise en compte automatique des horaires effectués pour le calcul de la prochaine rémunération.

  • La demande de congé.

Quel l’impact du SIRH pour l’ensemble des collaborateurs ?

La digitalisation des processus, et singulièrement celle des fonctions RH, accompagne tout naturellement l’évolution des modes de travail et de la culture d’entreprise pour tous les collaborateurs.

Les collaborateurs, profitent d’un accès plus rapide à l’information, et ce à tout moment.

Cette capacité ouvre des perspectives pour l’amélioration de leur productivité, un pilotage plus intuitif de leur activité et une bien meilleure autonomie au quotidien. Ils profitent aussi d’une meilleure visibilité dans le cadre d’une prise de décision.

Concrètement, la mise en œuvre d’un SIRH au sein de l’entreprise peut avoir de nombreux avantages concrets pour le salarié, qui peut profiter entre autres d’un espace de travail repensé, d’un meilleur niveau d’information ou encore d’un management plus réactif à ses besoins.

L'adaptation au nouveau mode de travail

Chaque salarié tire automatiquement bénéfice de la dématérialisation des processus des ressources humaines, qui multiplie les opportunités de partages, de rencontres et de réseautage au sein de la société… 

Opportunités qui peuvent ensuite se concrétiser par exemple au sein d’un « tiers lieu » où des collaborateurs sans lien fonctionnel particulier peuvent se rencontrer et échanger.

Un SIRH va permettre de gérer les nouveaux mode de travail notamment le télétravail et permettre au salarié de travailler différemment.

Une communication interne plus fluideLe SIRH offre de nouvelles opportunités aux entreprises en terme de communication

Les différents outils de communication intégrés par un SIRH ont tous un fort potentiel pour l’amélioration des process internes :

  • Les outils de base, comme la messagerie instantanée et la création de communauté, accélèrent la circulation de l’information entre salariés ;

  • Blogs internes ou forums sur l’intranet autorisent chacun des discussions élargies au-delà du cercle des collaborateurs les plus proches ;

  • Les outils RH en self-service sont un puissant vecteur de productivité et de réactivité ;

  • Le knowledge management encourage le partage de documents de travail et répand l’expertise et les bonnes pratiques dans toute l’entreprise ;

  • Les outils de workflow, présentent le même intérêt en ce qui concerne la productivité des collaborateurs ;

  • Les ouvertures de poste font l’objet d’une multi-diffusion en interne.

De nouvelles facilités de management

De nombreux modules d’un SIRH sont susceptibles de faciliter la tâche d’un manager au quotidien. Ce dernier dispose notamment d’une interface unique, simplifiée et intuitive pour superviser les évaluations et les objectifs fixés à chaque membre de l’équipe, avec à la clé une performance optimisée de chaque collaborateur.

De même, l’examen et la validation des demandes de formation en temps réel contribuent à la fluidité des relations de travail au sein de l’équipe et à la satisfaction du salarié.

Dans la plupart des entreprises, l’introduction d’un SIRH se traduit enfin par l’automatisation ou la délégation de nombreuses tâches administratives et chronophages auparavant dévolues aux encadrants.

82 % des responsables des ressources humaines estiment que la digitalisation des processus a un impact positif sur le niveau d’engagement des collaborateurs (étude de Markess pour Sopra RH, 2017).

Un outil de conduite du changement

Les fonctionnalités du SIRH en termes de communication interne font de cet environnement logiciel une plateforme naturelle pour superviser et accompagner la conduite du changement au sein de l’entreprise.

Le système permet à la fois d’optimiser la diffusion de l’information descendante, en touchant l’ensemble des salariés, et d’organiser la remontée du feedback de ces mêmes salariés dans une démarche de collaboration, voire de coproduction.

La numérisation des processus RH a un impact profond et durable sur l’organisation du travail au sein de la DRH et du reste de l’entreprise. Cette évolution constitue une réelle opportunité pour réaliser des gains de croissance et de productivité.

Les points-clés à retenir :

  • Le SIRH n’impact pas seulement la fonction RH mais l’ensemble de l’entreprise, sa culture et son organisation.

  • Le SIRH modifie profondément l’environnement de travail par une responsabilisation de l’ensemble des collaborateurs, ils sont de plus en plus autonomes. .

  • Il transforme à la fois les processus de recrutement, de carrière et de formation, et libère du temps autrefois dédié aux tâches administratives par la DRH.

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Margaux Ferdinand
Responsable Marketing et manager de l'offre marketing RH, elle met à profit son expérience en stratégie de marque et expérience client pour répondre aux nouveaux besoins des DRH liés au domaine du marketing : Communication RH, engagement collaborateur, marque employeur, expérience collaborateurs.

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