Projet SIRH : Les conseils clés pour réussir l’assistance à maîtrise d’ouvrage

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Projet SIRH : Les conseils clés pour réussir l’assistance à maîtrise d’ouvrage

La mise en place d’un système d’information ressources humaines (SIRH) au sein d’une entreprise ou d’une autre organisation est un processus complexe et technique demandant la mobilisation de plusieurs métiers. Le pilotage du projet SIRH, la phase de tests et de recette, la formation des utilisateurs finaux ou encore le plan de communication sont autant d’étapes clés nécessaires à la mise en place d’un SIRH dans le cadre d’un processus fluide et cohérent.


L’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) va apporter le cadre fondamental et nécessaire à la mise en place de ce nouvel outil RH. 

En quoi consiste une AMOA SIRH et quels en sont les grands principes ? Comment s’assurer que la solution RH retenue répond bien aux exigences métiers de l’entreprise ?
Qu’est-ce qu’une AMOA ?

AMOA : UNE DÉFINITION

L’assistance à maîtrise d’ouvrage, comme son nom l’indique, consiste à apporter une expertise au maître d’ouvrage, c’est-à-dire au responsable de la mise en œuvre d’un projet au sein de l’entreprise (DRH, DSI, directeur de la formation, directeur financier…).
Cette assistance se concentre sur l’aspect organisationnel et managérial de la conduite de projet, avec par exemple un focus sur la mise en œuvre d’une stratégie, l’accompagnement du changement en interne ou encore la définition d’un plan de communication. Elle est également capable de comprendre l’aspect technique d’un projet SIRH.
Le concept d’AMOA n’est évidemment pas spécifique à la mise en œuvre d’un SIRH au sein de l’organisation, et peut concerner tous types de projets.

AMOA interne ou externe ?

Que l’assistance à maîtrise d’ouvrage d’un SIRH soit réalisée en interne, ou assurée par un consultant AMOA externe, elle sera sélectionnée pour son excellente connaissance des contraintes métiers de l’entreprise et des capacités des différents logiciels du marché.
Le meilleur choix dépend à la fois des compétences disponibles – ou non – au sein de l’entreprise, du niveau de complexité du projet et du budget alloué par la direction pour la gestion de projet.
Une assistance à maîtrise d’ouvrage, par ailleurs, peut être valablement assurée soit par un individu (consultant SIRH fonctionnel ou chef de projet SIRH interne), soit par une équipe AMOA complète qui mêlera différentes compétences et missions.
La formule la plus adéquate repose là aussi sur différents paramètres comme l’analyse des besoins de l’entreprise, l’importance du projet, les attentes du chef de projet ou encore la disponibilité des acteurs en interne.

AMOA et AMOE : deux concepts à bien distinguer
À la différence de l’AMOA, essentiellement consacrée aux aspects humains et managériaux, l’assistance à maîtrise d’œuvre (AMOE) est centrée sur des aspects plus techniques, dont la conception initiale et le développement de l’outil, sa maintenance ou encore ses phases de déploiement.

Les conseils clés pour réussir l’assistance à maîtrise d’ouvrage de votre projet SIRH

L’exigence de l’AMOA SIRH

Le référent AMOA, ou l’équipe en charge de l’assistance, encadrent le projet SIRH en veillant à respecter les trois règles du fameux « triangle d’or » :

  • La maîtrise du planning, ce qui implique la définition d’un calendrier strict et d’une feuille de route négociée avec le prestataire de logiciel RH pour obtenir la livraison de l’outils RH et sa mise en production dans les délais prévus. Le risque de retard est souvent lié au manque de disponibilité des équipes projet, qui doivent cumuler cette responsabilité avec l’exécution de leurs tâches quotidiennes. L’estimation en amont des charges inhérentes au projet et du temps de disponibilité des équipes est donc une part importante du travail de l’AMOA.
  • La maîtrise du budget initialement prévu dans le contrat signé avec l’éditeur du logiciel est un aspect fondamental. L’AMOA doit donc en avoir une parfaite connaissance. Le contrat est généralement rédigé sur la base d’un cahier des charges qui recense les différentes fonctionnalités souhaitées, et sur lesquelles l’AMOA peut également être consulté en amont. Si les besoins évoluent ensuite au cours du projet, l’AMOA pourra assurer le lien avec l’éditeur de la solution RH.

La maîtrise de la qualité, enfin, passe par un contrôle continu tout au long des différentes phases du déploiement pour vérifier notamment la bonne implémentation du SIRH dans l’environnement de travail de l’entreprise, le respect des différents engagements pris par l’éditeur de logiciel RH ou encore la bonne prise en main de l’outil par les utilisateurs finaux.

