Gestion de la paie : 3 risques majeurs auxquels s’exposent les DRH

En novembre 2015, un sondage IFOP révèle qu’un tiers des salariés en France a déjà constaté une anomalie sur sa fiche de paie. Si l’erreur reste humaine, le geste n’est cependant pas sans conséquence pour l’entreprise.
Quelles erreurs de fiche de paie sont le plus souvent recensées et quels sont les impacts sur la gestion de la paie ?

1. Des fautes courantes
2. Quels risques pour l’employeur ?
3. Quels sont les risques et les conséquences pour l’entreprise ?
4. Les trois points clés à retenir

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1 – Des fautes courantes

1-1 : Vérifications de la fiche de paie : un rituel pour la majorité des salariés

L’étude réalisée auprès de 1 000 personnes représentatives de la population active démontre que la vérification de la fiche de paie demeure très ancrée dans les habitudes des Français. Les résultats varient toutefois, selon l’âge et le profil :

• Sur le plan général, 85 % des personnes interrogées vérifient chaque mois les informations de leur fiche de paie.
• Un chiffre atteignant les 90 % chez les plus de 50 ans.
• Au niveau de la CSP, ce sont les ouvriers les plus assidus à cette pratique avec 92 %, contre 76 % chez les cadres.

1-2 : Erreurs et disparités

Les erreurs des fiches de paie peuvent concerner l’ensemble des éléments qui les constituent. Elles sont donc hétéroclites avec par exemple :

• le montant du salaire,
• les cotisations,
• les heures travaillées,
• les congés payés,
• les absences pour maladie et accident de travail,
• les notes de frais et le déclaratif après paie.

2 – Quels risques pour l’employeur ?

Légalement, l’employeur est tenu chaque mois de fournir à chaque salarié un bulletin de paie clarifié suivant la réforme mise en oeuvre depuis le 1 janvier 2018 dont l’objectif est de rendre sa compréhension plus claire.
Une irrégularité peut être constatée par une des deux parties, avec des actions possibles et des conséquences variables en fonction de la situation.

2.1 – Erreur au bénéfice du salarié

Elle peut être constatée par l’employeur au moment de son bilan comptable ou par l’employé qui en informe sa direction. Après avoir identifié l’erreur, l’employeur pourra régulariser la situation sur les prochains bulletins de paie.
En cas du versement d’un trop-perçu réglé par erreur par l’employeur à son salarié, l’employeur peut demander à ce dernier de le rembourser.
Pour ce faire :

• L’employeur peut saisir directement le trop-perçu sur les prochains salaires, dans la limite de la fraction des sommes insaisissables autorisées en matière de saisie sur rémunération.
• Il peut aussi proposer des conditions de remboursement à l’amiable et planifiées dans le temps à son salarié.

• À noter que, sauf accord préalable du salarié, cette retenue sur salaire ne peut excéder chaque mois 10 % du salaire net, et ce, jusqu’à récupération complète de la somme versée.
• L’employeur dispose de trois ans pour demander la récupération d’un trop-perçu. L’action est négociée soit à l’amiable, soit au cours d’une action en justice.

Le saviez-vous ?

Lorsqu’un salarié refuse le remboursement à la suite de la demande de l’employeur, ce dernier peut sanctionner le salarié, la sanction pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave (Cass. Soc., 11 septembre 2019, n° 18-19.522).
En cas de litige, l’employeur peut engager une action en justice pour obtenir le remboursement du trop-perçu. L’action est prescrite dans les 5 ans à compter du jour où l’employeur se rend compte de son erreur.

2.2 – Fautes préjudiciables pour les employeurs

Tout retard dans un versement de salaire (en totalité ou en partie) est une faute grave pour l’employeur. Un salarié faisant le constat d’une erreur de sa rémunération peut engager une action devant le conseil des prud’hommes. Les risques pour l’entreprise sont alors multiples.
Selon le contexte, le conseil des prud’hommes peut :

• Réclamer, en plus du versement des sommes dues, des intérêts pour le retard.
• Condamner l’entreprise à des dommages et intérêts supplémentaires, en cas de préjudice subi par le salarié.
• En cas de retard important, permettre au salarié d’obtenir la rupture du contrat de travail. C’est alors un licenciement sans cause réelle et sérieuse qui sera retenu par les autorités compétentes, avec le droit aux indemnités qui en découle.

