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Toutes les bonnes pratiques de l’évaluation professionnelle des collaborateurs

L’évaluation des compétences professionnelles, organisée de façon périodique au sein de l’entreprise, peut être une source de stress pour le collaborateur. Comment évoquer les sujets de fonds factuellement ? Comment vais-je pouvoir m’exprimer comme je le souhaites et va t’il me comprendre ? Quel est le but de cet entretien ?

L’évaluateur lui-même, dans certains cas, pourra conduire cette démarche avec une certaine réticence, et la considérer comme une contrainte administrative sans fondement. Pour autant, une évaluation professionnelle menée avec pertinence et rigueur peut s’avérer une expérience particulièrement positive pour le collaborateur et lui ouvrir des perspectives d’évolution qu’il ne soupçonnait pas.

Du côté de l’employeur, la détection précoce des talents, le recensement des besoins de formation et le suivi individuel des carrières constituent autant d’enjeux pour la pérennité et la réussite de l’entreprise, ainsi que pour sa gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

Quelles sont les règles d’or pour mener à bien une évaluation professionnelle ?

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Évaluation professionnelle : une définition

L’évaluation professionnelle peut se définir comme une appréciation que porte l’employeur sur la performance d’un collaborateur et la qualité du travail réalisé au cours d’une période donnée. Elle peut prendre des formes multiples et inclure, selon les cas :

  • Des objectifs, chiffrés ou plus généraux.
  • Une appréciation littérale, c’est-à-dire un commentaire écrit qui détaille l’appréciation portée sur la performance du salarié.
  • Une appréciation numérique, c’est-à-dire une note chiffrée.
  • Une grille d'évaluation des compétences des salariés, qui permet une revue méthodique de l’ensemble des compétences professionnelles et personnelles attendues sur le poste, avec différents niveaux d’appréciation.

En pratique, l’évaluation professionnelle dépasse souvent la question de la performance pour aborder d’autres thématiques.

À l’initiative de l’entreprise, de l’évaluateur ou de l’évalué peuvent notamment être abordés des sujets comme les actions de formation souhaitées, les perspectives d’avancement ou encore la nécessité de réviser la fiche de poste.

Quels sont les enjeux de l’évaluation professionnelle des collaborateurs ?

Les enjeux de l'évaluation professionnelle pour les entreprises.

Les enjeux de l’évaluation professionnelle pour les entreprises

Du point de vue de l’entreprise, une campagne d’évaluation est particulièrement utile et permet :

  • De recenser les compétences de chaque salarié, et mieux anticiper leur gestion. L’évaluation des compétences au niveau individuel vient directement en appui de la GPEC et de son analyse collective des besoins de l’entreprise.
  • De mieux cerner le niveau de responsabilité de chaque poste, et ainsi de mettre en adéquation la grille des rémunérations.
  • De repérer les potentiels, pour que chaque collaborateur soit en adéquation avec son poste et vice versa
  • De fonder chaque promotion sur un mérite personnel dûment constaté.

Les enjeux de l’évaluation professionnelle pour les collaborateurs

Pour le collaborateur, l’’évaluation professionnelle est toujours un moment clé. Il est notamment un vecteur :

  • De validation des acquis de l’expérience et des compétences.
  • De gestion de carrière.
  • De négociation salariale.
  • De reconnaissance professionnelle et d’épanouissement au travail.

L’évaluation des compétences en entreprise, lorsqu’elle est réalisée avec sérieux et régularité, offre au collaborateur une vision plus nette de ses capacités, de sa marge de progression et bien sûr de son avenir au sein de la structure.

Choisir les bons outils pour une évaluation professionnelle réussie

Comment évaluer par compétences ? Une évaluation juste du collaborateur passe d’abord par le recours aux bons outils.

La différence entre l’entretien professionnel et l’entretien individuel / annuel

On constate régulièrement une confusion entre deux outils légaux de l’évaluation professionnelle pourtant très différents dans leur conception, y compris par les managers eux-mêmes.

L’entretien individuel, ou entretien annuel, évalue la performance du salarié sur l’année écoulée, et fixe les objectifs de l’année à venir. Il est facultatif et peut prendre de nombreuses formes en pratique (grille d’évaluation des compétences professionnelles, note chiffrée, référentiel de compétences…).

