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Internaliser ou externaliser la paie ? Faire le bon choix

La gestion de la paie représente un coût impondérable pour l’entreprise. Comment optimiser cette obligation légale souvent source de litiges et en assurer la fiabilisation et la sécurisation ? Il existe principalement deux modes de gestion de la paie : la paie internalisée ou la paie externalisée.

Chaque solution présente des avantages et des inconvénients qui conviendra d’apprécier au cas par cas selon les besoins, le budget et les attentes de l’entreprise.

  1. Les enjeux de la paie
  2. Comparaison entre l’internalisation de la paie et l’externalisation
  3. La paie internalisée : avantages et inconvénients
  4. La paie externalisée : avantages et inconvénients

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Les enjeux de la gestion de la paie

L'internalisation de la paie (Faire soi-même) ou l’externalisation (Faire faire) correspond à un véritable choix stratégique de la part de l’entreprise. Il existe 2 enjeux fondamentaux quel que soit le choix du mode de gestion.

La conformité réglementaire

Caché derrière le bulletin de paie, il existe tout un processus de déclarations et de suivi social des salariés depuis leur embauche jusqu’à la cessation d’activité.

Il en découle de la paie :

  • Déclaration d’embauche
  • Affiliation auprès des organismes sociaux
  • Paiement des cotisations sociales
  • Ouverture des droits sociaux
  • Couverture et indemnisation santé/ prévoyance
  • Pension de retraite
  • Assurance chômage
  • Prélèvement de l’impôt à la source

La non-conformité de la paie peut induire de lourdes conséquences financières, imputées lors de contrôle par l’URSSAF, par l’inspection du travail ou encore par les prud’hommes. La connaissance du droit social et des règles légales de pratiques de la paie est donc une obligation pour le service paie.

Au-delà de la conformité réglementaire, la qualité et la fiabilité de gestion de la paie est impérative.

La sécurisation des données

Les données de paie sont confidentielles et sensibles. Grâce aux outils digitaux et à la dématérialisation, le métier des gestionnaires de paie est largement simplifiée.

Toutefois, cette dématérialisation des données de la paie tend également à rendre celles-ci plus fragiles. Les bases de données des salariés, les coordonnées bancaires, les Déclarations DSN et autres données sensibles ne sont en effet pas à laisser à la portée de tous.

Gestion de paie : comment sécuriser vos données ?

Comparaison entre l’internalisation et l'externalisation de la paie

Quels sont les besoins et les critères à prendre en compte pour l’aide à la décision du mode de gestion de la paie ?

Au préalable du choix du mode de gestion de la paie, il est nécessaire de faire un état des lieux du processus global de gestion de la paie afin d’en mesurer la pertinence pour l’entreprise.

Il conviendra également de mesurer les sources d’optimisation des processus, les impacts d’un tel projet, et l’intégralité des coûts.

Les critères de choix du mode de gestion de la paie

Ce choix va dépendre de plusieurs critères :

  • Le volume de bulletins mensuels à calculer : Il est d’usage de penser qu’au-dessus de 20/25 salariés la question de l’achat d’un logiciel de paie peut se poser
  • Le niveau de complexité des calculs de paie et des spécificités liées au domaine d’activité de l’entreprise, aux statuts des salariés et des conventions.
  • Le coût de production d’un bulletin de paie et le budget consacré à la gestion de la paie
  • Les compétences en matière de paie et en droit social que l’entreprise détient en interne.
  • Des contraintes technologiques et informatiques de l’entreprise
  • Du niveau d’autonomie et de responsabilité que la direction souhaite conserver
  • De l’efficacité des processus administratifs relatif à la paie

La gestion de la paie peut se faire en interne ou être déléguée totalement ou partiellement au choix de l’entreprise à un prestataire externe de service (expert-comptable ou prestataires spécialisées).

La paie internalisée : avantages et inconvénients

Certaines entreprises font le choix de gérer leur paie en interne avec un service RH spécialisé sur la gestion de la paie.

