Les 4 conseils pour la mise en place de la DSN dans la fonction publique

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Les 4 conseils pour la mise en place de la DSN dans la fonction publique

Depuis le 1er janvier 2017 la DSN (Déclaration Sociale Nominative) est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé.
D’ici à 2022, les employeurs publics devront utiliser ce document unique, établi à partir des données de la paie de chaque agent, pour transmettre à l’ensemble des organismes sociaux les informations relatives à sa rémunération, ses arrêts maladie ou encore ses fins de contrat.


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1. Rappel des fondements de la DSN
2. Organiser le projet DSN dans la fonction publique
3. Fiabiliser les données de la DSN
4. Les comptes rendus métiers comme outil de pilotage
5. Des nouveaux contrôles DSN
Au 1er janvier 2020, une grande partie des établissements des trois versants de la fonction publique ont transmis leurs 1ere Déclaration Unifiée de cotisations sociales.
Comment ce bouleversement déclaratif a-t-il impacté la fonction publique française ?
Retour d’expérience du déploiement de la DSN avec Monsieur Julien Durand-Renier, responsable rémunération, données sociales et fiscales, à l’Assistance Publique – Hôpitaux de Paris (APHP).
L’AP-HP, est une administration de la fonction publique hospitalière qui gère plus de 70 000 paies pour le personnel non médical.

Rappel des fondements de la DSN

Pour rappel, l’objectif principal de cette nouvelle déclaration sociale nominative est de simplifier le déclaratif par une transmission unique des données sociales en partant de la paie à destination des différents organismes, là où auparavant les administrations devaient transmettre 26 déclarations et effectuer de nombreuses formalités administratives avant d’effectuer le versement des indemnités.
Pour bénéficier de la simplification des déclarations des cotisations, il faut entrer dans le dispositif au 1er janvier de l’année N, sinon l’institution ne pourra pas se substituer à la DADSU, PASRAU, et DUCS (Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales).
Pour les administrations qui n’ont pas réussi à déposer une Déclaration unifiée de cotisations sociales pour le mois de février 2020, une dérogation exceptionnelle de report est accordée pour un passage en DSN au 01/01/2021.
En revanche, pour la prochaine vague, aucune dérogation ne sera autorisée.
Quelles sont les 4 bonnes pratiques de mise en place de la DSN dans la fonction publique ?

 

1) Organiser le projet DSN dans la fonction publique

Idéalement, la création d’une équipe projet restreinte composée d’agents de la DSI (pour les parties techniques et interfaces) et de la DRH (pour les parties métiers et règles spécifiques).
La contrainte principale sera les cycles de paie. Ces cycles peuvent bloquer l’équipe projet dans les études fonctionnelles et la possibilité de déploiement des paramétrages DSN dans les SIRH.

« Monsieur Julien Durand-Renier, comment avez-vous organisé votre équipe projet pour la mise en œuvre de la DSN ? »
Une équipe projet a été déployée pour coordonner les différents acteurs avec la DRH du Siège de l’AP-HP (personnel non médical), la Direction de l’organisation médicale et des relations avec les universités (DOMU – personnel médical) et la DSI.
Nous avons mis en place une « task force » impliquant un nombre réduit de personnes avec 4 experts paie côté métier (DRH), 2 experts techniques côté informatique (DSI) et un expert métier et technique. Monsieur Julien Durand-Renier, responsable rémunération, données sociales et fiscales, à l’APHP.

Un retro planning est un bon moyen de se fixer des objectifs et de répartir la charge dans le temps.
La Déclaration Sociale Nominative est un processus qui demande un certain nombre de paramétrages. Pour assurer un déploiement sans stress, les paramétrages et les ateliers doivent être anticipés.
En effet, les éditeurs seront amenés à effectuer des mises à jour pour rendre compatible les SIRH de paie avec les normes liées à la DSN.
Organiser-projet-dsn

Bon à savoir : Il faut compter en moyenne entre 3 jours pour 150 bulletins de paie, et 12 jours pour les grandes administrations (plus de 10 000 bulletins de paie) pour la partie uniquement paramétrage spécifique à l’employeur public de la DSN.

Il est essentiel de prendre contact avec les éditeurs, afin de positionner les ateliers et pouvoir travailler en agilité.

2) Fiabiliser les données de la DSN

La DSN s’appuie sur un certain nombre de critères comme les données agents, et les données liées à l’établissements :

  • Numéro sécurité sociale
  • SIRET de l’établissement (d’affectation de l’agent)
  • Rémunération
  • Cotisations
  • Caisses de retraite
  • Catégorie des agents : titulaire, stagiaire…
  • Position : détachement, congé parental, disponibilité…

La clé de voûte d’une déclaration unifiée de données sociales va être la fiabilisation générale des données.

« Monsieur Julien Durand-Renier, comment avez-vous fiabilisé vos données du SIRH ?
Nous utilisons l’Espace DSN déployé par notre éditeur pour identifier les dossiers en anomalie via la génération de rapports.
Le premier du mois, une paie globale est lancée, permettant ensuite d’ouvrir une campagne DSN de contrôle.
Ensuite, à chaque tour de paie, une nouvelle campagne de contrôle DSN est générée pour identifier les dossiers en anomalie.
Avant chaque tour de paie, les fiabilisations sont transmises pour correction pour être prise en charge par le Bureau de la rémunération situé au siège de l’AP-HP pendant les tours de paie. Monsieur Julien Durand-Renier – responsable rémunération, données sociales et fiscales, à l’APHP.