L’entretien professionnel, quant à lui, ne traite pas de la performance mais des perspectives d’évolution du salarié. Il est rendu obligatoire par la loi tous les deux ans au minimum. Cette obligation a été renforcée par la loi avenir.

Quels sont les bons outils pour réussir son évaluation professionnelle.

Les autres outils de l’évaluation professionnelle

D’autres outils, souvent innovants et issus du monde anglo-saxon, permettent encore de mieux évaluer les compétences des collaborateurs. Leur pertinence dépend du type d’organisation de l’entreprise et des process internes. Citons notamment :

  • La grille d’auto-évaluation remplie par le salarié, souvent en préalable à un entretien avec son n+1.
  • Lévaluation « à 360° », qui se veut un processus global et ambitieux au cours duquel tous les collègues, clients et partenaires de travail habituels de l’évalué apportent un feedback.
  • Un assessment center privilégie une mise en situation concrète de l’évalué, et la résolution de cas pratiques pour mieux évaluer son adaptation au poste occupé ou son potentiel avant une promotion. Il est également utilisé pour le recrutement.
Focus sur l’entretien de groupe
L’entretien de groupe est une démarche d’évaluation professionnelle ambitieuse, qui doit rassembler tous les membres d’une équipe de travail. La démarche est particulièrement utile pour détecter les éventuels dysfonctionnements ou inefficiences au sein d’une équipe et qui pourraient ne pas apparaître au cours d’entretiens individuels successifs.

Quelles sont les compétences à évaluer lors de l’évaluation professionnelle ?

La grille de compétences RH évolue en permanence, au gré de la transformation des environnements de travail et des nouvelles attentes du monde professionnel. On distingue les compétences traditionnelles, évaluées déjà depuis de nombreuses années, des compétences nouvelles en cours d’émergence.

Les compétences traditionnelles

La plupart des entretiens et outils d'évaluation des compétences professionnelles se concentrent sur trois principales familles d’items :

  • Les compétences générales sont relatives aux capacités cognitives globales de l’évalué, et seront les mêmes dans la plupart des métiers et secteurs d’activité. Elles sont par nature les plus « scolaires » : citons notamment la capacité de synthèse, la rapidité d’exécution, le respect des consignes…
  • Les compétences métiers, comme leur nom l’indique, sont spécifiques au métier exercé, voire au poste, et sont donc nettement plus techniques. Il peut s’agir entre autres du niveau de maîtrise d’un logiciel de travail ou d’une manipulation de produit.
  • Les compétences comportementales, à la différence des compétences précédentes qui se concentrent sur le savoir-faire, visent quant à elles le savoir-être : capacité à travailler en équipe, capacité d’initiative… Il est important de se cantonner aux compétences ayant strictement un lien avec les tâches exercées pour ne pas dériver vers l’analyse de personnalité.
On parle également de “soft skills” qui désignent l’intelligence comportementale d’un individu comme le savoir-être et la personnalité et des “hard skills” qui désignent les connaissances techniques ou académique démontrables.

Les compétences nouvelles

La gestion des compétences s’enrichit continuellement pour affiner l’analyse et mieux cerner le potentiel des différents collaborateurs. Une étude intitulée « The Flux Report », et publiée en 2018 à l’initiative de Right Management, s'intéresse aux mutations rapides du monde du travail, qui induisent une logique de flux et de nouvelles compétences transversales et très valorisées. Il en ressort quatre principaux critères d'évaluation des compétences :

  • La résilience, c’est-à-dire la capacité à surmonter une crise ou une difficulté.
  • Le leadership, c’est-à-dire la capacité à fédérer une équipe autour de la réalisation d’objectifs communs.
  • La flexibilité, c’est-à-dire la capacité à adapter et modifier ces objectifs au fil de l’eau.
  • L’engagement, c’est-à-dire l’adhésion sincère aux objectifs de l’entreprise.

Évaluation professionnelle : quelles sont les erreurs à éviter ?

Les erreurs les plus classiques à éviter lors de l'évaluation de compétences.

Certaines erreurs trop communes en matière d’évaluation de compétences peuvent en fausser les résultats, en diminuer la plus-value voire engager la responsabilité de l’entreprise pour les manquements les plus manifestes.

Ci-dessous un bref rappel des erreurs les plus classiques en termes de management et gestion RH.

