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Quels sont les avantages et les inconvénients d'un SaaS SIRH ?

Le développement du SaaS atteint désormais tous les métiers de l’entreprise et les ressources humaines en particulier. Les SIRH, pilier de de la gestion des ressources humaines, évoluent chaque jour pour satisfaire les nouveaux besoins des entreprises.

Dans ce contexte, les plateformes SaaS tirent leur épingle du jeu en proposant des solutions clés en main, agiles, moins coûteuses et évolutives. La très grande majorité des éditeurs de logiciels RH propose aujourd’hui leur solution en mode SaaS.

Nous assistons ici à un effet de marché tel, qu’il en devient compliqué de trouver un SIRH par l’achat de licence.

Cette transformation du marché SIRH s’est faite progressivement, grâce notamment à la performance des nouvelles architecture informatique ainsi qu’aux changements de culture d’entreprise basée sur le partage des bonnes pratiques.

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1- Qu'est-ce qu'un SIRH en mode SaaS ?

1.1 - Rappel du fonctionnement en licence

Avant de définir le Saas un petit rappel du fonctionnement du SIRH dit “traditionnel” s’impose. Ce type de logiciel repose essentiellement sur l'achat d'une licence dont l'entreprise devient propriétaire. La plateforme est hébergée sur les serveurs de la société. Elle doit assurer elle-même la maintenance, l'évolution et la gestion des problèmes techniques.

L'entreprise a parfois la possibilité de configurer son logiciel de manière très poussée et de sécuriser ses données en interne.

Cependant, ce degré de configuration n'est pas toujours nécessaire et la sécurité ainsi que la maintenance, gérée en interne, représente un coût. De plus, seule détentrice des données sensibles, l'entreprise engage aussi son unique responsabilité en cas de faille.

1.2 - Le mode Saas

L'essor des solutions Software as a Service (SaaS) est une tendance qui ne cesse de gagner des parts de marché depuis la fin des années 1990. Une définition du SaaS revient à qualifier ce type de logiciel comme une suite de solutions en location. Celles-ci sont utilisées comme un service et non comme une licence définitive.

Ce mode de fonctionnement est synonyme d’un certain nombre de normes, comme par exemple l’obligation pour l’éditeur de sauvegarder les données, de les restituer si le client le demande, de garantir la lisibilité des fichiers restitués et de traiter les demandes dans un certain délai sous peine de pénalité.

Mais aussi de gérer des problématiques comme le RGPD dont la mise en place n’est pas gérée entièrement par l’entreprise.

Il existe 2 types de SaaS.

Un SIRH en mode Saas dédié peut désigner l'hébergement à l'extérieur de l’entreprise avec tierce maintenance applicative classique.

De l’autre côté, le SIRH en mode SaaS peut désigner un hébergement à l’extérieur de l’entreprise, et un ensemble de service géré par l’éditeur de logiciel. Plus communément nous parlerons de la seconde définition lorsque l’on parle d’un SIRH en mode SaaS.

La facturation est généralement mensuelle car elle dépend de la qualité de service dont le client a besoin et de la fréquence ou de la durée d'utilisation des logiciels. Le modèle économique se fait le plus souvent en fonction du nombre de salarié géré dans l’application.

Les solutions Saas disponibles peuvent être standardisées avec peu de possibilités de paramétrage ou bien complètement paramétrables mais toujours sur une plate-forme unique.

Un autre point de différenciation entre l’ensemble des solutions SaaS est le fait d’avoir une plate-forme commune à l’ensemble des utilisateurs ou bien des bases de données séparées.

2. Les avantages du SaaS

Appliqués aux ressources humaines, les avantages du SaaS sont nombreux et dépendent en grande partie des trajectoires et orientations du projet RH.

2.1 - Les avantages technologiques et fonctionnels

Un SIRH en mode Saas permet :

  • D'accéder à une solution innovante et actuelle pour les entreprises grâce à des mises à jour régulières et directement gérées par l’éditeur. 
  • De soulager la DRH et la DSI de la gestion de leurs logiciels informatiques, des serveurs d'hébergement et de sécurisation des données en terme de coût et de temps.
  • A la DRH de reprendre le contrôle sur ses logiciels RH. C’est le besoin fonctionnel métier qui impose les changements technologiques pour s’adapter à leurs besoins et non l’inverse.
  • Sécuriser et sauvegarder les données RH en garantissant aux services RH l'accès aux dernières données mis à jour notamment en cas de changement de solution.

2.2 - La souplesse

Le SaaS offre des solutions fonctionnelles et une simplicité d'utilisation. Le SIRH géré en mode SaaS est accessible en permanence depuis tout appareil, et même depuis l'extérieur de l’entreprise si nécessaire. Le SaaS présente, comme atout principal, une souplesse d'utilisation.

Le SIRH dans ce mode est accessible à distance via une connexion sécurisée et répond ainsi aux besoins de mobilité et aux nouvelles formes de travail à distance.

Cette souplesse est le maître-mot du modèle SaaS. Elle signifie, pour l'entreprise, la possibilité de configurer les applications nécessaires et de choisir à la carte les logiciels dont l'entreprise a réellement besoin.

Les mises à jour et les montées de version sont gérées de manière automatique par l’éditeur, la DRH a donc accès régulièrement à des améliorations du logiciel RH.

