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Guide sur la conduite du changement SIRH

Les mutations du métier de gestionnaire de Paie

Le métier de gestionnaire de paie connaît une véritable mutation depuis quelques années. Son périmètre d’intervention ne cesse d’évoluer : il touche à la fois à la paie, au droit du travail, aux ressources humaines, à la gestion sociale et à la comptabilité.

Dans un environnement réglementaire complexe, le métier de Gestionnaire de paie évolue de plus en plus vers des missions de conseil destinées aux directions opérationnelles de l’entreprise. Traduisant de façon tangible les différentes politiques sociales entrepreneuriales, l’évolution du droit social ou les mises en application d’accords spécifiques d’entreprise.

guide-paie-sirh-rhLa fonction de paie devient une fonction technique qui nécessite des compétences de plus en plus élevées et implique pour le Responsable de paie la capacité de mettre en œuvre des nouveaux « savoir-faire relationnel » dans le cadre de ses missions.

  1. Compétence d'un gestionnaire de paie dans les années 80
  2. Compétence d'un gestionnaire de paie confirmé aujourd'hui
  3. Les évolutions du métier de gestionnaire de paie
  4. Les compétences de demain d'un gestionnaire de paie

Pour comprendre les compétences du gestionnaire de paie d’aujourd’hui et celles de demain, il convient de comprendre les compétences demandées aux gestionnaires de paie d’hier.

1. Compétences d’un gestionnaire de paie dans les années 80

Le gestionnaire de paie des années 80 est issu de la Génération Baby-boom, il est recruté via petites annonces du journal local et recherche un employeur sur le long terme. Dans les années 80, la fiche de poste type d’un Gestionnaire Paie Confirmé (qui part aujourd’hui à la retraite) mentionnait par exemple les critères principaux suivants :

Diplômes et Expériences

  • Bac+2 Comptabilité
  • Expérience (élément facultatif)

Humain

  • Méthodique, rigoureux et attaché aux chiffres
  • Polyvalent, il gère les absences aussi bien que les problèmes administratifs
  • Aisance relationnelle : il connaît personnellement ou bien sa direction et les salariés

Fonctionnel

  • Saisir les éléments variables du mois (rappels, absences, primes, heures supplémentaires)
  • Calculer et vérifier les bulletins
  • Émettre les bordereaux mensuels et annuels des déclaratifs sociaux
  • Administration du personnel et gestion des entrées et des sorties
  • Gère tout ou partie du déclaratif annuel (bilan social…)
  • Correspondre avec les salariés et les comptables pour répondre aux questions

Technique

  • Aucun pré-requis technique car c’est le début de l’informatisation, utilisation de tableur au mieux
  • Mode licence chez un éditeur reconnu pour passer le service paie sur informatique
  • Paramétrage avec l’informaticien interne qui l’aide éventuellement pour les mises à jour

De 1980 à nos jours, le développement des SIRH, l’automatisation des calculs de paie et les évolutions constantes de la législation sociale ont entraîné pour les responsables de paie une radicale transformation du fond, de la forme ou encore du mode de transmission du bulletin de paie.

Cette transformation digitale a permis entre autres de complexifier et détailler le maximum d’élément sur les bulletins de paie. Au final, plus de calculs automatiques, une fois le logiciel de paie correctement paramétré.

2. Compétences d’un gestionnaire de paie confirmé d'aujourd’hui

Depuis les années 2000 et surtout depuis ces dernières années, le profil du chargé de paie a profondément changé. Il peut-être issu de toutes les générations, il ne recherche pas forcément un employeur sur le long terme, c’est même une population plutôt volatile avec un turn-over de 4 ans.

Il recherche le flex office et est nomade, Il peut être également un Prestataire indépendant via une formule de portage salarial ou encore auto-entrepreneur. Il est recruté via des cabinets spécialisés/réseaux sociaux et par son réseau personnel et professionnel.

