Comment mettre en place un SI de gestion des temps et des activités ?

Loi sur les 35 heures, télétravail, annualisation sont autant de facteurs qui entraînent aujourd’hui des temps de travail de plus en plus individualisés.
Face à ce phénomène, il devient indispensable pour les entreprises de trouver les outils adéquats pour garder une visibilité sur les présences, les absences et les temps de repos de leurs collaborateurs et ainsi garantir une meilleure gestion des ressources humaines.

Comment mettre en place une gestion des temps et des activités ? Un nouvel enjeu auquel doit répondre le service des ressources humaines !

1. Pourquoi faut-il contrôler le temps de travail des salariés ?
2. Mise en place d’un système de contrôle du temps de travail : que dit la loi ? 
3. Le contrôle du temps de travail et des horaires de l’entreprise au cas par cas
4. Comment mettre en place un système de gestion des temps et des activités ?

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Pourquoi faut-il contrôler le temps de travail des salariés ?

Le contrôle des heures est nécessaire pour pouvoir comptabiliser et rémunérer les heures de travail et potentiellement les heures supplémentaires. L’enjeu est également de surveiller le respect des obligations légales (temps de repos, heures de travail, maxima légaux).
Contrôler le temps de travail permet un décompte effectif des heures de travail en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de litiges avec un salarié. 
Au delà du temps de travail (présences et absences), les entreprises peuvent s’interroger sur le suivi d’activité, la planification et le contrôle d’accès. Ces 3 notions sont relatives aux « A » de GTA (Gestion des temps et des activités).
Comptabiliser et rémunérer les heure de travail pour mieux respecter les obligations légales.

 

Mise en place d’un système de contrôle du temps de travail : que dit la loi ?

Il est important de savoir que la loi n’impose pas la forme du système de contrôle des temps. Cependant, si l’entreprise choisit d’instaurer un SIRH de Gestion des temps et des activités, il faut respecter les règles suivantes :

• Consulter le comité d’entreprise ou les délégués du personnel ;
• Informer préalablement les salariés ;
• Envoyer une déclaration simplifiée à la CNIL (depuis mai 2018 avec la mise en place du RGPD, cette déclaration n’est plus obligatoire) ;
• Avoir un système de décompte du temps de travail fiable et infalsifiable ;
• Ne pas porter atteinte aux libertés des salariés.

 

Le contrôle du temps de travail et des horaires de l’entreprise au cas par cas

Dans le cas de l’horaire collectif

Les obligations de l’employeur varient selon les horaires de travail :

• Seul l’affichage des horaires est obligatoire ;
• En cas de changement, les salariés doivent être prévenus ;
• Le duplicata de l’affichage pour l’inspecteur du travail est obligatoire ;
• L’employeur doit pouvoir justifier les heures effectuées par les salariés.

Dans le cas des horaires individualisés

Un double décompte est obligatoire par l’entreprise et le salarié :

• Il doit enregistrer ses heures de début et de fin de journée ainsi que ses pauses : le chef d’entreprise est passible de 750 euros d’amende par salarié non contrôlé ;
• Prévoir un récapitulatif des heures effectuées ;
• Il est préférable de conserver les documents de décompte de la durée du travail pendant 5 ans (période qui correspond à la prescription des salaires).

En cas de forfait en jours sur l’année, par exemple pour les cadres, le récapitulatif des jours travaillés sera annuel.

 

Comment mettre en place un système de gestion des temps et des activités ?

Concrètement voici comment mettre en place le système de gestion et de contrôle du temps des salariés, étape par étape :

Définir le cadre et les objectifs

Définir les objectifs en début de phase de projet revient à :

• Définir les enjeux ;
• Hiérarchiser les fonctionnalités ;
• Définir les champ d’application.

Écrire ou mettre à jour son livre blanc GTA

Ecrire et mettre à jour régulièrement son référentiel interne.
L’entreprise est tenue d’adapter et de mettre à jour régulièrement son règlement interne. Pour cela, il faut mettre à jour le référentiel composé de l’ensemble des :

• Conventions ;
• Accords d’entreprises ;
• Notes internes.

