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Les 4 enjeux fondamentaux de la gestion de la paie

La gestion de la paie est l’un des aspects privilégiés et extrêmement réglementés de la gestion des Ressources Humaines en entreprise. En apparence, les objectifs sont simples : calculer correctement les montants des bulletins de paie et les émettre à chacun des salariés.

Cependant, les gestionnaires de paie sont confrontés à de nombreux enjeux qui vont au-delà d’un simple calcul ! Investigation et analyse de ces enjeux avec Calexa group.

  1. Le respect et la conformité du réglementaire de paie
  2. La qualité de la paie
  3. Sécurité des données et du processus de paie
  4. Périodicité et mode de paiement

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1. Le Respect et la conformité du réglementaire de paie

Le respect du réglementaire de paie et de la législation sociale en vigueur est un enjeu important et primordial de la gestion de la paie. La paie étant un élément très impacté par les différents changements politiques et sociaux (dématérialisation du bulletin de paie, prélèvement à la source, DSN, bulletin clarifié), le gestionnaire de paie est le garant du respect de ce réglementaire et de la conformité des éléments traités.

A ce titre, il se doit d’être constamment informé des évolutions légales, conventionnelles, des accords d’entreprise… afin d’en formaliser les règles de gestion et de sécuriser ainsi la paie des collaborateurs.

a) Le livre blanc de paie

Le cahier de procédure de paie, fondé sur un document unique de référence également appelé « livre blanc de paie », « bible de paie » ou encore « réglementaire de paie » ..., précise les bases et les spécificités fonctionnelles ou statutaires à mettre en œuvre dans le cadre du traitement de la paie dans l’entreprise.

Ce « Référentiel interne unique » est un élément incontournable pour l’établissement de la paie et des droits et obligations qui en découlent. Le réglementaire de paie contribue à la fois à une approche structurante et à la sécurisation des procédures de paie.

Il permet ainsi à chaque acteur de la paie de disposer des règles de calcul et de gestion préalablement analysées et validées à appliquer dans chaque situation au sein de son organisation juridique.

S’inscrivant dans une démarche Qualité, ce référentiel unique :

  • Renforce l’efficacité, l’organisation et la communication des services paie,
  • Permet le contrôle des paies et l’évaluation des risques de non-conformité à la législation,
  • Garantit une meilleure appréhension des règles légales et conventionnelles de paie,
  • Permet une meilleure intégration des nouveaux collaborateurs avec un transfert des connaissances plus rapide.

Vecteur des bonnes pratiques à mettre en œuvre, ce document n’est pas figé. Il doit être constamment actualisé pour respecter les évolutions légales, conventionnelles ou réglementaires de la paie et du droit social comme par exemple :

  • Des nouveaux taux de cotisation ;
  • L'évolution des accords d’entreprise ;
  • L’évolution des convention collectives ;
  • Le prélèvement de l’Impôt à la Source etc…

2. Une gestion de la paie de qualité

Le calcul des feuilles de paie des salariés est un sujet très réglementé qui impose à l’équipe paie une qualité de gestion, d’efficacité et de conformité à la législation en vigueur et une rigueur dans le contrôle des éléments calculés.

a) Des bulletins de paie justes

La non-conformité légale ou sociale de la paie d’un ou de plusieurs salariés qu’elle soit volontaire ou non, peut entraîner de lourdes conséquences tant pour le salarié que pour son employeur comme par exemple des contentieux prud’hommaux, des redressements suite à contrôle URSSAF ou des écarts d’indemnisation en cas d’absence pour des raisons de santé, de liquidation retraite, d’assurance chômage, de droit sociaux, d’impôt sur le revenu.

Les erreurs peuvent porter sur :

  • Les éléments textuels du bulletin de salaire
  • Les éléments du salaire brut
  • Le temps de travail
  • Les droits de congés payés et autre repos
  • Les cotisations salariales et patronales
  • Les avantages sociaux divers
  • Le salaire net à payer et le salaire net à verser
  • Le prélèvement de l’impôt à la Source (PAS)
  • Les différentes indemnisations dues en cas de rupture du contrat de travail...

