Interview : comment calculer son effectif et connaitre les obligations correspondantes

En France, les entreprises doivent se plier à une réglementation d’autant de plus en plus pesante en fonction de leur nombre de salariés. Si l’Assemblée nationale a voté une loi en septembre 2018 afin de simplifier les évaluations de ces obligations, elles restent souvent peu lisibles pour les dirigeants d’entreprise. Afin de mieux comprendre ce fonctionnement, Les Echos a consacré deux dossiers à ce sujet. L’occasion de faire appel à l’expertise de Calexa group.
24 octobre 2017, 26 octobre 2017, Actualisation octobre 2018
{{cta(’60e230bf-6470-46dc-978c-d7dca71c05de’)}}

Loi pacte sur les effectifs : les obligations légales

Le 29 septembre 2018, les députés français ont voté l’adoption d’un nouvel article de la loi Pacte dont l’objectif est l’harmonisation de la méthode de calcul d’effectif des entreprises. Pour cela, il a été retenu le mode de calcul de la sécurité sociale.
La date d’application de cet article n’a pas encore été précisée, mais ce vote est l’occasion de revenir sur les obligations légales actuelles qui vont en s’accroissant avec le nombre de salariés dans l’entreprise. Ces obligations évoluent pour le moment à partir du premier salarié, du 11^e, du 20^e et du 50^e.

Loi pacte : les obligations dès le premier salarié

Plusieurs obligations légales s’imposent aux entreprises, dès leur première embauche.
Le document unique d’évaluation des risques (DUER) doit être mis en place. Elles doivent également afficher les numéros d’urgence de manière visible.
Enfin, le nombre de stagiaires qui travaillent dans l’entreprise est plafonné à 10% des effectifs.

Loi pacte : les obligations à partir de 11 salariés

Les entreprises qui disposent de plus de 10 employés perdent une partie des exonérations de cotisations sociales liées à l’apprentissage.
Elles doivent aussi augmenter le taux de la participation à la formation continue. Ce dernier passe de 0,55% à 1%.
Elles sont contraintes de payer le forfait social sur les contributions patronales de prévoyance complémentaire et sont assujetties au versement transport, utilisé pour le financement des transports en commun.
Enfin, elles sont obligées d’organiser des élections des délégués du personnel (DP).

Loi pacte : les obligations à partir de 20 salariés

Cet échelon sera supprimé quand la nouvelle loi sera appliquée. D’ici là, voici ses contraintes :
-mettre en place un règlement intérieur ;
–embaucher des travailleurs handicapés ;
–augmenter la cotisation du Fond national d’aide au logement (FNAL), qui grimpe à 0,50 % des rémunérations.

Loi pacte : les obligations à partir de 50 salariés

Les sociétés de plus de 50 salariés sont contraintes d’instaurer la participation aux résultats. Elles doivent également négocier des accords sur la pénibilité.
Elles ont aussi pour obligation de mettre en place le contrat de génération (à l’exception du secteur des BTP).
Elles doivent enfin organiser les élections pour le Comité d’Entreprise (CE) et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT).

Loi pacte : les modes de calcul des effectifs

Pour effectuer ce calcul des effectifs selon les critères légaux, qui peuvent paraitre complexe, il suffit de connaitre les règles. C’est ce que nous explique le consultant Calexa group, qui se veut rassurant :
« Il ne faut pas être apeuré par la complexité de l’ensemble. Il suffit de bien identifier les règles qui vous concernent et laisser les autres de côté. Dans la majorité des cas, les entreprises ont des contrats simples ».

Prendre en compte le type et la durée des contrats

Pour effectuer le calcul obligatoire d’un effectif moyen, qui se fait généralement au 31 décembre, il convient de calculer la moyenne des effectifs mensuels sur l’année.
En fonction de leurs contrats et de leurs durées de travail, les salariés ne sont pas comptabilisés de la même manière.
Un salarié en CDI à temps plein compte ainsi pour une unité, tout comme les travailleurs à domicile et la totalité des mandataires sociaux.
Pour les autres, et quelle que soit la nature de leur contrat à temps partiel, il suffit de calculer au prorata de leur temps de travail (une demi unité pour un mi-temps).
Enfin, il convient d’exclure des calculs les travailleurs suivants :

• Remplaçant d’un salarié absent ;
• Contrat de travail suspendu ;
• Intérimaire ;
• Contrat d’apprentissage et de professionnalisation ;
• Contrats uniques d’insertion ;
• Emploi d’avenir, stagiaire, VIE.

Mettre en place une définition commune de l’effectif entre les différents outils RH

Pour calculer les effectifs, notre consultant donne un conseil de premier plan :
« Il existe une règle d’or : avoir une unique définition pour les effectifs, entre les services de paie, de contrôle de gestion et RH, pour éviter les confusions. »
Suivre cette règle évitera bien des soucis et des pertes de temps aux services RH. « L’assujettissement au paiement de certaines cotisations dépend de certains seuils, qui peuvent rapidement créer des surprises, surtout dans les petites entreprises en croissance. Certaines se retrouvent au 31 décembre devant le fait accompli et devront payer beaucoup plus l’année d’après. Alors qu’il est possible d’optimiser et de réaliser des économies », nous explique Calexa group.
Afin de suivre ce conseil, il convient de s’appuyer sur des outils informatiques (SIRH), qui permettent de centraliser et d’harmoniser les données entre ces différents services.
C’est le sens du témoignage de la responsable RH de l’entreprise Phénix, Sandrine Margirier, qui explique que « Nous utilisons Excel pour gérer les temps partiels, même si nous réfléchissons à la mise en place d’outils à l’avenir car nous grossissons rapidement ».
Les trois points-clés à retenir :

• La législation change et les nouveautés ont déjà été votées. Cependant le calendrier de mise en place n’a pas encore été fixé et les anciennes règles s’appliquent

• Chaque entreprise est dans l’obligation de calculer ses effectifs et de suivre les règles qui correspondent à leur nombre de salariés.

• La meilleure manière d’éviter les mauvaises surprises et les décalages dans le cadre de son calcul d’effectif est d’uniformiser la définition de l’effectif entre tous les outils RH.

Business Les Echos :
https://business.lesechos.fr/entrepreneurs/ressources-humaines/calcul-d-effectifs-comment-etre-sur-de-n-oublier-personne-314627.php
https://business.lesechos.fr/entrepreneurs/ressources-humaines/effectifs-les-obligations-legales-quand-vous-franchissez-les-seuils-314623.php 
{{cta(‘bfdcbab7-1c68-46cf-a989-6fa60b5c75d0’)}}