Ce référentiel est appelé livre blanc. Il regroupe l’ensemble de ces éléments ainsi que l’ensemble des règles et spécificités en application dans l’entreprise.
Cet outil permet d’être à jour sur toutes les évolutions réglementaires pouvant affecter l’organisation interne de l’entreprise et notamment l’organisation des temps de travail (exemples : évolution des accords de branches ou des accords d’entreprise).

Il faut s’assurer que les règles décrites dans les accords correspondent à la réalité et aux pratiques de l’entreprise.

Différences de cultures internes

Le dialogue social et pratiques RH peuvent influencer la mise en place du SIRH de Gestion des temps.
En effet, la mise en place d’une GTA (Gestion des Temps et Activités) est plus simple lorsque les règles et pratiques ont déjà été formalisées par écrit. L’analyse de ces pratiques peut s’avérer utile au moment du déploiement de la GTA.
Lorsque le dialogue social est bien instauré dans une entreprise, les modalités de gestion du temps sont mieux appréhendées et formalisées.

Anticiper l’étape de spécification

Cette étape qui arrive au moment de la consultation demande de formuler les attentes et besoins pour une phase de spécification plus efficace et fiable. Elle consiste à :

• Récolter et compiler les éléments « fondateurs » (convention collective, accords…) ;
• Recenser les pratiques habituelles et les cas particuliers, car il y a souvent des écarts entre la réglementation officielle et ce qui se fait en entreprise ;
• S’assurer que tout le monde ait bien compris les règles de gestion du temps de travail.

Cette étape de spécification peut permettre d’aller plus loin dans la digitalisation et proposer un portail RH qui, en plus de gérer les temps, peut gérer des processus liés aux temps comme par exemple :

• Validation des heures supplémentaires via workflow ;
• Gestion des frais de garde d’enfants ;
• gestion des demandes d’absences avec ou sans justificatifs.

Le livre blanc est également utilisé pour définir les règles cibles dans le cas d’un nouveau fonctionnement. Attention donc à bien se mettre d’accord sur le contenu du livre blanc (existant vs attendus) avec l’ensemble des acteurs du projet.

Choisir les bonnes personnes dans le groupe de travail

Fonder un groupe de travail sur l’établissement d’une Gestion des Temps et des Activité afin de :

• Se mettre d’accord sur les objectifs ;
• Avoir une vision globale des modes de gestion des différents services ;
• Voir comment l’application va s’intégrer dans le SI ;
• Spécifier le système en fonction de leurs attentes ;
• Motiver sur le projet et en favoriser ainsi la réussite ;
• Faire participer tous les collaborateurs pour favoriser l’implantation.

Bon à savoir :  la mise en place d’un outil de GTA est piloté par la Direction des Ressources Humaines mais nécessite une travail transverse avec la DSI, le contrôle de gestion, la direction marketing, la direction commerciale en fonction des attendus et enjeux de l’entreprise.

Identifier les cas d’exception

De nombreux cas particuliers de gestion des temps peuvent s’accumuler au fil du temps. Ils compliquent un peu la tâche. Il faut donc :

• Les identifier, les quantifier pour décider du traitement le plus adapté ;
• Envisager une négociation avec les partenaires sociaux dans certains cas pour simplifier ces cas particuliers ;
• Les traiter manuellement s’ils n’ont pas un caractère répétitif (prime annuelle ou absence exceptionnelle) pour éviter d’alourdir la GTA avec des automatismes complexes.

Un outil de gestion des temps et des activités peut se révéler être une véritable réponse aux problématiques liées aux temps de travail si l’entreprise s’est bien préparé à sa mise en place.
Les trois points-clés à retenir :

• Le contrôle des heures est primordial à la fois pour comptabiliser et rémunérer les heures de travail mais également pour surveiller le respect des obligations légales.
• La loi n’impose pas de forme de suivi des temps pourtant, l’entreprise assure sa sécurité et sa rentabilité avec un système de Gestion du Temps et des Activités ;
• Dans le cas d’une mise en place d’un SIRH de GTA, il faut bien étudier la phase de spécification et faire attention aux cas particuliers.

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