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E-learning : comment identifier et choisir les outils appropriés ?

Stanislas de Saint-Vaulry
\ \ Lecture : 6 min

Les outils de la formation ne se résument plus au support papier depuis bien longtemps déjà ! Qu’il s’agisse des nouvelles classes virtuelles, des innombrables MOOC accessibles gratuitement au grand public, ou encore des plateformes e-learning proposant des apprentissages autodidactes, la digitalisation de la formation est porteuse de profonds bouleversements, dont il vous appartient de tirer parti en tant que chef d’entreprise, DRH ou salarié.

Les formations digitales, si elles ouvrent de nombreuses perspectives, se déclinent concrètement dans une grande variété de formats. Mais toutes ne seront pas appropriées et adaptées à vos contraintes, et le choix des bons outils est donc essentiel pour assurer le succès d’un plan de formation.

Comment choisir les meilleurs outils e-learning ou créer votre propre formation digitale ? Ci-dessous l’essentiel à retenir.Téléchargez le guide pour déployer un SIRH de GRH

Formation digitale : une définition

La formation digitale, ou « digital learning », est une méthode pédagogique consistant à exploiter les potentialités des technologies numériques pour les intégrer aux contenus d’apprentissage. Dans son acception la plus large, la définition s’applique à toutes les formations intégrant des éléments numériques ou dématérialisés.

Il peut donc s’agir non seulement d’une formation réalisée 100 % à distance, mais aussi d’une séance en présentiel intégrant des contenus digitaux.

Les formations digitales connaissent une croissance continue et très marquée depuis le milieu des années 1990. Cette montée en puissance s’explique aisément et par plusieurs facteurs :

L’essor des technologies de l’information et de la communication, et notamment la généralisation de l’accès au web ont démultiplié les capacités techniques de dématérialisation et de formation à distance. Ce qui était impossible il y a vingt ans est désormais chose courante.

Les entreprises souhaitent optimiser le temps de travail des collaborateurs, et tendent donc à privilégier des formations numériques, plus pratiques et nécessitant moins de contraintes logistiques.

Les collaborateurs eux-mêmes plébiscitent ce type de formation pour les mêmes raisons, et parce qu’ils sont à la recherche d’une plus grande souplesse dans l’organisation de leur agenda.

Quelques chiffres-clés :

  • Les plans de formation mixtes (incluant présentiel et digital) représentent 59 % du total en 2017, contre 53 % en 2015.
  • Le blended learning (formation mêlant présentiel et numérique) est déjà pratiqué par plus de la moitié des TPE en France (54 %).
  • Le e-learning n’est pas encore pratiqué par un tiers des entreprises en 2017.

Source : Livre blanc Talentsoft/ISTF sur les chiffres du digital learning.

Pourquoi et comment digitaliser la formation ?

De nombreux DRH et responsables formation peuvent être légitimement séduits par la digitalisation, qui comporte de multiples avantages. Ils ont par ailleurs le choix entre de diverses formules différentes et souvent complémentaires.

1 - E-learning et digitalisation de la formation : quels avantages ?

Les formations 100 % digitales se distinguent principalement par quatre grandes qualités.

1.1 - La souplesse

Le fait de « partir » en formation, selon l’expression consacrée, n’est pas anodin. Souvent dispensée loin du lieu de travail, la formation en présentiel implique des contraintes logistiques lourdes.

Ceci à la fois pour l’entreprise, qui doit se priver de son salarié pendant une période plus ou moins longue, et pour le collaborateur lui-même, qui doit gérer son déplacement et son indisponibilité.

À l’inverse, une formation en e-learning peut être suivie directement depuis le poste de travail, voire depuis le domicile. Cela représente une souplesse sans équivalent pour le formateur, pour le collaborateur et pour l’entreprise, et permet d’économiser des frais de déplacement et divers.

Il devient également beaucoup plus simple de segmenter les formations en sessions plus courtes, selon le principe du microlearning.

1.2 - L’autonomie

Une e-formation suivie à distance laisse naturellement beaucoup plus d’autonomie à l’apprenant qu’un apprentissage en présentiel, pendant laquelle le participant est encadré et surveillé.

Il ne s’agit d’un inconvénient qu’en apparence : responsabilisé, l’apprenant dispose souvent d’une plus grande liberté de décision pour choisir son créneau de formation et son rythme d’apprentissage. Il n’en sera que plus satisfait et donc plus motivé à suivre cette formation.

