Les 5 enjeux stratégiques majeurs de la conduite du changement SIRH

Lors d’un projet SIRH, comme pour tout autre typologie de projet, la conduite du changement permet la réussite de la transformation et l’adhésion au nouvel outil. Elle est aussi importante que le choix du SIRH ou que la gestion de projet SIRH en tant que telle.

1. Les enjeux humains de la conduite du changement SIRH
2. Les enjeux financiers de la conduite du changement SIRH
3. Les enjeux de la DRH au travers de l’équipe projet dans la conduite d’un projet SIRH
4. Les enjeux temporels de la conduite du changement SIRH
5. L’enjeu de compétence et d’expertise sur la conduite du changement d’un projet SIRH

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Les enjeux humains de la conduite du changement SIRH

Les enjeux liés aux collaborateurs de l’entreprise sont en majorité individuels puis collectifs. Il est nécessaire de satisfaire leurs besoins et comprendre leur fonctionnement en tant qu’individu pour assurer la réussite d’un projet SIRH.
Un des principaux enjeux humains est de donner du sens afin de montrer que le projet est en phase avec la stratégie de l’entreprise et démontrer que le projet apporte de l’efficience dans l’organisation et les activités des personnes.
Afin de répondre à ces enjeux humains lors d’un projet SIRH, il est nécéssaire de :

• Identifier les résistances au changement ;
• Dépasser les freins psychologiques des collaborateurs quant au changement ;
• Obtenir une information proactive et complète pour réduire le stress ;
• Bénéficier d’une consultation au cours du projet SIRH et participer à la prise de décision ;
• Faire adhérer au projet SIRH, en devenir sponsor ;
• Conserver un niveau d’expertise et de compétences (peu importe l’écart technologique entre l’ancien outil et celui apporté par le projet SIRH) ;
• Simplifier le travail par l’ergonomie ;
• Réduire les tâches chronophages ;
• Faire percevoir le nouvel outil comme un outil du quotidien efficace et durable.

Ces enjeux sont d’autant plus grands qu’ils sont à géométrie variable et peuvent concerner l’ensemble des collaborateurs notamment pour des systèmes d’information de gestion des ressources humaines ou des outils de GTA (Gestion des temps et des activités).

Les enjeux financiers de la conduite du changement SIRH

Mettre en œuvre un projet SIRH tout en accompagnant le changement pour en assurer sa réussite et son adhésion nécessite un budget dédié. Celui-ci devra être mis en perspective avec le retour sur investissement (ROI) lié au gain de rentabilité à la suite du projet SIRH.
Les enjeux financiers majeurs sont :

• Attribuer les bons moyens financiers vis-à-vis des objectifs du projet SIRH ;
• Respecter le budget dédié à la conduite du changement en parallèle de celui du projet SIRH ;
• Mesurer le ROI de la conduite du changement en fin de projet et la rentabilité postérieurement ;
• Garantir le maintien de la productivité tout le long du projet.

Les enjeux humains de la conduite du changement SIRH.

Les enjeux de la DRH au travers de l’équipe projet dans la conduite d’un projet SIRH

La Direction des Ressources Humaines porte les projets SIRH au travers de son équipe projet. Plus généralement, ces acteurs doivent prendre en compte tous les enjeux énumérés pour en définir des plans d’action opérationnels et conduire le changement.
Voici les enjeux de la DRH et de l’équipe projet SIRH :

• Participer au succès de l’entreprise ;
• Cibler les sponsors du projet et la stratégie gagnante d’adoption ;
• Réduire le stress et le rejet lié au changement ;
• Maintenir la crédibilité de l’équipe RH ;
• Communiquer sur le projet auprès des utilisateurs cibles ;
• Assurer l’acquisition de nouvelles compétences des utilisateurs (notamment technologiques) ;
• Être le garant des intérêts de l’entreprise auprès de l’éditeur ;
• Garantir le maintien de la productivité tout le long du projet ;
• Rationaliser les coûts et les délais ;Améliorer la productivité à la suite de la mise en place du nouvel outil SIRH.

