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Projet SIRH : toutes les clés pour choisir un logiciel RH

Que ce soit dans les plus grands groupes ou les petites et moyennes entreprises, la mise en place d’un système d’information ressources humaines (SIRH) apporte une base de travail unifiée désormais indispensable à toutes les DRH.

Or les SIRH existants sur le marché sont foisonnants, et se révéleront plus ou moins adaptées à vos processus RH interne.

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1. Comment choisir son SIRH ?

Les enjeux en termes d’investissement et d’efficacité organisationnelle sont particulièrement importants pour l’entreprise, et la sélection du SIRH qui correspond aux besoins de l’entreprise exige une méthodologie rigoureuse.

Ce processus va par ailleurs s’inscrire dans le temps long : un responsable des ressources humaines doit typiquement compter 6 à 24 mois pour faire aboutir un projet SIRH, depuis la définition initiale des besoins jusqu’à la formation des collaborateurs.

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1.1. Réaliser un diagnostic de l’existant

Quels sont les processus et les habitudes de travail actuellement en vigueur dans l’entreprise ? Le diagnostic de votre environnement RH actuel est un préalable incontournable, et consiste à réaliser son audit complet, en trois étapes-clés :

Étape 1 : Recueillir l’information :

Une partie des informations à récolter sont déjà disponibles comme des tableaux de bord, des fiches de postes, liste de tâches etc...

La seconde partie des informations nécessaires se récoltent grâce à la tenue d’une série d'entretiens et de questionnaires spécifiques auprès des parties prenantes du projet et des parties impactés par le changement de SIRH.

Étape 2 : Analyser et classer cette information

Cette seconde étape doit permettre de produire un panorama synthétique de l’environnement RH de l’entreprise.

Étape 3 : Modéliser les données

L'état des lieux va mettre en lumière les forces et les faiblesses de l’outil de gestion SIRH utilisé actuellement.

Dès lors, il convient d’opter soit pour un changement complet d’environnement logiciel, soit pour une simple optimisation de l’outil existant.

1.2. Exprimer les besoins

Le rôle des ressources humaines varie à l’infini en fonction des entreprises, et ne sera pas du tout le même dans un groupe multinational, une PME disposant de plusieurs sites de production ou de plusieurs filiales.

Il est essentiel de définir dès à présent ce que vous attendez de la mise en place d’un SIRH, en distinguant deux aspects complémentaires :

Les besoins fonctionnels de l’entreprise

Ils désignent l’ensemble des fonctionnalités attendues du futur logiciel SIRH, dont par exemple la gestion administrative RH, la gestion de recrutement, le suivi et le calcul des rémunérations, le contrôle du temps de travail et des absences, la gestion des formations et des compétences, etc.

Les besoins techniques

Ils traitent des questions d’inter-compatibilité des différents logiciels et bases de données de l’entreprise, du type d’hébergement ou des capacités d’automatisation de l’outil.

1.3. Élaborer un cahier des charges

Le travail d’analyse et de synthèse réalisé en amont permet de rédiger un cahier des charges SIRH en bonne et due forme. Il s’agit d’un véritable document de référence, conçu pour recenser de façon exhaustive les fonctionnalités, les besoins et les usages particuliers qui seront intégrés dans le futur logiciel RH.

La précision et la qualité du document ne doivent pas être négligées, et permettront notamment d’éviter tout litige ou sujet d’incompréhension avec le partenaire technique dans la phase de mise en œuvre.

Les éléments inscrits au cahier des charges, par ailleurs, motiveront ou décourageront les prestataires à répondre à votre appel d’offres, selon qu’ils estiment être en mesure de répondre à vos besoins ou non.

Un bon cahier des charges vous préserve ainsi du risque de sélectionner un éditeur qui ne serait pas en mesure de satisfaire vos attentes.

Il est important de créer un cahier des charges et un appel d'offres qui vous sécurisera dans le choix de l'éditeur

1.4.Procéder à l’appel d’offres

Une fois le cahier des charges finalisé, et la date butoir déterminée, la direction des ressources humaines pourra procéder officiellement à un appel d’offres auprès des différents éditeurs.

Rappelons que cette procédure doit être suivie avec toute la rigueur nécessaire et procéder à un choix indépendant fondé sur des considérations pragmatiques et objectives.