Ne pas respecter le calendrier et le timing

Comme indiqué plus haut, un entretien individuel d’évaluation a lieu – en principe – tous les ans tandis qu’un entretien professionnel a lieu tous les deux ans. Quelle que soit la périodicité retenue, il est essentiel qu’elle soit respectée par l’ensemble des évaluateurs afin que la période de référence de l’évaluation soit bien la même pour tous les salariés.

Ne pas fournir de feedback en continu à l’évalué

En matière d’évaluation des compétences professionnelles, le mauvais entretien est celui au cours duquel l’évalué ressent de la surprise quant à l’appréciation portée, que celle-ci soit positive ou négative.

Le principe de continuité de l’évaluation doit, au contraire, inciter l’encadrement du collaborateur à lui fournir un feedback tout au long de l’année.

Ne pas choisir un mode d’évaluation approprié

Outre l’évaluation des compétences en continu, il convient de choisir un procédé adapté au type de poste exercé et à l’organisation de l’entreprise, en se posant les bonnes questions. Ainsi :

  • L’évaluateur « naturel » du collaborateur exerce-t-il sur le même site? Si c’est le cas, l’entretien en face-à-face est bien sûr à privilégier. Dans le cas contraire, mieux vaut opter pour un entretien professionnel à distance plutôt que pour un face-à-face avec un évaluateur local, mais non pertinent.
  • Quel est le degré d’autonomie accordé au collaborateur dans l’exercice de ses fonctions ? Les salariés disposant d’une grande marge de manœuvre dans l’organisation de leur travail seront généralement plus réceptifs au principe d’une auto-évaluation, voire d’une évaluation à 360°.
Dans la perspective d’un entretien individuel, il est recommandé de communiquer au moins huit jours à l’avance le degré d’atteinte des objectifs de l’année passée selon l’évaluateur, et les objectifs souhaités pour l’année suivante. L’évalué, qui prend connaissance de la date de l’entretien, est alors invité à fournir ses observations, voire à contribuer à la définition de ses propres objectifs.

Porter un jugement sur la personne et non sur ses compétences professionnelles

Les appréciations trop subjectives sur la personnalité de l’évalué sont à proscrire d’une manière générale. L’évaluateur doit éviter, par exemple, de reprocher à l’évalué un caractère jugé peu sympathique ou l’absence de participation à des activités de cohésion de groupe.

S’il est parfaitement légitime d’intégrer les compétences comportementales dans la grille d’évaluation des compétences, ces éléments doivent être en stricte adéquation avec les prérequis du poste. Les remarques et retours, par ailleurs, doivent être étayés par des exemples précis ou chiffrés.

Ne pas informer sur la forme et les conséquences de l’évaluation professionnelle

Selon l’organisation de l’entreprise ou son actualité, une campagne d’évaluation professionnelle peut revêtir des enjeux spécifiques, qu’il s’agisse de trouver le bon candidat pour pourvoir un poste à l’avancement ou encore de déterminer les salariés éligibles à une prime de performance.

Ces éléments doivent absolument être communiqués en toute transparence à l’évalué au préalable.

D’une manière plus générale, et quels que soient les enjeux, un véritable travail de préparation est à réaliser par l’évalué et par l’évaluateur avant l’entretien, afin de favoriser un échange productif et de qualité.

Une évaluation régulière des collaborateurs est la clé d’une gestion optimisée des compétences et des emplois au sein de l’entreprise. Elle suppose, dans tous les cas, un engagement commun de la part de l’évaluateur et de l’évalué.

Les points-clés à retenir :

  • L’évaluation professionnelle est une appréciation portée sur la performance du collaborateur, qui présente des enjeux forts pour l’évalué et l’entreprise.
  • Aux compétences traditionnelles s’ajoute un nouveau savoir-être valorisé par un nombre croissant d’entreprises et évaluateurs, comme la faculté d’adaptation du salarié et son engagement.
  • L’entreprise dispose de nombreux outils pour évaluer ses salariés, certains encadrés par la loi et d’autres plus innovants et apparus dans la pratique.

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Stanislas de Saint-Vaulry
Stanislas, consultant expert en Gestion des Ressources Humaines, met a profit ses 10 ans d’expérience dans la mise en œuvre de projets informatiques dont 7 en SIRH pour rédiger des articles spécifiques à la GRH.

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