Enfin, rappelons qu’une entreprise qui ne respecte pas la loi en refusant le paiement d’un salaire, s’expose à une amende.

Bon à savoir :
Un salarié dispose d’un délai de trois ans, à compter de la date de versement du salaire prévue, pour :

• Contester les sommes reçues par l’employeur.
• Lancer une action devant le conseil des prud’hommes (article L. 3245-1 du Code du travail).

3 – Quels sont les risques et conséquences pour l’entreprise ?

Nous venons de le voir : une faute qui se glisse dans un bulletin de paie peut avoir de lourdes conséquences sur le plan légal.
Mais ce n’est pas tout, la paie touche au cœur de la vie de l’entreprise. En cas de mauvaise gestion, de nombreux acteurs sont impactés : l’entreprise, les salariés, les dirigeants, mais aussi les organismes sociaux et l’État.
Au-delà du litige individuel, c’est toute la réputation de l’entreprise qui est touchée, avec des répercutions multiples.
En cas d’erreurs sur un bulletin de paie, votre entreprise s’expose à de nombreux risques

3-1 : Répercussions financières

En cas d’incident sur le versement d’un salaire, l’entreprise encourt :

• Des risques de dommages et intérêts pour retard et/ou pour préjudice subi.
• Des indemnités pour rupture de contrat sans cause réelle et sérieuse, dans les cas les plus graves.

La mauvaise gestion de la paie influe directement sur la comptabilité de l’entreprise en faussant les comptes et déclenche des erreurs de trésorerie, de marge, de compte d’exploitation, et du résultat de l’entreprise.

3-2 : Retentissements humains

Un salarié victime d’une négligence sur son bulletin de paie s’expose à une privation de ses droits (sociaux, formation, retraite) auxquels il pouvait légitimement prétendre.
Une fiche de paie erronée peut également déclencher une perte de confiance du salarié envers son employeur et pourra créer un sentiment de méfiance. Dans le cas d’erreurs fréquentes et répétées, le salarié peut prendre la décision de quitter l’entreprise, ce qui augmentera le turnover de l’entreprise au global.
Enfin, une entreprise jugée peu rigoureuse avec le paiement des salaires peut rapidement voir sa réputation se dégrader autant en interne qu’en externe. En effet, des erreurs de paie justifient les plaintes à son entourage, ainsi l’image de l’entreprise s’en trouve écornée.

3-3 : Impacts juridico-administratifs

Une entreprise négligeant le traitement des salaires peut se voir menacée d’un contrôle par l’URSSAF. Si l’inspecteur constate des irrégularités, il peut alors demander un redressement en stipulant l’estimation de son montant et ses pénalités.
Pour l’entreprise, la gestion de la paie est parfois assimilée à une tâche sans valeur ajoutée. Pour le salarié, au contraire, il s’agit d’un poste primordial touchant à un élément essentiel de sa vie professionnelle et a un impact fort sur sa vie personnelle.
C’est pourquoi, au vu des contentieux liés à une erreur sur un bulletin de salaire, prévenir et anticiper les risques de la gestion de la paie, doivent faire partie intégrante des priorités des entreprises.

Les trois points-clés à retenir :

• 1 salarié sur 3 a déjà constaté une erreur sur sa fiche de paie.
• Une anomalie sur une fiche de paie est synonyme de lourdes conséquences financières (amendes, redressements, dommages et intérêts) et d’erreurs sur la comptabilité de l’entreprise (erreur de trésorerie, de marge, de compte d’exploitation, et du résultat de l’entreprise).
• L’incidence sur le plan humain est importante. Perte de confiance, méfiance, générant de facto un effet négatif sur la réputation de l’entreprise et l’image de la DRH en interne.

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