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Les enjeux temporels de la conduite du changement SIRH

Dans la conduite d’un projet SIRH et de gestion du changement, deux enjeux sont souvent oubliés mais pourtant indispensables.
Un enjeu important dans la conduite du changement SIRH : le temps. Le premier est le temps. Il est primordial de s’interroger sur la chronologie de la conduite du changement et la planification des actions.

Quand mettre en place une conduite du changement SIRH ?

La démarche de conduite du changement est souvent minimisée au profit de moyens financiers et de ressources dédiées au déploiement du projet SIRH.
Celle-ci est pourtant capitale puisqu’elle assure l’adoption de l’outil in fine. Il est donc primordial de lui consacrer du temps, au cours du projet ainsi qu’en amont et en aval.
La conduite du changement représente un projet à part entière toutefois très lié au projet de transformation technologique.
La phase de diagnostic, c’est-à-dire de considération des différents enjeux présentés dans cet article, doit être effectuée en amont du projet. Celle-ci a pour but de compléter les éléments de recueil des besoins fonctionnels pour le choix d’un éditeur à venir.
La phase de restitution et de suivi du changement intervient en fin de projet pour offrir une restitution globale « à chaud » du réalisé comparé aux enjeux identifiés dans le plan stratégique.
Il est intéressant de poursuivre la conduite du changement par un suivi postérieur (à 6 mois, 1 an…) pour obtenir une restitution de pérennisation de l’outil SIRH auprès des utilisateurs ainsi que mesurer le gain de productivité effectif.
Cette étape permet également de mettre en place un nouveau plan d’action si les résultats de la restitution ne sont pas satisfaisants.

Planifier la conduite du changement dans le cadre d’un projet SIRH

Au même titre que la gestion de projet du déploiement d’un outil SIRH, la conduite du changement doit être planifiée.
On identifiera le cadencement optimal des actions à mener ou encore des instances de suivi afin de s’assurer qu’aucune action n’est oubliée et qu’elles sont menées au bon moment.
Par exemple, pour les actions de communication, il faut communiquer aux bons publics le bon message au bon moment. La mise en place d’un pilotage de la conduite du changement et d’un retroplanning permet cette efficience.

L’enjeu de compétence et d’expertise sur la conduite du changement d’un projet SIRH

La conduite du changement est un domaine aux compétences et méthodologies à part entière, qui inclut des compétences transverses. Elle nécessite un développement des compétences spécifique :

• La stratégie : connaître les outils d’analyse, identifier les facteurs clés de succès ;
• La gestion de projet : piloter, planifier et mettre en œuvre les actions ;
• La psychologie : considérer les problématiques soulevées par les enjeux humains et proposer des outils comme leviers ;
• La communication : analyser les messages et les supports par destinataires ;
• La formation : Produire les supports de formation adaptés aux utilisateurs, accompagner dans une démarche pédagogique et animer.

Une ressource capable d’accompagner le changement par son expertise en conduite du changement est un réel facteur clé de succès pour votre projet SIRH. Ces ressources peuvent être identifiées en interne au sein de votre organisation ou externes le cas échéant.
Que ce soient en interne ou en externe, les évolutions technologiques SIRH couvrent de nombreux enjeux qui touchent l’ensemble de votre organisation. Ils nécessitent de conduire le changement sous-jacent à votre projet de transformation technologique ainsi que des moyens et actions dimensionnés pour en assurer la réussite et l’adhésion.
Les 3 points essentiels à retenir : 

• La conduite du changement SIRH est un projet à part entière dans le projet SIRH et doit être réfléchie avant, pendant et après le projet.
• A-delà des enjeux humain et financiers, les enjeux temporels et d’expertise ne sont pas à négliger.
• La conduite du changement SIRH est un moyen de mener à bien la transformation et garantir la réussite du projet.

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