Les réponses reçues de la part des éditeurs font l’objet d’un dépouillement et d’une analyse à l’issue du délai fixé. Cette tâche cruciale de comparatif SIRH devra être confiée à une équipe disposant d’une réelle expertise du marché des SIRH et de leurs potentialités.

À l’issue, il est fréquent de retenir deux ou trois offres les plus prometteuses pour les mettre en concurrence et négocier le meilleur prix.

1.5. Les conseils pour bien choisir le SIRH

Malgré les différences entre les entreprises et le fonctionnement de chaque DRH, il est tout de même possible de définir des points de similitude sur le choix du SIRH et ainsi dégager des tendances sur les critères indispensables que doit comporter l'outil de gestion RH. 

Choisir un outil évolutif, modulable et accessible

Un logiciel SIRH, comme son nom l’indique, doit être en mesure de s’adapter finement aux futures évolutions de la stratégie RH de l’entreprise. Le choix de l’outil engage le plus souvent l’entreprise pour plusieurs années, et il est important que le logiciel présente un caractère modulable et évolutif, lui permettant par exemple d’intégrer de fonctionnalités ou de recevoir des mises à jour régulières.

L’accessibilité et l’ouverture de l’environnement sont des critères incontournables. L’accès au système depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone de n’importe où n’importe quand constitue un atout non négligeable pour s’adapter aux nouveaux modes de travail en entreprise et à la dimension internationale.

Enfin le SIRH, outil de performance de l’entreprise, doit prendre en compte des problématiques plus globales, et pouvoir s’interfacer avec d’autres logiciels de votre écosystème métier comme un logiciel CRM de relation client par exemple.

Un niveau de service adapté à vos besoins

Du pur self-service RH à l’achat de licence, le mode d’utilisation du logiciel a toute son importance et doit bien sûr être sélectionné en fonction des préférences et contraintes propres de l’entreprise. Plusieurs modèles coexistent aujourd’hui, chacun avec ses propres avantages :

  • Le mode licence, le plus classique, permet d’acheter un logiciel pour en acquérir le droit d’utilisation à vie.
  • Le mode SaaS, ou « software as a service », consiste à accéder à un logiciel directement sur Internet, en mode Web. Le programme et les données sont hébergés sur un serveur distant, et l’accès au service fait l’objet d’un abonnement, qui peut inclure la maintenance et mises à jour.
  • Le mode « on demand » est un service à la carte et évolutif, qui permet de ne payer que ce qui est « consommé ».

Un logiciel sécurisé

Les directions des ressources humaines manipulent des données par nature très sensibles, et le niveau de sécurité du futur outil de gestion RH doit donc être irréprochable.

Il conviendra notamment de vérifier avec le prestataire la qualité du cryptage et de la traçabilité des données, particulièrement dans le cas d’une application Web https, mais aussi l’existence de sauvegardes de sécurité et une résistance aux tentatives d’intrusion de tiers malveillants. Il devra bien sûr être en accord avec le RGPD.

Notre conseil : le SLA ou Service Level Agreement

Le service level agreement (SLA), ou contrat de niveau de service, est un accord contraignant passé entre le prestataire et son client pour garantir la disponibilité et la qualité du service à tout moment.

2. L’assistance à maîtrise d’ouvrage

Une fois le SIRH choisit, pour une intégration réussie dans votre environnement RH, une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) est indispensable.

2.1 Piloter le projet

Si l’assistance à la maîtrise d’œuvre (AMOE) traite d’aspects plus techniques tels que le développement de l’outil, sa configuration, sa maintenance ou son déploiement, l’assistance à la maîtrise d’ouvrage (AMOA) joue quant à elle le rôle d’accompagnement du projet au niveau organisationnel et managérial.

L'intervenant désigné en tant que référent AMOA a notamment pour mission :

  • De servir d’intermédiaire privilégié entre l’éditeur du SIRH, ses équipes techniques et les intervenants du projet ;
  • De former une équipe de suivi, et de soigneusement définir le rôle et les responsabilités de chacun ;
  • De veiller à la prise en compte systématique du feedback des utilisateurs finaux, c’est-à-dire de ceux qui manipuleront bientôt le logiciel au quotidien ;
  • De susciter l’adhésion de tous autour du projet.

