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Prélèvement à la source : quels sont les impacts sur les entreprises et les salariés ?

L'Azize Hebbouche
\ \ Lecture : 6 min

Le sujet du prélèvement à la source anime maintenant les débats depuis plusieurs mois. Alors que le 1er Janvier 2019, la date de son déploiement, approche à grands pas, sa mise en place suscite encore d’autres questions.

Après que la date de sa mise en place soit repoussée, chacun a eu davantage de temps pour évaluer les conséquences d’un tel changement.

Cependant, les impacts sur l’ensemble des parties prenantes ont-ils vraiment été identifiés ? Calexa group fait le tour de la question.

Le prélèvement à la source va impacter significativement le fonctionnement de 3 domaines de l’entreprise en particulier :
  • Le fonctionnement de l’entreprise au global ;
  • Le fonctionnement et les processus métier des RH ;
  • Le système d’information.

Comment mettre en place le prélèvement à la source ?

1. Impact du PAS sur l'entreprise au global

1.1. Rôle de l’entreprise 

Le Prélèvement à la source impacte en profondeur le rôle de l’entreprise dans la société. En effet, le recouvrement sera maintenant géré en partie par l’employeur alors que ce rôle était exclusivement réservé à l’état auparavant.

1.2. Coût financier de la mise en place du prélèvement à la source

L’état informe les entreprises que la charge de gestion sera compensée par la différence de trésorerie pendant les jours qui séparent le prélèvement des acomptes sur le salaire de leur reversement à l’administration fiscale.

Ainsi les entreprises disposent de la trésorerie correspondante, ce qui représente un gain de trésorerie par rapport à la situation actuelle.

Cependant, un rapport de l'inspection des finances de septembre 2017, estime que “la charge pour les entreprises pourrait être comprise entre 310 et 420 M€ (plus de 70 % de cette charge étant liée à la valorisation monétaire du temps de travail interne aux entreprises)”.

Un coût qui est à nuancer "par la mobilisation forte des pouvoirs publics” (coût de la réforme pour l'État est évalué à 140 M€).

De plus, les coûts liés à la communication interne à l’ensemble des collaborateurs et les coûts de formation des équipes RH ne sont pas à négliger.

1.3. Impacts du PAS sur le climat social

Un impact social fort est à prévoir : des salariés qui ne comprendront pas le calcul de leur nouvel impôt mensualisé en le comparant à leur ancienne situation fiscale, des gestionnaires qui seront amenés à répéter les explications et l’employeur qui devra gérer seul les mécontentements.

Un travail d’anticipation et de pédagogie est donc nécessaire.

En plus des éléments de fonctionnement propre à l’entreprise, l’impact sur les salariés est extrêmement fort. En conséquence, le climat social et l’engagement des collaborateurs peuvent se voir détériorer notamment sur les premiers mois de la mise en place.

2. Impact du PAS sur les salariés

L’objectif du PAS étant que le taux d’imposition s’ajuste à la rémunération et que la paie est un élément essentiel qui influence le quotidien des collaborateurs, les impacts de cette réforme sur les salariés sont en effet non négligeables.

2.1. Impacts psychologiques

En janvier 2019, le salarié notera une baisse de son net à payer par rapport à son net habituel. Cette baisse se traduira par une diminution du montant indiqué sur son bulletin de paie ainsi que sur son virement.

Les salariés qui ne comprennent pas le fonctionnement de l’impôt à la source, ne peuvent pas comprendre son intérêt. Il sera ainsi difficile de l’accepter. Pour eux, l’impact psychologique sera extrêmement fort. Il est donc important que l’entreprise explique et accompagne ce changement. 

De plus, l’administration fiscale a prévu de protéger les informations du salarié, notamment concernant les revenus du capital ou les déductions d’impôt dont il pourrait bénéficier. Cependant, le salarié peut craindre que l’entreprise ait tous les éléments de son avis d’imposition et qu’elle en tienne compte dans les négociations de salaire.

Pour ces raisons, l’impact négatif peut être important pour le salarié et c’est à l’employeur que reviendra la charge de l’anticiper et de le gérer.

Bon à savoir : Les collaborateurs qui font des heures supplémentaires peuvent voir ce prélèvement à la source comme un frein. En effet, les heures supplémentaires augmentent immédiatement le montant du prélèvement. Ce qui peut impacter la productivité de l’entreprise au globale. 

2.2. Impacts sur le budget de l’ensemble du foyer

En plus de l’impact psychologique, les foyers vont devoir recalculer l’ensemble de leur budget pour l’année 2019. 