La fiche de poste type d’un Gestionnaire de paie confirmé à évoluer et s’est largement étoffée en mentionnant la plupart des critères suivants :

Diplôme, formations et expérience

  • Bac+2 à Bac +5 : Graduate Gestionnaire de paie ou Bachelor social-Paie ou BTS CG avec expérience en Paie ou Master 1 ou 2 en RH
  • Expérience minimum souhaitée entre 2 et 5 ans idéalement en cabinet Comptable ou en Centre de Gestion ou au sein de prestataires spécialisés en Paie

Humain

  • Organisé, curieux, réactif
  • Dynamique, fiable et organisé
  • Adaptation à une situation ou des outils nouveaux et prendre des initiatives
  • Travail en équipe
  • Résistance au stress
  • Respect des délais et des process
  • Sens de la confidentialité et de la discrétion
  • Aisance relationnelle
  • Sens du service client
  • Faire évoluer ses connaissances, avec une forte curiosité intellectuelle
  • Sens de la réflexion et le goût pour les analyses et les synthèses
  • Partage des valeurs de l’entreprise

Fonctionnel

  • Spécialiste du bulletin de salaire dans l’entreprise, maîtrise de l’intégralité des processus de paie et gestion en Multi Conventions Collectives
  • Collecter, analyser, contrôler et traiter les informations et éléments relatifs à l’établissement des fiches de paie
  • Vérifier et contrôler les calculs des différentes charges sociales et fiscales
  • S’assurer de l’application stricte du Droit Social et du Droit du Travail
  • Contrôle l’application des règles sociales, des conventions collectives et notamment la législation sur la durée du temps de travail, la rémunération et les congés payés.
  • Participer à la Comptabilisation du service paie
  • Renseigner et gérer les déclarations sociales : DSN Mensuelles et DSN Évènementielles
  • Renseigner les tableaux de bord sur la gestion et le suivi des salaires et des effectifs
  • Participer aux activités d’administration du personnel, comme le suivi des absences ou des congés.
  • Assurer le lien avec les organismes sociaux et les auditeurs internes et externes
  • Assurer le relationnel avec les salariés et les responsables relatifs à l’explication du bulletin de salaire, aux informations sociales et aux questions juridiques
  • Assurer des missions d’information et de conseil auprès des directions opérationnelles
  • Assurer une veille légale et réglementaire (Mise à jour constante)

 Technique

  • Maîtrise des pratiques et règles de paie
  • Connaissance en matière de droit social et en législation réglementaire
  • Maîtrise de la bureautique (Pack Office) et des outils de communication interne
  • Le pré requis outil : maîtrise d’une solution de Paie et d’administration du personnel est est vivement souhaitée
  • Appétence pour l’informatique : le paramétrage et la participation au développement du logiciel de paie est un atout
  • Maîtrise d’une langue étrangère est également un avantage non négligeable (Idéalement l’anglais) pour gérer les aspects internationaux

Bon à savoir :

Quelques exemples de transformation du bulletin de paie durant ces 3 dernières années, document obligatoire et « normé » :

En 2017, la dématérialisation généralisée des bulletins de salaire est entrée en vigueur.

En 2018, le contenu des fiches de paie a été significativement amendé à 3 reprises :

  • 1er janvier 2018 : Instauration du bulletin de paie simplifié avec un nombre de lignes divisé par deux, des libellés plus clairs, et une structuration par postes de charges.
  • 13 mai 2018 : Disparition de la ligne « Sécurité sociale – Maladie Maternité Invalidité Décès » suite à la suppression de cette cotisation salariale.
  • 1er octobre 2018 : Suppression totale de la cotisation salariale d’assurance chômage qui entraîne la disparition des valeurs du taux salarial et de la part salariale de la ligne « Assurance chômage » sur les feuilles de paie.

Au 1er janvier 2019, avec la mise en place du prélèvement à la source, les bulletins de paie sont à nouveau modifiées avec l’apparition d’une nouvelle zone qui indique le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source.