Pour éviter les litiges, le traitement de la paie doit être rigoureusement auditée et contrôlée.

b) Les Conflits dus à la gestion de la paie :

Il existe de nombreux contentieux sur la gestion de la paie. Les conflits sont de plusieurs ordres :

  • Techniques : présence ou absence d'informations, bases et méthodes de calcul
  • Réglementaires : prise en compte de réductions ou de déductions sociales et fiscales

La gestion de la paie ne se limite donc pas seulement à l'émission du bulletin de paie. Elle englobe également les divers événements liés au contrat de travail du salarié :

  • Embauche : Déclarations aux organismes sociaux, de retraite, de prévoyance et de mutuelles...
  • Gestion et indemnisation des absences de Santé : maladie, accident de travail et de trajet, maladie professionnelle, mi-temps thérapeutique
  • Gestion et indemnisation des absences liées à la maternité et à la paternité
  • Gestion de la prévoyance en cas d’indemnisation suite absence de santé, incapacité
  • Modification du contrat : mutation, mise à disposition et cessation du contrat de travail : Solde de tout compte, certificats de travail, attestation Pôle emploi

En conséquence, une mauvaise gestion de la paie a de nombreux impacts et concerne à la fois l'entreprise, ses salariés, ses dirigeants, l'état et les organismes sociaux.

Les erreurs font ainsi courir des risques juridiques et financiers aux entreprises et privent les salariés de leurs droits sociaux, de leurs droits à la formation, à la pénibilité, à l’indemnisation en cas d’absence de santé mais également de leurs droit aux allocations de chômage et à la retraite.

Bon à savoir :

« En 2015 52% des PME contrôlées par l’URSSAF ont fait l’objet d’un redressement dont le montant moyen était supérieur à 20 000 euros ! » et selon L’IFOP, un salarié sur 3 a déjà constaté une erreur sur sa fiche de paie.

Le gestionnaire de paie doit s'assurer de la justesse du bulletin de paye

3. La Sécurité des données de paie et des processus de la paie

Aujourd’hui avec la multiplication des logiciels de paie sur le marché et le développement notamment de la paie externalisée, la question de la sécurité, de la fiabilité et de la confidentialité des données et des processus administratifs s’imposent : Qui peut consulter les données personnelles de l’entreprise et Comment les protéger ?

En effet un logiciel de paie contient un grand nombre de données personnelles et confidentielles qui doivent être protégées comme par exemple :

  • Numéro de sécurité sociale
  • Adresse
  • Situation familiale
  • Coordonnées bancaires
  • Statut catégoriel
  • Situation de Handicap
  • Rémunération brut et nette
  • Frais professionnels
  • Avantages sociaux etc…
  • Congés payés acquis et autres droits au repos
  • Cotisations sociales et droits sociaux
  • Prélèvement de l’impôt sur le revenu (PAS) etc…

Les outils digitaux et à la dématérialisation des données tendent à rendre celles-ci plus fragiles. Les bulletins de paie, les RIB et autres données personnelles du salarié, la DSN sont des éléments confidentiels à protéger qui ne doivent pas être accessible à tous.

Il y a là un véritable enjeux pour les entreprises qui doivent impérativement assurer la confidentialité des données stockées.

Même si, les logiciels de paie sont soumis au respect du RGPD, c’est à l’entreprise, de vérifier la sécurité de ses données et d’en informer ses collaborateurs que la paie soit externalisée ou non.

Quels sont les moyens de protéger les données à développer ? Comment sécuriser ces données ?Avec la dématérialisation, le gestionnaire de paie doit faire attention à la sécurité des données.

4. Le Respect de la Périodicité et des Modes de paiement des salaires

Les modalités de paiement des salaires sont très importantes. L’employeur doit respecter certaines règles et échéances lors du paiement des salaires notamment :

  • La périodicité
  • Le mode de paiement
  • Le destinataire du paiement

a) La périodicité du bulletin de paie et du paiement du salaire

Le paiement du salaire des employés de l’entreprise doit impérativement être réalisé régulièrement et à date fixe.

Selon l'article L3242-1 du Code du travail, l’employeur est libre de choisir la date tout en respectant la périodicité du versement des salaires. L’employeur est donc tenu de verser le salaire à intervalle régulier et cet intervalle ne peut pas être supérieur à un mois.