Par ailleurs des solutions innovantes telles que les classes virtuelles ou le social learning permettent de recréer l’émulation et l’entraide qui caractérisent une salle de formation.

1.3 - La personnalisation

La disponibilité en ligne des formations rend plus simples leur individualisation et un haut niveau de personnalisation :

La notion de personnalisation implique que l’apprenant prend une part active dans la définition de ses intérêts et de ses besoins de formation. Il élabore son propre parcours d’apprentissage « à la carte », par opposition à une formation préconçue et standardisée.

La notion d’individualisation consiste à transmettre les connaissances qui correspondent précisément aux besoins de formation de l’individu, par opposition à un apprentissage généraliste.

Les prochaines années promettent par ailleurs de nouveaux progrès dans le domaine des formations individualisées, avec l’exploitation de la big data par des algorithmes de plus en plus puissants : c’est le principe de l’adaptive learning.

1.4 - L’attractivité

Les formations digitales suscitent un engouement plus marqué des apprenants eux-mêmes. Les apprentissages en ligne ou digitalisés proposent typiquement une plus grande interactivité que les formations classiques. Tableaux et présentations dynamiques, chartes graphiques attrayantes, mini-exercices ludiques, et jusqu’à des simulations en réalité virtuelle étendent aujourd’hui le domaine de la formation bien au-delà du bon vieux fascicule papier.

Selon le livre blanc Talentsoft/ISTF sur les chiffres du digital learning en 2018, 11 % des apprenants placent désormais l’aspect ludique de la formation en tête de leurs facteurs d’engagement. 10 % évoquent quant à eux la qualité de l’expérience utilisateur et la facilité d’accès aux contenus.

2 - Quels sont les différents types de formations digitalisées ?

Trois grandes catégories permettent de classer les formations digitalisées proposées aujourd’hui.

2.1 - Formation synchrone versus asynchrone ?

La formation digitale synchrone est celle qui doit être obligatoirement suivie à un jour et à un horaire précis, le plus souvent parce qu’elle se déroule avec un formateur à distance. Les classes virtuelles, au sein desquelles tous les participants et le formateur se donnent rendez-vous pour une séance, constituent le meilleur exemple de formations synchrones.

Par opposition, la formation digitale asynchrone est celle qui est accessible en permanence et qui peut être suivie à n’importe quel moment. L’apprenant se connecte de sa propre initiative, selon ses impératifs horaires, et suit l’enseignement en autodidacte. Le cas échéant, un contrôle des connaissances peut néanmoins vérifier la bonne assimilation du contenu.

2.2 - Contenus en libre-service versus Learning Management System ?

Les contenus en libre-service sont disponibles en ligne, sans contrôle ni traçabilité du suivi. Ils permettent une autoformation des collaborateurs cherchant à développer leurs compétences dans tel ou tel domaine, soit de leur propre initiative soit à la demande de leur encadrement. Ces contenus librement accessibles rendent l’entreprise et/ou le collaborateur plus autonomes pour le suivi d’un programme, sans les contraintes éventuelles imposées par un organisme de formation en termes de suivi et d’assiduité.

Les plateformes dites « LMS » (Learning Management System) sont beaucoup plus élaborées et sont de vrais partenaires de la formation dans les entreprises. Le suivi de chaque module nécessite une inscription nominative, et une traçabilité rigoureuse permet de contrôler la progression de chacun, le temps de connexion ou encore le résultat final au test de connaissance.

2.3 - Formation sur mesure versus « sur étagère » ?

Selon la spécificité de leurs besoins, les entreprises peuvent opter pour des modules de formation standardisés, commercialisés par un éditeur, ou faire appel à un prestataire qui va concevoir un apprentissage entièrement adapté aux contraintes de son client. On parle respectivement de formation sur étagère et de formation sur mesure.

Les premières sont utiles pour se perfectionner dans des domaines génériques (outils de bureautique, réactualisation des connaissances juridiques…). Des produits de formation standardisés et vendus sur étagère, en effet, peuvent difficilement être rentabilisés en traitant des thèmes très spécifiques. Elles ont l’intérêt d’un coût nettement plus avantageux.

Les apprentissages sur mesure répondent typiquement aux plans de formation les plus spécifiques et à haut niveau de technicité. Ils garantissent une formation finement adaptée aux besoins de l’entreprise, et donc bien plus performante, contre un coût plus élevé.

Ressources humaines : Comment créer une formation digitale ?

3 - Créer une formation digitale

3.1 - Comment créer une formation digitale à partir de zéro ?

