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RH : comment vous préparer au prélèvement à la source ?

Margaux Ferdinand
\ \ Lecture : 3 min

Dès 2019, l’entreprise prélèvera et reversera la partie imposable du revenu de ses salariés à l’administration fiscale. Si le prélèvement à la source comporte de nombreux avantages, il n’en demeure pas moins une source d’inquiétude et de coûts économiques pour les ressources humaines. Voici comment se préparer au changement.

Qu’est-ce que le prélèvement à la source ?

Avec le prélèvement à la source (PAS), le montant de l’impôt sur le revenu est prélevé par un tiers payeur, en général l’employeur, au moment du versement des revenus. De nombreux pays ont déjà adopté ce mode de prélèvement d’impôt des salariés. Il permet notamment de supprimer le décalage d’une année entre la déclaration de revenu et le paiement de l’impôt.

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L’avantage se comprend. En effet, de nombreux contribuables traversent des changements de statut ou d’activité et doivent s’acquitter d’un impôt qui ne correspond plus à leurs revenus actuels.

Utilisant l’entreprise comme un véritable acteur fiscal, le prélèvement à la source annonce de nombreux changement pour les DRH. Son entrée en vigueur est programmée pour le 1er janvier 2019 par le gouvernement. Et si certains avantages du prélèvement à la source sont indéniables, ils n’en auront pas moins des conséquences importantes sur l’organisation des RH.

Une entrée en vigueur repoussée à plusieurs reprises

La mise en œuvre du prélèvement à la source n’a pas été un long fleuve tranquille, tant s’en faut. La mesure a d’abord été votée en 2016 pour le budget de 2017, puis reportée pour le 1er janvier 2018. La mesure phare du quinquennat Hollande sera finalement repoussée au 1er janvier 2019 pour « examiner la charge technique » et mesurer la « charge induite » pour les employeurs.

Un lourd impact sur les DRH lourd-impact-ressources-humainesPrélèvement à la source de l’impôt et DRH riment avec inflation des coûts et surcharge de travail. Cela est principalement le cas des gestionnaires de paie. Il s’agit aussi d’un surcoût pour la collecte des données. Enfin, le PAS impose de respecter de nouvelles obligations juridiques.

Un coût de gestion supplémentaire pour la collecte de données

Pour mettre en place le prélèvement à la source, les entreprises devront actualiser leur logiciel de paie. Cela représentera un coût supplémentaire. Le coût pour l’entreprise est estimé entre 1,3 et 3,5 % des impôts collectés. Pourquoi parler des experts comptables ?

Ces coûts prennent en compte l’évolution des logiciels SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) lors de la phase de transition. De nombreuses entreprises demandent que l’État prenne en charge ses surcoûts.

Des responsabilités juridiques supplémentaires pour les entreprises

Le prélèvement à la source implique aussi des changements pour les DRH avec une hausse de responsabilités sur le plan juridique. Les DRH connaîtront désormais les taux d’imposition des salariés, il conviendra donc d’en assurer la confidentialité. Les obligations de protection des données mises en place par le RGPD seront particulièrement contrôlées.

Les salariés ne souhaitant pas donner leur tranche d’imposition à leur employeur pourront refuser de transmettre certaines informations. Il faudra alors lui appliquer un taux neutre qui ne reflète que son niveau de salaire.

Le prélèvement à la source : comment bien se préparer ?

Le passage au prélèvement à la source s’annonce comme un véritable casse-tête pour les DRH. Il cumule en effet des obligations techniques, juridiques, économiques mais aussi psychologiques, face à un climat de défiance généralisé de la part des salariés.

Ne pas négliger l’impact psychologique pour les salariés

Au 1er janvier 2019, les salariés verront leur bulletin de paie diminué de leur partie imposable. Le prélèvement à la source nécessitera donc beaucoup de psychologie et de communication de la part des DRH pour expliquer la réforme et éviter les incompréhensions.

Vers une évolution nécessaire des logiciels de paie 

Annonçant un surcoût pour les entreprises, l’impact du PAS sur les DRH nécessitera de faire évoluer ses logiciels de paie. Ceux-ci devront pouvoir prendre en compte les évolutions de situation des salariés, en cas de changement de situation fiscale communiquée au centre d’impôt.

Le prélèvement à la source fait peser des risques sur les DRH. La loi prévoit des sanctions pouvant aller à 40 % des retenues en cas d’inexactitudes de déclaration non corrigées.

Solliciter de l’aide pour accompagner le changement

Pour aider les entreprises à conduire le changement, des kits de communication seront distribués aux employeurs. Ils reprendront toutes les étapes à suivre pour déployer les outils nécessaires à l’application de la loi. Ces kits contiendront aussi les informations à communiquer aux salariés pour faciliter le travail pédagogique et réduire les frais de communication.

Se faire accompagner dans la transition

La transition vers le prélèvement à la source nécessitera beaucoup de méthodologie, de savoir-faire et de pédagogie. Un accompagnement en amont sous forme d’un audit “flash” permet d’étudier l’impact de ce changement et définir les besoins en formation, en communication et en montée en compétences des équipes RH.

Conclusion

Le prélèvement à la source s’annonce comme un bouleversement pour les ressources humaines. Déjà reportée, la mise en place programmée pour le 1er janvier 2019 nécessitera des investissements et une protection juridique renforcée des données. Les DRH devront également prendre en compte l’impact psychologique de cette évolution sur les salariés.

 Les trois points clés à retenir :

  • Les ressources humaines seront fortement impactées par le déploiement du prélèvement à la source. Celui-ci sera générateur des surcoûts financiers, de travail et de responsabilité.
  • Le prélèvement à la source nécessitera de préparer psychologiquement les salariés et une communication renforcée pour prendre en compte leurs changements de statuts.
  • Le prélèvement à la source peut s’avérer complexe à mettre en œuvre. Il peut être judicieux de se faire conseiller pour conduire le changement à venir.

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Margaux Ferdinand
Responsable Marketing et manager de l'offre marketing RH, elle met à profit son expérience en stratégie de marque et expérience client pour répondre aux nouveaux besoins des DRH liés au domaine du marketing : Communication RH, engagement collaborateur, marque employeur, expérience collaborateurs.

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