La remise et la conservation du bulletin de paie

Moment traditionnel dans l’entreprise autrefois, la remise du bulletin de paie est devenue banal ou presque.

Tout salarié doit recevoir de son ou ses employeurs une fiche de paie lors du versement de son salaire, quel que soit le montant et la nature de ses rémunérations, ou la forme de son contrat de travail.

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L’employeur est dans l’obligation de remettre au salarié une fiche de paie.
A contre-courant de la tendance actuelle de banalisation du bulletin de paie, Calexa group s’est penché sur l’impact et les
conséquences de la remise de la fiche de paie.

 

1. Le type de remise du bulletin de paie
2. Consultation des bulletins de paie via le CPA (Compte Personnel d’Activité)
3. La preuve du paiement du bulletin de paie
4. La conservation du bulletin de paie
5. Sanctions possibles pour non-respect des dispositions légales dans la fiche de paie
6.  

1. Le type de remise du bulletin de paie

Rappel du principe : « Tout paiement de rémunération oblige l’employeur à délivrer un bulletin de paie » (Cass. Soc., 22 fév. 2006, n° 05-42.003).
La remise du bulletin de paie au salarié intervient au moment du versement du salaire :

• Elle peut être effectuée en main propre
• Par voie postale
• Ou encore sous forme électronique (bulletin de paie dématérialisé) sauf opposition du salarié.

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Depuis 2017, la dématérialisation du bulletin de paie est devenue le principe et le format papier l’exception en cas de refus par le salarié.
L’employeur devra, dans ce cas, tenir compte du refus du salarié au plus tard 3 mois après la notification de ce refus. (Service_public.fr)
Dans le cadre d’une remise dématérialisée, l’employeur doit :

• Informer le salarié de son droit d’opposition à cette voie de transmission (un mois avant la 1ère émission de la fiche de paie ou au moment de l’embauche) ;
• Fixer les conditions dans lesquelles la fiche de paie est disponible pour le salarié (durée de 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié)

Dans le cas de la dématérialisation du bulletin de paie, l’employeur doit garantir au salarié l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité.

Bon à savoir : L’acceptation du bulletin de paie par le salarié ne fait pas obstacle à une réclamation ultérieure pour des éléments absents, manquants ou erronés.

2. Consultation des bulletins de paie via le CPA (Compte Personnel d’Activité)

Le Compte personnel d’activité (CPA) est une agrégation des droits acquis par les salariés. Chômage, formation, pénibilité. Il suit la personne tout au long de sa carrière et quel que soit son statut.
Dès l’âge de 16 ans, toute personne a droit à un CPA qui permet de consulter et d’utiliser les droits acquis.
Le CPA se compose du compte personnel de formation (CPF), du compte professionnel de prévention (C2P) et du compte d’engagement citoyen (CEC).
Il permet notamment de consulter les droits acquis (formation, pénibilité), de préparer son projet professionnel, de chercher une formation et d’accéder à ses bulletins de paie.
De plus en plus, d’éditeurs de logiciels de paie permettent le lien des bulletins de paie avec le CPA.
Les droits inscrits sur le CPA, y compris en cas de départ à l’étranger, demeurent acquis jusqu’à leur utilisation ou à la fermeture du compte.
Le service en ligne associé au CPA permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie dématérialisé si son employeur utilise les services de coffre-fort électronique de l’un des 5 opérateurs agréés (PIXID, DIGIPOSTE, PRIMABOX, PEOPLE DOC…).
A ce titre, L’employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir au salarié l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par le service en ligne.

Bon à savoir : Attention le CPA ne peut être mobilisé qu’avec l’accord exprès de son détenteur. Il n’est donc pas obligatoire pour les entreprises. Si l’employeur demande à son salarié d’utiliser les heures inscrites sur le compte et que le salarié refuse de les utiliser, ce refus ne pourra en aucun constituer une faute. Le CPF, quant à lui cessera d’être alimenté au moment de la retraite sauf en ce qui concerne les heures obtenues grâce au CEC.

3. La preuve du paiement du bulletin de paie

S’il appartient au salarié de prouver qu’il a droit à une rémunération, il incombe en revanche à l’employeur de prouver qu’il a bien versé le salaire dû.
La délivrance d’un bulletin de paie ou la communication de l’attestation Pôle emploi ne suffisent pas à établir que le salaire a bien été payé.
L’employeur doit apporter la preuve du paiement par la production de pièces comptables (Cass Soc. 21-9-2016 N°15-12-107).
L’employeur réglant les salaires par chèques ou par virements bancaires, doit être en mesure de prouver les versements réalisés avec le montant de la rémunération par des éléments comptables et bancaires.
Pour Exemple : Dans le cadre d’une rémunération par chèque du salaire, la seule production d’une photocopie dudit chèque à l’ordre du salarié ne constitue pas une preuve suffisante du versement du salaire.
L’employeur devra en effet établir que le chèque a été effectivement encaissé (Cass. Soc. 18 juin 2015, n° 13-27049 D ; Cass. Soc. 13 janvier 2010, n° 08-41356 D).