En effet, plus de 20 millions de foyers fiscaux ont déclarés leurs revenus en ligne en 2017 sur près de 38 millions de foyers fiscaux. Pour la première fois, les télé-déclarants sont donc devenus majoritaires.

Parmi ces 20 millions de foyers fiscaux, 58,8% des particuliers soumis à l’impôt sur le revenu ont opté pour la mensualisation, une proportion qui reste constante ces dernières années.

Ces chiffres révèlent que les moyens pour payer l’impôt sur le revenu diffèrent selon les foyers. Certains d’entre eux payent leurs impôts avec les primes annuelles comme le treizième mois.Quels sont les impacts du prélèvement à la source sur les entreprises ?2.3. Impact du PAS sur le pouvoir d’achat des ménages 

Les foyers auront donc moins de pouvoir d’achat en début de mois qu’auparavant notamment s'ils payaient aux tiers. Il n’y aura pas d’impact sur le pouvoir d’achat à l’année car ce n’est pas le calcul de l’impôt qui a changé mais c’est son mode de recouvrement.

De plus, 5,95 millions d’avis à tiers détenteur (ATD) ont été enregistré par la DGFIP en 2017 pour l'ensemble des impôts des particuliers, impôts locaux inclus. Ce qui signifie que certains foyers vont payer l’impôt des années précédentes en plus de l’impôt 2018 puisqu’ils n’ont pas payé leur impôt à temps.

Pour les 58,8% de foyers déjà mensualisés, l’impact sera adouci par le fait que l’impôt sera prélevé sur 12 mois et non plus sur 10. Le montant de l’impôt par mois sera donc diminué.

3. Impacts du PAS sur la DRH 

3.1. Les RH vont devenir l’interlocuteur du PAS 

Même si les prérogatives sont de diriger l’ensemble des collaborateurs auprès de la DGFIP pour poser leurs questions concernant le prélèvement à la source ; en réalité et dans le monde de l’entreprise d’aujourd’hui, les RH vont avoir un rôle pédagogique important.

Le responsable paie et les gestionnaires de paie vont devenir, malgré eux, des interlocuteurs privilégiés des collaborateurs sur ce sujet.

2 exemples déjà d’usages en entreprise démontrent ce point :

  • La saisie sur rémunération : Elles sont normalement gérées par la DGFIP et non par le service paie. Cependant, les salariés se tournent vers le service paie de leur entreprise pour poser leurs questions à ce sujet.
  • Les éléments de paie gérés par la sécurité sociale : Là encore le service paie rend service et répond aux questions des salariés.

 Ainsi le rôle des RH changera au 1er Janvier 2019 et le métier évoluera.

 3.2. Impact du PAS sur la paie 

Le Prélèvement à la source va bien évidemment impacter le processus de paie.

Pour chaque salarié, la transmission par l’administration aux entreprises du taux de prélèvement applicable le mois suivant passera par la DSN.

Les gestionnaires vont devoir gérer plus de données provenant de la DGFIP. Ils vont ainsi vérifier que tous les salariés ont un taux de prélèvement et que les variations de ces taux ne soit pas dû à des erreurs.

A chaque nouvel embauché, le service paie devra demander le taux de prélèvement appliqué à la DGFIP.

Pour les contrats courts, un appel à taux réactif sur le portail net-entreprise (ToPAze) sera possible. A défaut, le taux neutre sera appliqué via un barème.

Le PAS impose aux entreprises d’avoir validé le modèle clarifié du bulletin de paie et encore plus de rigueur sur la justesse des bulletins de paie. Les conséquences d’erreurs de saisie de paie seront encore plus importantes qu’à l’heure actuelle. 

Anticipation du PAS sur le SIRH

La DRH a le choix d’opter pour une double fiche de paie par la préfiguration du PAS. Cela permet de préparer les changements pour les salariés et de vérifier le bon fonctionnement du processus de paie. 

Le PAS peut être également l’occasion d’adapter la politique salariale de l’entreprise aux besoins des salariés. Par exemple, en mensualisant les variables ou les primes. 

3.3. Impacts sur l’image de la DRH

La mise en place d’un support spécifique au prélèvement à la source sera bénéfique pour l’image du service paie et plus globalement pour la DRH.

En revanche, si le service paie redirige systématiquement à la DGFIP, son image en sera certainement détériorée.

3.4. Les éléments à mettre en place pour préparer le PAS

Les équipes RH d’ores et déjà formés et informés de la mise en place du prélèvement à la source sont prêtes à accueillir ce nouveau rôle.

Afin de préparer au mieux l’arrivée du Prélèvement à la source, les éléments suivants pourront être mis en place : 

Prévoir un support aux salariés au démarrage et préparer les cas de figure. 