La création d’une formation digitale efficace est un processus complexe, qui ne saurait être improvisé. Elle implique tant le donneur d’ordre, qui doit rédiger le cahier des charges avec soin, que le prestataire, qui devra réaliser les bons choix techniques. Plusieurs étapes sont à distinguer :

a - L’analyse des besoins de l’entreprise est primordiale. Elle relève en premier lieu de la responsabilité des RH, et peut s’appuyer sur des outils précieux comme la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) et la rédaction d’un plan de formation.

b - La définition des règles de gouvernance suit logiquement cette première étape. Quel périmètre pour la formation, quel public ? Le suivi du module sera-t-il facultatif ou obligatoire pour les personnels concernés ?

c - Le budget alloué à cette formation doit être connu dès que possible pour permettre au prestataire d’affiner son offre.

d - Le choix du format devrait s’imposer naturellement à ce stade de la réflexion. Présentiel ou entièrement à distance, contenu textuel ou graphique, niveau d’interactivité, éléments de gamification… Le cahier des charges devrait idéalement laisser libre cours à une certaine créativité.

e - Le mode d’évaluation de la formation n’est pas à négliger. Un test de connaissance est-il à prévoir, ou une simple attestation de présence est-elle suffisante ?

f - L’examen attentif des différentes offres et le choix du meilleur prestataire s’imposent à ce stade.

g - Le développement du module de formation laisse suffisamment de temps au management et à l’encadrement intermédiaire pour réaliser une information préalable des salariés. L’idéal restera d’intégrer les collaborateurs dans le processus de création de la formation.

Le ROE :

Avez-vous déjà entendu parler du « Return on Expectations », ou ROE ? Littéralement traduit par « retour sur les attentes », le ROE est une nouvelle forme d’évaluation de l’efficacité d’une formation, qui prend en compte l’ensemble de la valeur ajoutée et des externalités positives pour l’entreprise. Le ROE se distingue du ROI (retour sur investissement) et de sa logique purement financière.

3.2 - Comment digitaliser vos formations existantes ?

La digitalisation de la formation n’a pas à être un processus radical et un changement complet de paradigme. Beaucoup de responsables de la formation optent ainsi pour une digitalisation progressive, selon le principe du blended learning : l’idée consiste à mélanger le digital, le présentiel et le support physique, en optant pour l’un ou l’autre en fonction de ce qui semble le plus approprié, le plus simple ou le moins coûteux.

Une formation longue de cinq jours, par exemple, peut souvent être ramenée à quatre ou même trois jours par l’intermédiaire d’une digitalisation de certains contenus. Cela implique un travail préalable de réflexion, visant à catégoriser les formations et les modules pouvant être digitalisés.

3.3 - Pourquoi et comment utiliser un Learning Management System ?

Du point de vue de la gestion RH, le choix d’une bonne plateforme LMS est une méthode pratique et simple pour favoriser une digitalisation progressive des formations suivies, du moins si elle s’accompagne d’une information adéquate des salariés et d’un suivi attentif des inscriptions aux modules.

La plateforme se charge en effet de vérifier les formations réellement suivies par l’ensemble des collaborateurs. Il s’agit d’un outil d'apprentissage précieux pour l’apprenant, qui se sent mieux suivi et encadré, et bien sûr pour la DRH, qui peut contrôler en direct la bonne exécution du plan de formation.

La digitalisation des formations ne remplacera pas totalement la traditionnelle séance face au formateur, en tout cas pas tout de suite, et fournit au contraire une grande variété d’outils permettant de bonifier l’expérience utilisateur et de favoriser l’engagement de l’apprenant.

Les points-clés à retenir :

  • Le digital learning a pour principe d’intégrer les potentialités du numérique dans l’univers de la formation pour multiplier les vecteurs d’apprentissage.
  • L’e-learning apporte avec lui un surcroît de souplesse, d’autonomie, et de personnalisation pour chaque formation. Il se révèle très attractif pour l’entreprise et les collaborateurs.
  • Synchrone ou asynchrone, libre-service ou Learning Management System : la richesse des formations en ligne permet à chacun de trouver « sa » formule idéale.
  • Les entreprises souhaitant rénover entièrement leur plan de formation peuvent créer une formation numérique à partir de zéro, ou digitaliser leurs formations existantes.

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Stanislas de Saint-Vaulry
Stanislas, consultant expert en Gestion des Ressources Humaines, met a profit ses 10 ans d’expérience dans la mise en œuvre de projets informatiques dont 7 en SIRH pour rédiger des articles spécifiques à la GRH.

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