#INSIDE : La régie SIRH, un engagement de moyens et une rencontre avant tout humaine

Calexa Group vous propose un article sur le recours à la régie SIRH en entreprise via un échange avec Zhang Luo, Responsable SIRH et Data du Groupe Criteo ; mais avant, quelques explications :

Qu’est-ce que la régie lorsque l’on fait appel à un cabinet externe ?
Une régie est avant tout un engagement de moyens pour le cabinet externe : Une entreprise détermine un besoin de mise à disposition d’une expertise supplémentaire ou en remplacement d’un collaborateur, sur une période définie et le cabinet de prestation externe met à disposition un ou plusieurs consultant(s) pour celle-ci.
Cette solution permet également une grande agilité de sélection ; pas besoin de formaliser un cahier des charges. L’entreprise peut miser sur le profil technique / humain lors d’un simple entretien.
La particularité de la régie est que la facturation est réalisée au réel : chaque jour travaillé au service de l’entreprise cliente est facturé au fil de la période d’engagement du contrat. Bien entendu, les prestations peuvent être renouvelées dans le temps selon l’évolution des besoins.
Le contrat en régie s’oppose au contrat au forfait. En effet, le forfait est un engagement de résultat pour le cabinet externe : le prestataire externe propose un nombre ferme et contractualisé de jours nécessaires pour atteindre l’objectif fixé par l’entreprise cliente ; ceci dans un cadre clairement défini. La facturation est alors différente du fil de réalisation du contrat (en fonction de jalons pré-déterminés par exemple).

Afin de détailler le contrat en régie d’une prestation de conseil SIRH, nous avons donné la parole à notre interlocutrice afin de nous apporter son expérience et son point de vue sur le sujet :
« Il nous a paru en effet primordial d’engager un projet de création des référentiels GPEC et des processus à venir, à l’aide d’outils méthodologiques, avant même de réfléchir à notre transformation digitale RH et au choix d’une solution SIRH. »
Zhang LUO a intégré le Groupe Criteo en Septembre 2017 en tant que Data analyst RH.
Forte d’expériences tout d’abord RH puis en SIRH, elle a par la suite ajouté l’expertise Comp & Ben à son panel de compétences.
Zhang est aujourd’hui Responsable SIRH et Data au sein de Criteo.

Bon à savoir : Criteo est une entreprise française fondée en 2005 à Paris dont l’activité est le re-ciblage publicitaire sur internet. Aujourd’hui, l’entreprise est implantée à l’international et compte 2 700 collaborateurs répartis dans le monde, au sein de 28 bureaux.

1. Dans quel contexte avez-vous souhaité faire appel à une régie ?
2. Pourquoi privilégier un contrat de prestation en régie plutôt qu’un CDD ?
3. Les missions confiées ont-elles évoluées ?
4. Avez-vous rencontré des difficultés pour l’intégration dans l’équipe ?
5. Quels avantages trouvez-vous avec cette prestation SIRH ?
6. En quoi la régie a contribué à vos derniers succès 

 

Merci Zhang de nous accorder un peu de votre temps. Tout d’abord, dans quel contexte avez-vous souhaité faire appel à une régie SIRH au sein de votre équipe ?

« Il me paraît nécessaire de préciser que lorsque nous avons décidé de faire appel à un consultant SIRH en régie, je n’étais pas la Responsable du service.
Criteo compte 110 experts RH salariés répartis sur différents pôles d’expertise et il nous tient à cœur de favoriser les parcours professionnels au sein de notre organisation. Ainsi, l’un de nos experts SIRH a souhaité réaliser une mission temporaire sur un autre poste (nous appelons cela « un voyageur » en interne).
Il nous était nécessaire de remplacer cette personne afin d’assurer une continuité de service, notamment sur le support utilisateurs et les évolutions de notre outil SIRH Workday. C’est ainsi que nous avons intégré une consultante externe au sein de nos équipes. »
Regie-conseil-SIRH

Mais alors, pourquoi privilégier un contrat de prestation en régie plutôt qu’un CDD ?

« Initialement, cet appel à un consultant externe en régie, était un remplacement temporaire. Nous ne souhaitions pas lancer un processus de recrutement pour aller plus vite : Nous recherchions un professionnel expérimenté qui serait très rapidement embarqué sur le poste et ainsi, pouvoir bénéficier d’une grande flexibilité et être assuré d’une satisfaction du travail effectué par le profil externe choisi.
Par la suite, nous avons finalement recensé un départ au sein de l’équipe SIRH interne. Compte-tenu de la qualité du profil de la consultante experte qui nous accompagnait au quotidien jusque-là et d’un choix budgétaire interne, nous n’avons pas lancé de recrutement. »

Nous sommes aujourd’hui en 2021, les missions confiées à la consultante SIRH ont-elles évoluées ?