Sirh : Quels sont les avantages des outils SaaS dans un contexte RH ?

2.3 - Les avantages financiers

Les logiciels SaaS se révèlent moins coûteux au départ que l'achat d'une licence SIRH classiqueL'avantage premier est de diminuer le coût d'acquisition. Le SaaS présente l'avantage non négligeable de lisser cette dépense dans le temps, alors que l'achat d'une licence présente un investissement de départ conséquent.

Le tarif proposé par les éditeurs aux entreprises est proportionnel à l'utilisation qui en est faite. Les solutions proposées sont donc adaptées au budget et à la taille de l’entreprise.

Selon les choix de l'entreprise, la gestion à distance par un éditeur représente également un bénéfice grâce à la sous-traitance des tâches de gestion et d'acquisition telles que l'achat de matériel, les coûts de maintenance, d'installation et de support en cas de panne.

Autant de temps (et d'argent) économisé en mises à jour logicielles, gestion des sauvegardes et autres maintenances : bienvenue dans l'ère du SaaS.

2.4 - L’Accompagnement sur la mise en oeuvre et la conduite du changement

Opter pour un SIRH en mode SaaS, c'est aller plus loin dans le processus de dématérialisation de la gestion des besoins en RH.

En optimisant et en automatisant les processus, on obtient des données claires et des outils agiles, parfaitement adaptés à l'évolution du métier. En d'autres termes, les DRH ont du temps en plus pour se concentrer sur leur cœur du métier : œuvrer pour la meilleure collaboration possible entre l'entreprise et les salariés.

Les SIRH en mode SaaS joue plus que les autres, la carte du collaboratif qui permet de pousser plus loin les processus d'accompagnement des salariés et de développer un meilleur climat social, en favorisant les initiatives collaboratives. En résulte une expérience collaborateur améliorée, suscitant un meilleur engagement de la part des collaborateurs.

Autre avantage sur les licences classiques, le déploiement du projet est en moyenne plus rapide et moins coûteux pour l'entreprise au départ. Les solutions SaaS propose des standards plus poussés même si certains restent totalement paramétrable. Ce qui implique une approche différente de l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) et de la conduite du changement.

En effet, si la DRH choisit un SIRH en SaaS standardisé, la durée de l’AMOA sera plus courte alors que la période d’accompagnement au changement sera plus longue pour que l’ensemble des collaborateurs utilisent les processus standards mis à leur disposition dans les portails collaboratifs.

Au contraire, pour un SIRH en mode SaaS entièrement paramétrable la durée de l’AMOA sera plus longue qu’en mode standard mais restera plus courte que dans un mode licence. A l'exception d’une mise en place en mode agile dont la nature de la méthodologie implique plus de temps.

3. Les inconvénients

3.1 - La propriété

En mode SaaS, l’entreprise n’est pas propriétaire de son logiciel, ce qui représente un inconvénient pour bon nombre d'entreprise. En effet, le mode licence permet l’acquisition, l’entreprise est donc propriétaire. Elle l’intègre à son bilan et les licences sont considérées comme un actif (CAPEX). Le mode Saas ne permet pas cette acquisition, l’entreprise reste locatrice de la technologie, et la considère comme une charge. Elle paye un droit d’utilisation.

L’externalisation de la solution oblige l’entreprise à conserver le même prestataire pour la maintenance et restera dépendante de celui-ci. Ce virage culturel est difficile à appréhender pour certaines organisations.

3.2 - La réorganisation potentielle

De nombreuses entreprises ont encore la capacité de gérer en interne la maintenance et la sécurité sur leur propre serveur. Elles ont donc créé l’organisation de la DSI autour des technologies sur-lesquelles elles ont investi. Le passage d’un mode licence à un mode “full Saas”, c’est-à-dire avec l’ensemble des services, nécessite donc des changements organisationnels dans l’entreprise.

Moins coûteux au départ, plus modulable et donc adapté aux besoins de votre entreprise, un SIRH en mode SaaS vous déleste de tâches telles que la mise à jour des systèmes ou la maintenance logicielle. Autant de temps et d'argent économisés, et pouvant être mis au profit d'une amélioration de l'expérience collaborateur.

Les trois points-clés à retenir :

    • Le mode SaaS se différencie du mode licence par la location et le paiement d’un droit d’utilisation.
    • Opter pour un SIRH en mode SaaS, c'est choisir la souplesse, la simplicité d’utilisation et un mode de paiement lissé dans le temps.
    • Un SIRH en SaaS permet l’accès à des Services ce qui soulage l’entreprise de la maintenance et de la mis à niveau des logiciels RH.

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L'Azize Hebbouche
Directeur associé au sein de Calexa group, cabinet de conseil en RH et SIRH, L’Azize Hebbouche est en charge des activités de développement commercial. Après avoir été formateur à la chambre de commerce de Paris, il commence sa carrière dans le conseil comme consultant expert RH et Paie avant de renforcer l’équipe dirigeante de Calexa group. Il apporte son expertise fonctionnelle dans le domaine de la gestion des ressources humaines depuis plus de 15 ans et connait très bien les solutions du marché. Il intervient sur des missions de rédaction de cahier des charges, d’aide au choix, de refonte de processus, mais il est également référent paie pour les évolutions réglementaires. Il est pédagogue, pragmatique, et prend en compte la singularité de chacune des entreprises qu’il accompagne.

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