Le saviez-vous ?

Selon une étude menée par l’institut de recherche Standish Group International, à peine 16 % des projets informatiques respecteraient les délais et le budget initialement prévus ! Une véritable assistance à la maîtrise d’ouvrage limite efficacement ce risque.

2.2. Cadrer le projet

L’équipe ou l’assistance à maîtrise d’ouvrage apporte un cadre fondamental pour la mise en place progressive du nouvel environnement logiciel RH au sein de l’entreprise.

Elle définit ou rappelle clairement les objectifs du projet, en fixe le périmètre en matière de technologies ou de fonctionnalités, détermine les moyens et ressources dédiées, élabore un calendrier en concertation avec le prestataire, élabore et assure le suivi d’indicateurs d’avancement du projet, etc.

L’AMOA est également en première ligne pour conduire le changement en interne, et s’intéresse notamment au plan de formation SIRH qui sera déployée à l’attention de tous les futurs utilisateurs.

2.3. Superviser les tests et recettes

Un système d’information en ressources humaines est un logiciel complexe, dont la mise en œuvre au sein d’une entreprise ne saurait faire l’impasse sur un certain nombre de tests en conditions réelles.

Les tests d’acceptation, ou « recette », ont pour objectif d’explorer les adaptations nécessaires au nouveau SIRH concernant un certain nombre d’éléments et risques identifiés. L’idée consiste à vérifier que le logiciel, face à une situation donnée et à un instant, apporte toujours la réponse attendue.

Les tests s’organisent en deux phases, avec successivement :

  • Une phase de stratégie et de préparation, qui va s’intéresser à l’organisation pratique des tests, à leur périmètre, leur étendue, à leur planning et à l’analyse de risque ;
  • La phase d’exécution et de pilotage, qui permet quant à elle de mener à bien les différents tests, d’analyser les écarts de résultat, et de mener un travail de reporting et d’évaluation.

2.4. L’accompagnement du changement

Mettre en œuvre une stratégie de déploiement

Le choix du SIRH le mieux adapté aux contraintes de l’entreprise ne sera d’aucune utilité si un effort important n’est pas réalisé pour la formation et l’adhésion des équipes.

Une première phase de formation SIRH va logiquement viser les différentes équipes de la DRH. Cette phase passe au minimum par la remise d’un guide informatif et tutoriel, et l’organisation de séances de formation en présentiel. Les nouvelles méthodes d’apprentissage et de formation comme le e-learning permettent de rendre ludique et interactive la formation.

Communiquer, accompagner et rassurer

Dans un second temps, il est souvent nécessaire que l’ensemble des salariés de l’entreprise disposent eux aussi d’une connaissance de l’outil SIRH ne serait-ce que pour solliciter une demande de congé ou de formation par exemple.

Les managers seront des éléments moteurs et il sera utile de s’appuyer sur eux dans cette démarche. Par exemple, par la distribution d’un argumentaire incluant des éléments de langage, et valorisant les bénéfices apportés à chaque collaborateur par la nouvelle solution informatique.

Par ailleurs, la mise à disposition d’une hotline ou d’une FAQ sur l’intranet peut également limiter les réclamations et questionnements. La résistance naturelle à la nouveauté reste dans tous les cas un facteur à prendre en compte, et la mission principale des encadrants est de conduire le changement pour faciliter l’acceptation du nouvel outil qui est très souvent synonyme de changement d’habitudes.

La stratégie RH détermine le choix du SIRH : c’est un élément important et structurant de l’entreprise au global. Accordez-vous tout le temps nécessaire au choix du SIRH qui correspond le mieux à vos besoins.

Les trois points-clés à retenir :

  • Le choix d’un nouveau SIRH exige au préalable d’auditer le système existant et d’évaluer vos besoins ;
  • L’assistance à maîtrise d’ouvrage est fondamentale pour faciliter la phase de mise en œuvre ;
  • Actions de formation et pédagogie permettront d’accompagner le changement en interne.

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Margaux Ferdinand
Responsable Marketing et manager de l'offre marketing RH, elle met à profit son expérience en stratégie de marque et expérience client pour répondre aux nouveaux besoins des DRH liés au domaine du marketing : Communication RH, engagement collaborateur, marque employeur, expérience collaborateurs.

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