Les différents organismes DGFIP, URSSAF ont déjà les informations, et les données issues des SIRH doivent correspondre aux informations des pièces d’identités officielles des agents :

  • Numéro de sécurité sociale
  • Nom marital, et nom de naissance
  • Date de naissance
  • Lieu de naissance
  • Etc…

Au final, les données issues de la paie et de la carrière doivent être correctement codifiées pour intégrer les différents blocs de la DSN.
Par exemple la CSG RDS (Contributions Sociales Générales et au Remboursement de la Dette Sociale), est une seule rubrique de paie dans le SIRH, mais deux rubriques à déclarer en DSN.
Tout comme les différents avantages en nature, ou éléments du net peuvent poser des difficultés dans la codification.
La déclaration doit s’appuyer sur des périodes rattachées à un « contrat DSN » ce qui peut nécessiter un paramétrage spécifique voir une création de contrat pour certaines populations (Apprenti, Contrat de professionnalisation).

3) Les comptes rendus métiers comme outil de pilotage

Net-entreprises, le portail officiel des déclarations en ligne, propose un tableau de bord DSN. En fonction du paramétrage le tableau est accessible directement depuis votre logiciel de paie ou depuis un compte Net-entreprises.
Le dépôt de la Déclaration Sociale Nominative ne garantit pas que les données soient correctes, c’est un contrôle de forme. Il ne faut donc pas s’arrêter au certificat de conformité, qui est la preuve de dépôt.
Après le dépôt de la DSN, des comptes rendus métiers seront transmis par les organismes concernés. Les erreurs à corriger seront présentes dans ces comptes-rendus métiers et donneront les actions correctives à mettre en œuvre.
Consolider ces erreurs est un bon moyen pour piloter de manière coordonnée la correction des données dans les SIRH et pour former les gestionnaires à la bonne saisie des données. Ainsi, les erreurs ne seront pas répétées d’un mois sur l’autre.
Comptes-rendus-metiers

« Monsieur Julien Durand-Renier, comment avez-vous réorganisé votre service du déclaratif afin de pouvoir incorporer les nouveaux processus liés à la DSN et les nouveaux contrôles ?
A l’AP-HP, les contrôles de paie s’étalaient sur quatre jours, correspondant aux tours de paie. Nous avons décidé de consacrer un tour de paie entier à la fiabilisation des anomalies DSN, la veille de la validation de la paie.
Cette journée est réservée uniquement au Bureau de la rémunération (au siège), les gestionnaires paie sur sites (des hôpitaux) ne pouvant pas accéder au SIRH » Monsieur Julien Durand-Renier, responsable rémunération, données sociales et fiscales, à l’APHP.

 

4) Des nouveaux contrôles DSN

La mise en place de la Déclarations Sociales Nominatives impose de nouveaux contrôles. Par exemple, les contrôles pour une Déclaration Sociale Nominative mensuelle vont être :

  • Un fichier de contrôle de conformité
  • Un certificat de conformité
  • Un bilan d’identification des salariés
  • Un contrôle inter-déclaration
  • Un bilan URSSAF
  • Un bilan IP, Mutuelles, assurances

Ces nouveaux contrôles vont impacter la gestion paie. En effet chaque type de DSN à des contrôles spécifiques, qu’elle soit mensuelle, pour un signalement d’arrêt de travail (maladie, maternité…) ou encore pour un signalement de fin d’un contrat de travail.
Plus globalement, lors des contrôles DSN, il est conseillé de croiser les données issues de la paie avec les fichiers DSN produits par le SIRH de votre organisation.
Nous parlons ici de contrôle de contenu :

  • Extraction des données de paie à comparer avec les résultats de la DSN
  • Comparaison des blocs DSN avec les rubriques de net à payer
  • Contrôle du bordereau URSSAF avec les données de paie (montant des cotisations, assiettes, et taux).

« Monsieur Julien Durand-Renier, la DSN vous apporte-t-elle un gain de productivité ?
A ce stade, non mais nous verrons à terme. Cela représente une charge de travail supplémentaire pour mon Bureau, dans la continuité de ce que nous avons connu avec la mise en place du Prélèvement A la Source.
Cependant la DSN nous a permis davantage de fiabiliser les données dans le SIRH. Monsieur Julien Durand-Renier, responsable rémunération, données sociales et fiscales, à l’APHP.

Les 3 points à retenir :

  • Pour les employeurs publics la Déclaration Sociale Nominative va devenir (ou est déjà pour certains) un nouvel outil déclaratif, mais aussi un nouveau moyen de fiabiliser les données issues des SIRH.
  • La DSN doit permettre de gagner en productivité, car elle réduit le nombre de déclarations à transmettre. Pour réussir cette transformation, l’organisation doit être adaptée afin d’intégrer la génération, les contrôles, et les corrections dans un planning imposé entre le 5 et le 15 du mois M+1 (en fonction de la taille de l’établissement).
  • Le travail du gestionnaire de paie risque de nouveau d’évoluer, c’est alors, une opportunité de réinterroger les process de paie dans l’objectif de les intégrer dans cette norme.

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