4. La conservation du bulletin de paie

L’employeur est tenu de conserver un double des bulletins de salaire sous forme papier ou sous forme électronique avec un délai de conservation de ces documents de paie d’au moins 5 ans et 6 ans pour l’administration fiscale en cas de contrôle. (Article L3243-4 – Modifié par LOI n°2009-526 du 12 mai 2009 art. 26)
Dans le cas des bulletins de paie dématérialisés, l’employeur doit garantir la disponibilité des fiches de paie pendant une durée de 50 ans ou jusqu’au 75 ans de son ancien salarié.
La conservation durable du bulletin de paie électronique sera généralement assurée sous un format PDF ou ISO 19005, par exemple, qui garantissent une conservation fiable de longue durée.
Pour une sécurité maximale, l’employeur peut avoir également recours à un coffre-fort numérique qui permet un archivage sécurisé et facilement accessible pour le salarié.
Pour le salarié, il n’y a pas de limitation de durée de conservation des fiches de paie mais une forte incitation à le faire sans notion de limite de durée comme l’indique précisément la mention obligatoire relative à la conservation apparaissant généralement en bas du bulletin de paie.

Bon à savoir : Une personne nouvellement retraitée doit-elle conserver ses bulletins de salaires ? A priori, le jeune retraité n’aurait pas obligation à le faire, mais en cas de divorce par exemple, il devra justifier de sa contribution à la communauté, de même en cas de décès (si conflit entre héritiers) ou encore en cas de contrôle fiscal (dans les 4 ans suivants la liquidation des pensions…)

5. Sanctions possibles pour non-respect des dispositions légales

Les modalités de remise, de paiement, d’acceptation et de conservation du bulletin de paie par l’employeur sont très encadrées juridiquement.
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Sanctions relatives au retard ou à l’absence de paiement du bulletin de salaire

L’employeur qui paie ses salariés en retard ou qui n’exécute pas le versement du bulletin de salaire s’expose à des sanctions civiles et pénales.

• Intérêts de retard : Le conseil de prud’hommes peut condamner l’employeur au paiement du salaire. Cette condamnation est assortie d’intérêts de retard au taux légal, même si le salarié ne justifie d’aucune perte.
• Dommages et intérêts : Le salarié peut également saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir des dommages et intérêts en réparation du préjudice subi. En effet, il peut arguer que le retard dans le paiement de son salaire lui a, par exemple, entraîné des frais supplémentaires tels que des agios.

Toutefois, la condamnation de l’employeur au versement de dommages et intérêts suppose que le préjudice soit lié à sa mauvaise foi.
En cas de cessation de paiement ou de retard de paiement du salaire est un manquement grave de l’employeur à ses obligations légales.
Ces éléments peuvent donc permettre au salarié de prendre acte de la rupture de son contrat de travail aux torts exclusifs de son employeur.
Si les juges estiment qu’elle est justifiée, la prise d’acte peut produire les effets d’un licenciement dénué de cause réelle et sérieuse.
L’employeur peut donc être condamné à payer au salarié des indemnités de rupture : préavis, licenciement, mais aussi des dommages et intérêts en réparation du préjudice subi.

Sanctions relatives au retard ou à l’absence de remise du bulletin

Si l’employeur ne remet pas régulièrement le bulletin de paie au salarié (retard ou absence totale), il peut être également condamné à une contravention de 3e classe pouvant atteindre 450 € par bulletin de salaire non remis et à verser des dommages et intérêts au salarié.
Cette amende est applicable dès le premier retard et même si le salarié a été prévenu à l’avance.

Obligation de garanties de disponibilité des données

Il appartient à l’employeur qui procède à la remise des bulletins de paie sous forme électronique d’arrêter les conditions dans lesquelles il garantit leur disponibilité pour le salarié :

• Soit pendant une durée de 50 ans,
• Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans.

En cas de cessation d’activité du prestataire ou de l’employeur, les utilisateurs (salariés et ex-salariés) doivent être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.
Les utilisateurs doivent être en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
Ce qu’il faut retenir :

• La remise du bulletin de paie par l’employeur est obligatoire, remis individuellement à périodicité fixée à chaque salarié au moment du versement des salaires.
• Dans le cas de fiches de paie dématérialisées, devenu la norme depuis 2017, l’employeur garantit la sécurité, la disponibilité et l’accessibilité de ces données par le salarié
• Le bulletin de paie est un « justificatif induit » de la rémunération du salarié qui revêt le caractère d’une « présomption de paiement ». Cependant, la réalité du paiement effectué est à la charge de l’employeur et seule la production de pièces comptables aura force probante et valeur de preuve devant les juges en cas de contestation.

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