3. Évolution du métier de gestionnaire de paie

Les évolutions fonctionnelles du métier de gestionnaire de paie

Fonctionnellement, le gestionnaire de paie saisit de moins en moins de données et passe la majeure partie de son temps à contrôler les fichiers que le SIRH calcule.

L’environnement réglementaire a évolué à une vitesse exponentielle ces 20 dernières années et les changements du mois de janvier, notamment depuis la crise économique de 2010* deviennent une tradition. Cela nécessite une capacité à comprendre un cadre légal vaste et complexe et à l’appliquer correctement au quotidien de chaque salarié en s’adaptant aux outils à disposition.

Humainement, l’entreprise allège la charge de travail du service RH en lui enlevant certaines responsabilités (recrutement, formation…) et l’aide à rationaliser les procédures.

Mais l’automatisation des processus de paie entraîne des routines qui ont tendance à endormir la vigilance, il faut alors savoir se remettre en cause de manière systématique.

Alors que l’intelligence est désormais portée par des logiciels et des algorithmes, le rôle des personnes se limite de plus en plus à leur capacité à utiliser des logiciels et à suivre des processus optimisés. Cela peut alimenter la perte de sens et d’engagement des collaborateurs.

Cependant les règles et les organisations évoluant sans cesse, on tend à lui demander de plus en plus des savoir-être à concilier avec ses savoir-faire et on lui assigne des nouveaux critères de performances.

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Les évolutions techniques du métier de gestionnaire de paie

Contrôle et conseil spécialisé en paie

Techniquement, le gestionnaire manipule des fichiers Excel qu’il contrôle à priori et à posteriori :

  • temps et absences
  • primes annuelles
  • réduction de cotisations

L’informatique prend en charge la maintenance et les évolutions de la solution RH de Paie.

Le chargé de paie est en contact direct avec les problématiques salariales d’entreprises. Il apporte via l’accomplissement de ses missions une forte valeur ajoutée face aux décisionnaires de l’entreprise.

Il les aident notamment à optimiser leur masse salariale, grâce à sa connaissance des dispositifs d’aides publiques et les différentes possibilités d’allègement ou d’exonérations de charges sociales offertes par la législation.

La veille juridique et le conseil sont donc pour ces raisons deux nouvelles dimensions importantes de la gestion de la paie.

Prédictif de paie

Les nouveaux outils utilisent des concepts technologiques auxquels est hermétique l’ancienne génération (big data, cloud…) voire entraînent une certaine méfiance (dématérialisation, externalisation, Saas …)

Les nouveaux processus sont également complexes à mettre en place et à assimiler dans son quotidien (badgeage virtuel, prévision de masse salariale, indicateurs d’égalité femmes-hommes).

L’évolution vers la dématérialisation et l’automatisation ont modifié les missions de la gestion de la paie d’hier. En élevant le niveau des compétences, ce dernier doit avoir une connaissance profonde et parfaite de son environnement pour mieux opérer les changements à mettre en place.

Communiquer en interne sur les processus de paie

Techniquement, il doit maîtriser les calculs de seuil, les techniques de régulation des tranches et les impacts de la législation. Il doit aussi savoir les expliquer aux salariés et au responsable d’unité. Le gestionnaire de paie devient le garant de la compréhension des processus de paie dans l’entreprise.

Soumis à cette législation en perpétuelle évolution, le responsable de paie doit à présent procéder à des analyses et des contrôles permanents et mettre en place des modélisations qui respectent la loi et les contraintes d’entreprise.

Le gestionnaire de paie crée de la valeur pour l’entreprise

Les métiers de la paie évoluent. L’arrivée du « big data », l’accumulation et le traitement des données de paie doivent être gérées de façon optimale pour devenir une véritable valeur ajoutée pour l’entreprise. Ainsi l’analyse des rémunérations permettra de faire du « prédictif » en matière de paie.