Par exemple, il n’est pas possible de payer un salarié le 5 du mois M et le 10 du mois M+1. Dans les faits, cette règle est plus ou moins bien suivie. Les juges parleront ici d’un délai raisonnable.

Cette règle s’applique à tous les éléments du salaire : primes, heures supplémentaires. L’employeur ne peut donc pas reporter leur paiement au mois suivant.

Bon à savoir :

Le salaire est donc versé mensuellement, excepté pour les salariés saisonniers, temporaires, intermittents ou à domicile. Le salarié n'ayant pas de salaire versé au mois doit être payé au moins deux fois par mois sachant que l'employeur ne doit pas excéder 16 jours d'intervalles entre les deux versements de salaire.

b) Le Mode de paiement des salaires

L'employeur peut payer son salarié par différents moyens :

  • Virement bancaire ou postal : Le salaire est payé un jour ouvrable, excepté si celui-ci est réglé par virement.
  • Chèque : Le salaire doit être payé un jour ouvrable
  • Espèces : Si le montant du paiement du salaire n'excède pas 1 500 € net par mois, le salarié peut être payé en espèces à sa demande avec la signature de reçu

Bon à savoir :

La dématérialisation du bulletin de paie a changé les modes de remise du bulletin de paie et donc les relations avec les Ressource Humaines. En effet, avec le bulletin de paie dématérialisé, les collaborateurs ne passent plus de manière régulière dans les bureaux des RH.

c) Les autres règles concernant le versement du salaire

Il est impératif que l'employeur puisse attester qu'il a bien versé un salaire : c'est le bulletin de paie qui va prouver le montant et la date du versement en cas de litige.

La remise du bulletin de paie doit se faire au moment où le paiement a été effectué

Le calendrier de paie est un élément important de la politique salariale. En effet, l’absence ou le retard de paiement est un manquement grave de l’employeur à ses obligations légales, sachant qu'un salarié n'ayant pas été payé, peut légalement s'arrêter de travailler. Dans ce cas, le salarié peut prendre acte de la rupture de son contrat de travail aux torts exclusifs de son employeur.

Toutefois, la condamnation de l’employeur au versement de dommages et intérêts suppose que le préjudice soit lié à la mauvaise foi de l’employeur.

Bon à savoir :

La prise d'acte de la rupture du contrat de travail constitue un mode de rupture du contrat d'origine jurisprudentielle. Si les juges estiment qu’elle est justifiée, la prise d’acte peut produire les effets d’un licenciement dénué de cause réelle et sérieuse.

L’employeur peut donc être condamné à payer au salarié des indemnités de rupture : préavis, licenciement, mais aussi des dommages et intérêts en réparation du préjudice subi.

La gestion de la paie est un domaine devenu de plus en plus complexe et réglementé. Il est aujourd’hui difficile pour les entreprises de mesurer les véritables enjeux de la paie. Une mauvaise gestion de la paie peut créer un climat social tendu avec les salariés et des sanctions financières graves pour l’employeur.

La gestion de la paie doit donc être considérée comme un levier de :

  • La performance de l’entreprise,
  • La création de valeur, d’avantage concurrentiel
  • La motivation des salariés et d’un climat social serein
  • La pérennité de l’entreprise

Il s’agit actuellement de l’un des enjeux principaux des Directions des Ressources Humaines mais aussi celui des directions financières.

Ce qu’il faut retenir :

De nos jours, les principaux enjeux de la gestion de la paie sont les suivants :

  • Le respect du réglementaire de paie et des processus administratifs de la paie
  • La conformité du réglementaire de paie à la législation en vigueur
  • La Qualité de la gestion de la paie
  • La Sécurisation, la fiabilisation et la confidentialités des données de paie stockées
  • Le Respect de la Périodicité et du paiement des salaires
A ce titre, dans un contexte légal et social en perpétuelle évolution et l’émergence et de la digitalisation, quel est le mode de gestion de la paie le mieux en adéquation avec les besoins et les attentes de l’entreprise : l’internalisation ou l’externalisation de la paie ?Téléchargez le guide pour déployer un SIRH de Paie
Armelle Develet
Armelle a 20 ans d'expérience dans les projets de paie et administration du personnel.

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