Quels sont les avantages liés à une AMOA SIRH ?

L’assistance à maîtrise d’ouvrage, qu’elle soit externe ou interne, apporte un cadrage indispensable pour aboutir à une mise en œuvre rapide et fonctionnelle du nouveau SIRH. Les avantages de cette démarche sont multiples.

La force de proposition d’une AMOA

Les logiciels SIRH sont complexes. Leur mise en œuvre impacte les processus métiers, l’organisation de l’entreprise voire la culture d’entreprise dans son ensemble. Un changement de SIRH requiert donc une compétence pointue et spécifique.
L’AMOA dispose de la hauteur de vue suffisante pour piloter le projet en s’assurant du respect de l’ensemble de ses spécifications. Il dispose également des qualités relationnelles propres à fluidifier l’ensemble du processus au sein de l’organisation.

Une veille assurée sur tous les points de vigilance

La mise en œuvre d’un nouveau progiciel RH peut être remise en cause par un certain nombre d’angles morts – des difficultés non anticipées lors de la préparation du projet – et par des points de vigilance classiques.
L’AMOA assure une veille permanente et permettent de réduire les risques et les aléas auxquels l’entreprise peut avoir à faire face. Cela inclut par exemple :

  • La conformité réglementaire de l’outil notamment sur la gestion de la paie et la gestion des temps.
  • Les modalités de reporting concernant l’avancement du projet.
  • La circulation des données dans les différents systèmes informatiques de l’entreprise, avec des enjeux liés à l’interconnexion des logiciels métiers mais aussi au respect des normes relatives à la protection des données personnelles.

Les conseils clés pour réussir l’assistance à maîtrise d’ouvrage de votre projet SIRH

Quels sont les grands principes de l’AMOA SIRH ?

Dans la majorité des cas, l’assistance à maîtrise d’ouvrage d’un logiciel SIRH repose sur quatre grands principes d’action.

Définir une stratégie de projet

L’AMOA va tout d’abord s’attacher à définir la stratégie de projet. Le cadrage, la conception fonctionnelle et la stratégie de recette sont très importants et doivent absolument faire l’objet de cette phase d’audit et de réflexion préalable.
La démarche AMOA va consister ici à vérifier que le cadre du nouvel environnement logiciel correspond bien à ce qui a été défini en amont par le cahier des charges, dont notamment :

  • Son périmètre ;
  • Ses objectifs ;
  • Ses fonctionnalités principales et secondaires ;
  • Ses standards technologiques ;
  • Ses indicateurs de performance.

Piloter le projet SIRH

L’AMOA a également le rôle de pilote et de relais opérationnel entre l’éditeur du SIRH d’une part, et le maître d’ouvrage et les différents intervenants internes de l’entreprise d’autre part. Il fait circuler l’information en temps réel.
L’Assistance à maîtrise d’ouvrage doit s’adapter au type de méthodologie de projet SIRH souhaitée par l’entreprise ou parfois imposée par le logiciel RH. Cette méthodologie peut être classique ou Agile.
Le pilotage d’un projet SIRH s’appuie sur une feuille de route précise et une méthodologie rigoureuse. Par exemple, sur la méthodologie de projet dite classique, les étapes clés seront :

  1. Cadrage du projet (processus, interface, reporting…) ;
  2. Élaboration de la stratégie de recette et des différents tests d’acceptation ;
  3. Définition des scénarios techniques et fonctionnels ;
  4. Exécution de la recette ;
  5. Gestion des anomalies éventuelles ;
  6. Recette d’intégration des différents modules logiciels ;
  7. Plan de bascule ;
  8. Aide au démarrage (assistance aux utilisateurs finaux, analyse du reporting…).

Superviser les tests et recettes

L’AMOA apporte une expertise toute particulière pour définir et encadrer les différents tests du nouveau logiciel RH.
L’élaboration d’une stratégie de recette permettra notamment de s’assurer que l’outil répond adéquatement à l’ensemble des sollicitations de l’utilisateur dans une situation donnée. Il est important de prévoir une campagne de test à la fois exhaustive et précise dans ses objectifs.
L’AMOA, par définition, s’intéresse non seulement à la nature des tests réalisés mais aussi à leurs modalités pratiques ou encore à leur planning.