Le responsable de paie de demain (et d’aujourd’hui) doit en faire preuve de créativité et de curiosité.

Bon à savoir :

Parallèlement les analyses des lois de finances permettront d’intégrer les évolutions du cadre législatif qui auront un impact sur les marges de l’entreprise.

La prédictivité fera alors de la paie un centre de données à valeur ajoutée plus qu’un centre de coût. Cela rapprochera la gestion de la paie, le « Compensation & Benefits » et la politique salariale pour un meilleur pilotage, plus pragmatique et pertinent de la masse salariale.

 

A ce titre, Les profils des gestionnaires de paie intègrent aujourd’hui et encore plus demain des spécialistes de l’informatique, du contrôle de gestion, de la finance. Les notions d’« Analyste paie », d’« Auditeur paie » de « Contrôleur paie » prendront alors de l’ampleur dans les futures compétences recherchées.

Le gestionnaire de paie est le futur créateur de valeur pour l’entreprise

4. Les compétences de demain du gestionnaire de paie

La génération Z (né après 98) arrive sur le marché du travail. Cette génération a grandi dans un environnement numérique déjà bien installé et ne différencie plus le travail de la vie personnelle de manière claire, les deux se chevauchent dans une continuité, notamment grâce au numérique.

Ils ont besoin de confiance et savent se remettre en cause systématiquement mais ils sont aussi en contrepartie très volatiles. Le statut de salariat est pour eux contraignant, (le turnover moyen de la profession est passé sous les 4 ans).

Ils privilégient, le statut de « Travailleur Indépendant » (formule de portage salarial ou auto-entrepreneur), le temps partiel ou les CDD. Cette tendance est déjà relativement répandue dans le milieu de la comptabilité.

Il n’existe pas de réelle formation à la gestion de la paie de demain. Les filières diplômantes proposent toujours des connaissances légales et informatiques qui sont utiles certes, mais pas toujours adaptées à un métier en pleine mutation. Les entreprises cherchent d’ailleurs de plus en plus des « hyper spécialistes » maîtrisant un domaine particulier (capital humain, Gestion des temps et des activités ou gestion de la paie).

Le développement des « skills individuels » et l’articulation entre la technique et le fonctionnel seront les nouveaux prérequis des métiers de la paie pour relever les challenges sociaux et économiques de l’entreprise.

Les compétences (soft skills) permettant au chargé de paie de faire preuve d’adaptabilité, de réactivité et d’innovation seront privilégiées. Les savoir-être comme l’autonomie, la confiance, le sens de la relation client interne, et le relationnel seront des points importants en plus des savoir-faire.

L’avènement du numérique au travers des différents projets réglementaires, va pourtant permettre de « redorer » l’image du responsable de paie. Il s’agit là d’une réelle opportunité d’évolution et d’un véritable levier d’innovation pour cette fonction.

Globalement, le gestionnaire de paie du futur devra apprendre à s’adapter et à gérer ses émotions, pour éviter de se faire dépasser par toutes ces transformations.

Ce rôle d’expert à forte valeur ajoutée sera l’un des principaux piliers de compétitivité de l’entreprise voire un enjeu vital et incontournable.

Ce qu’il faut retenir :

Le gestionnaire de paie de demain :

  • Un métier d’Expert faisant le lien entre compétences informatiques, expertise métier et relation humaines
  • Un métier de précision et de vigilance « hyper spécialisé » à forte valeur ajoutée
  • Un métier à fort enjeu et sous pression constante
  • Un métier en perpétuelle mutation tourné vers les contrôles, les analyses, l’audit et la qualité
  • Un réel « Référent de conseil et d’accompagnement » notamment au changement en facilitant les échanges au sein de l’entreprise et en réduisant les tensions
  • Un acteur incontournable dans l’aide au pilotage et à la décision
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Armelle Develet
Armelle a 20 ans d'expérience dans les projets de paie et administration du personnel.

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