Les avantages de la gestion de la paie internalisée

Internaliser la gestion de la paie par l’entreprise autrement dit, faire la paie soit même permet :

  • D’être autonome et indépendant en gardant le contrôle sur la production de la paie, et des déclarations sociales
  • De maîtriser ses processus RH sur l’ensemble du processus de paie
  • D’être souple et réactif : pas de délai d’attente ou de traitement
  • Garder la confidentialité des données de paie grâce à une base de données unique gérée par l’entreprise
  • Garder les compétences en interne et les emplois
  • Répondre aux besoins de l’entreprise et à ses spécificités pour une paie personnalisée

Les inconvénients à la gestion de la paie internalisée

L’internalisation de la paie nécessite de faire le bon choix quant au logiciel et aux fonctionnalités attendues. Le logiciel de paie doit répondre aux besoins de l’entreprise.

Automatiser les règles de calcul, les initialisations et contrôles, les simplifications des saisies et des interfaces peut paraître complexe. Les automatismes et contrôles intégrés réduisent le temps consacré à la réalisation de la paie et sécurise et fiabilise les bulletins de salaire.

Les coûts supplémentaires liés à la maintenance de l’outil, aux mises à jour légales ou fonctionnelles et au degré d’assistance et d’accompagnement de la part de l’éditeur ne sont pas des coûts à négliger.

Garder les compétences de paie en interne nécessite des formations des équipes de paie. Notamment sur la mise en place des évolutions de la législation en vigueur et des potentielles évolutions internes qu’elles soient organisationnelles, juridiques ou structurelles.

La paie internalisée : quels sont les avantages et inconvénients ?

La paie externalisée : avantages et inconvénients

Les entreprises qui font le choix de ne pas gérer leur paie en interne, externalise ce processus.

Les avantages de l'externalisation de la paie

La paie externalisée, autrement dit « le Faire Faire » permet de :

  • Gagner du temps : libérer le temps consacré à l’établissement de la paie
  • Réduire les coûts de structure : aucun coût d’achat et de maintenance d’un logiciel de paie et aucun coût de formation des chargés de paie
  • Mettre à jour automatiquement les évolutions juridiques et réglementaires : le prestataire externe met en conformité l’outil par rapport à la législation en vigueur

Les inconvénients de l’externalisation de la paie

La gestion de la paie externalisée implique de :

  • Faire le bon choix de prestataire en termes de tarif, de solutions de gestion, de dispositif et de relationnel. Le prestataire doit être un véritable partenaire ; Il faudra lui faire confiance.
  • Être dépendant d’un prestataire externe, celui-ci ayant d’autre client, l’entreprise devra accepter les délais d’attente et de traitement
  • Perdre la compétence en interne, la maîtrise de l’information et de la confidentialité

Au-delà du coût d’une gestion de paie externalisée, il existe donc des risques liés à l’externalisation de la paie.

Ce qu’il faut retenir :

Pour choisir son mode de gestion de la paie, l’entreprise devra donc :

  • Déterminer ses priorités et le temps qu’elle souhaite consacrer à la gestion de la paie
  • Déterminer ses besoins, ses attentes et ses exigences
  • Opter pour garder le contrôle de la production de la paie ou la déléguer totalement ou partiellement
  • Comparer les différents coûts d’une internalisation de paie ou d’une externalisation de la paie

Tout employeur doit se munir non seulement d’outils de gestion efficaces, fiables, conformes, performants et sécurisés, mais aussi d’un véritable appui stratégique dans son mode de gestion de la paie. Elle dispose pour se faire de deux modes de gestion l’internalisation ou l’externalisation des bulletins de paie.

Il est aujourd’hui difficile pour les entreprises de mesurer les véritables enjeux de la paie et les conséquences de mauvaises pratiques ou de méconnaissances réglementaires.

Une mauvaise gestion de la paie peut induire, outre un climat social difficile avec les salariés, une source de conflits potentiels à ne pas négliger et des conséquences financières graves en cas de contrôles sociaux et des contentieux prud’hommaux.

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Armelle Develet
Armelle a 20 ans d'expérience dans les projets de paie et administration du personnel.

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