Susciter l’adhésion

La conduite du changement fait partie intégrante des tâches dévolues à l’AMOA. Les difficultés liées à la mise en œuvre d’un nouveau logiciel RH peuvent être de l’ordre technologique mais aussi humains. La stratégie mise en œuvre par le référent aura donc pour objet de promouvoir le projet SIRH. Cela passe en particulier par :

  • L’élaboration d’un plan de communication, qui va définir d’une part les informations à communiquer à quelle personne, à quel moment par quel moyen et d’autre part, la façon dont circule l’information descendante et ascendante.
  • La conception d’un plan de formation SIRH. Chaque utilisateur final doit disposer d’une connaissance de l’outil en adéquation avec son niveau d’accès. Un salarié entièrement extérieur à la DRH, par exemple, doit malgré tout être en capacité de manipuler le logiciel pour déposer une demande de congé ou de formation. Cela suppose une initiation aux modules concernés.

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Quels sont les outils de l’AMOA SIRH ?

L’assistant à la maîtrise d’ouvrage SIRH va naturellement s’appuyer sur un certain nombre de supports incontournables. Il convient de distinguer les outils de pilotage proprement dits des outils plus techniques.

Les outils de pilotage SIRH

Les outils de pilotage mobilisés par le référent AMOA sont typiques de toute conduite de projet de grande envergure. Il va s’agir notamment :

  • D’une matrice des responsabilités ou « RACI », qui offre une vision claire et synthétique du rôle et des attributions de chacun des acteurs et services dans la mise en œuvre du SIRH (DSI, DRH, responsable formation, etc.).
  • D’un planning de livraison, qui propose classiquement un échelonnement des différentes étapes du projet avec autant de dates-butoirs à respecter.
  • D’un plan de communication qui, comme indiqué plus haut, définit les modalités de transmission de l’information entre les différents acteurs impliqués, du chef de projet aux utilisateurs finaux – et inversement.

Les outils techniques SIRH

Le référent en charge de l’AMOA va s’appuyer sur deux documents fondamentaux pour s’assurer du respect des spécifications techniques du projet :

  • Le cahier des charges définit, sur la base d’une analyse préalable des besoins, l’ensemble des fonctionnalités et modules que l’outil doit obligatoirement intégrer pour remplir son rôle. Il précise également les contraintes particulières que l’outil devra gérer (nombre d’utilisateurs, environnement technique, sécurité informatique…) ou encore son niveau de spécialisation.
  • Le cahier de recette s’assure quant à lui que tous les processus métiers de l’entreprise seront bien couverts par le logiciel, et que ce dernier sera en mesure d’apporter la réponse adéquate à chaque situation ou problème. Il recense les différentes séries de tests à réaliser.

Quels sont les risques liés à une absence d’AMOA ?

La mise en œuvre d’un SIRH sans aucune démarche AMOA représente typiquement une fausse économie budgétaire pour l’entreprise. Les risques en termes de perte d’efficience ou de gaspillage de ressources sont en effet très nombreux, et incluent :

  • Un outil SIRH peu ou pas adapté aux besoins et aux contraintes spécifiques de l’entreprise ;
  • Des collaborateurs mal formés, qui n’utilisent pas toutes les fonctionnalités de l’outil ou ne les utilisent pas correctement ;
  • Des anomalies non détectées en phase de test et qui nuisent fortement à l’expérience utilisateur voire qui ne correspond pas au besoin ;
  • Un aléa juridique en cas de non-conformité réglementaire du logiciel RH pour le secteur d’activité de l’entreprise ;
  • Des erreurs récurrentes dans la gestion RH de l’entreprise, qui engagent sa responsabilité ;
  • Un double fonctionnement entre les anciens et les nouveaux processus, entraînant une perte de productivité.

Le saviez-vous ?
Les problématiques de délai et de respect du cahier des charges représentent depuis longtemps un défi pour les entreprises en quête d’un nouveau progiciel. En 1994, le « Chaos Report » publié par le Standish Group International révélait déjà que 16 % des projets informatiques seulement respectent les délais et le budget initialement prévus.

L’assistance à la maîtrise d’ouvrage est un aspect majeur de la mise en œuvre d’un nouveau système d’information des ressources humaines. Cette démarche tend à fluidifier l’intégration de l’outil et accélère sa prise en main par l’ensemble des utilisateurs.
Les points-clés à retenir :

  • L’AMOA SIRH garantit la cohérence du projet avec la stratégie de l’entreprise.
  • Elle permet de mieux cadrer le projet et d’en affiner considérablement la conduite du projet SIRH.
  • Elle accompagne le changement en interne et favorise l’acceptation du nouvel outil.

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