Par exemple :

  • Qu’est-ce que le taux individualisé ?
  • Comment cela se passe si aucun taux n’a été communiqué ?
  • Dans quels cas le barème est appliqué ?
  • Comment gère-t-on les cas particuliers : Contrat court ? Contrat d’apprentissage ? Arrêt de plus de 6 mois ?

Prévoir un dispositif pour répondre aux questions 

Par exemple :

  • Un interlocuteur unique qui sera le relais auprès DGFIP
  • Une foire aux questions
  • Un chatbot. 

Prévoir les éléments que les salariés doivent vérifier sur le bulletin de paie

Par exemple :

  • Le taux de prélèvement correspond-t-il bien au taux qui leur a été communiqué par l’administration fiscale ?
  • Comment calculer le montant de l'impôt annuel grâce au taux mensuel ?
  • Quand le changement de situation sera pris en compte ? 

Pour aider les RH dans leur nouveau rôle, les équipes doivent connaître tous les cas de figures. En sachant que la vérification des bulletins de paie concerne la majorité des salariés, cela va concerner tous les types de CSP.

3.5. Conduire le changement

Pour répondre à ces enjeux, il est nécessaire de mettre en place un dispositif différent selon les besoins de l’entreprise.

Ce dispositif doit suivre les règles suivantes :

  • Cibler les populations pour interagir de manière différenciée ;
  • Communiquer au bon moment ;
  • Utiliser différents supports (réunions, portail RH, newsletter, vidéos, etc.)
  • Capitaliser sur le kit de communication du gouvernement ;
  • Rendre accessible l’information pour les salariés.

L’objectif est de responsabiliser les salariés vis à vis du rôle qu’ils ont à jouer. Ils peuvent en effet faire le choix de l’impôt neutre pour ne pas communiquer leurs informations fiscales ou au contraire choisir un impôt au plus proche de leur situation pour éviter les régularisations annuelles trop importantes.

La DRH doit également s’assurer que les rôles et responsabilités de l’administration fiscale et de l’entreprise soient bien compris par l’ensemble des salariés.

Quels sont les impacts du prélèvement à la source sur les salariés ?

4. Les systèmes d'information 

4.1. Gestion des données

Le prélèvement à la source va renforcer la problématique de RGPD. Les entreprises qui ne sont pas à jour vont creuser leur retard par rapport aux entreprises à jour.

Il est donc nécessaire de mettre en place des mesures pour la mise en place du RGPD pour garantir la sécurité des données.

4.2. L’impact du PAS sur le SIRH 

L’impact du Prélèvement à la source sera différent selon le SIRH mis en place dans l’entreprise.

En effet, pour les solutions de types SaaS la mise en place du PAS demande moins de travail du fait que ce sont des plateformes mutualisées, ainsi la livraison de cette nouvelle fonctionnalité ne peut impacter qu’à la marge le paramétrage du logiciel chez le client.

En revanche, pour les logiciels avec beaucoup de spécificités, il y a besoin de tests pour vérifier la bonne remonté et transmission des informations.

Il est également à prévoir des tests de non-régression afin de s’assurer que ce qui fonctionnait avant fonctionne toujours. La livraison de cette nouvelle fonctionnalité doit tenir compte des spécificités de chaque client. Une livraison « one shot » présente donc un risque pour les entreprises, voir même pour les éditeurs qui risquent d’avoir des difficultés dans la gestion des ressources à mobiliser pour gérer les anomalies.

Même si le calcul de l’impôt n’a pas changé, le mode de recouvrement impact l’ensemble de l’entreprise. L’entreprise change de rôle et est en charge du recouvrement de l’impôt ce qui peut, à terme, créer des confusions et des amalgames pour les collaborateurs.

Les DRH doivent aussi se préparer à une augmentation significative des demandes d'acomptes sur salaires.

Prochainement, le gouvernement précisera comment le PAS fonctionne dans le public.

Mettre en place le prélèvement à la source

L'Azize Hebbouche
Directeur associé au sein de Calexa group, cabinet de conseil en RH et SIRH, L’Azize Hebbouche est en charge des activités de développement commercial. Après avoir été formateur à la chambre de commerce de Paris, il commence sa carrière dans le conseil comme consultant expert RH et Paie avant de renforcer l’équipe dirigeante de Calexa group. Il apporte son expertise fonctionnelle dans le domaine de la gestion des ressources humaines depuis plus de 15 ans et connait très bien les solutions du marché. Il intervient sur des missions de rédaction de cahier des charges, d’aide au choix, de refonte de processus, mais il est également référent paie pour les évolutions réglementaires. Il est pédagogue, pragmatique, et prend en compte la singularité de chacune des entreprises qu’il accompagne.

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