« Oui, totalement ! Elle a, par exemple, été responsable du suivi et de l’assistance sur notre campagne de performance en 2019 / 2020.
En tant que manager, il me tient à cœur d’adopter une gestion agile des équipes : Il faut faire évoluer les missions internes selon les expertises et les appétences de chacun.
Ainsi, la consultante externe a pu également travailler sur différents sujets :
– Sur la Data (Reporting KPI, égalité hommes/femmes, etc.) ;
– Sur le conseil et le choix de prestataires externes ;
– Sur des projets de grande envergure internes en tant que partie prenante.
Nous avons beaucoup de projets et d’ambitions sur notre offre de service RH, SIRH et Data, il faut le dire ! ».

Intégrer un prestataire externe en régie au sein d’une équipe de collaborateurs internes n’est pas toujours évident, avez-vous rencontré des difficultés ?

« Absolument pas ! Dès l’arrivée de la consultante, nous savions que nous avions un réel besoin et son accueil a été fluide. La culture d’entreprise de Criteo est très positive, nous assurons un onboarding des prestataires externes de la même façon qu’un nouveau salarié tant d’un point de vue humain que matériel d’ailleurs.
Je considère travailler avec une belle équipe humaine et soudée. La consultante a également été « adoptée » par les équipes métiers RH.
Mon seul petit challenge, si je dois en trouver un, est en lien avec la hiérarchie. Notre département a observé quelques mouvements de manager ces derniers temps, ceux-ci peuvent penser que la priorité en termes de gestion du capital humain est interne, je me fais un devoir de rappeler que notre consultante SIRH en régie fait partie de l’équipe, et ses suggestions devraient peser le même poids dans nos prises de décision.
En synthèse, je la considère comme un membre à part entière de mon équipe tout comme chacun de ses collègues. »

Avec le recul que vous avez aujourd’hui, quels avantages trouvez-vous à cette prestation SIRH en régie ?

« J’apprécie énormément le fait de pouvoir apprendre et m’inspirer des pratiques de la consultante.
Premièrement, le savoir-être d’un consultant, basé sur un sens de l’adaptation accru et une force de proposition sur les divers sujets que nous rencontrons, offrent une véritable plus-value à l’équipe.
Les qualités intrinsèques du profil sont également des avantages majeurs pour Criteo : Elle dispose d’une expertise et un sens critique sur les outils SIRH ainsi que d’un bagage RH qui permet de communiquer et d’apporter des idées aux équipes RH métiers.
Une nouvelle culture de capitalisation, de veille et d’émulation collective s’est instaurée au sein de mes équipes. »

Pouvez-vous nous parler des derniers succès du service SIRH/Data ? En quoi la modalité d’une régie y-a-t-elle contribué ?

« L’avantage de la modalité de régie est la possibilité de piloter l’ensemble des activités de la consultante au sein de mon équipe. Elle a donc pu participer à plusieurs projets sans que nous ayons à contractualiser chacune de ses missions.
Nous avons déployé un très beau projet en 2020, très médiatisé en interne : La dématérialisation des documents individuels (diplômes, CV, Documents individuels, arrêts maladie, etc.). Ce projet s’est déroulé en 3 étapes avec une configuration différente selon les besoins des pays où sont implantés le Groupe.
La consultante a apporté une expertise SIRH sur les différentes phases du projet : lors de l’étude de faisabilité, en proposant des choix de conception, en participant à la recette mais également à la mise en production, habituellement portée par l’IT. La consultante a su relayer les experts techniques pour avancer plus rapidement.
Aujourd’hui, ce projet de dématérialisation bénéficie d’un ROI positif avec une réelle diminution du temps consacré à des tâches à faible valeur ajoutée.
Un autre beau projet pour lequel la consultante a été sollicité en binôme avec un interne, est un audit du processus de Recrutement ou plutôt des processus existants (cartographie des étapes, ce qui fonctionne bien ou pas, les opportunités, …) afin de créer un processus unifié et préparer un remplacement d’outil de recrutement à venir. 
Comme je vous le disais, nous avons encore de beaux projets à mener. »
Nous remercions Zhang LUO de ce retour d’expérience sur le recours à une prestation SIRH en régie au sein des équipes SIRH & Data de Criteo.
A travers ce témoigne, nous comprenons que la régie est effectivement un engagement de moyens pour bénéficier d’un renfort externe expert, efficient et flexible pour réaliser des missions quotidiennes au sein de l’entreprise. Mais nous pouvons également constater qu’il s’agit également d’une rencontre humaine et d’une véritable intégration d’un(e) consultant(e) au sein d’une équipe, de ses challenges et de ses rituels.