Comment éviter des erreurs aux conséquences lourdes dans la saisie de paie ?

Toutes les entreprises, de la PME à la multinationale, sont concernées par la gestion de paie et ses diverses exigences : elle doit être exacte, versée dans les temps, déclarée aux organismes, et conforme à la réglementation.
Le responsable de paie porte ainsi sur ses épaules une lourde charge : une faute peut nuire gravement à la société et entraîner des poursuites judiciaires, des amendes, et détériorer son image auprès des salariés.
Or il est assez fréquent que le responsable, dans sa gestion quotidienne de conformité et d’échéances, puisse se tromper.
Voici donc nos 5 conseils pour éviter les erreurs de saisie de salaire.

Conseil n° 1 : Donner la parole à vos salariés

Les salariés sont les premiers concernés par la paie : les responsabiliser en les informant, leur donner la possibilité de vérifier leurs données personnelles et en leur confiant certaines saisies comme les absences ou les demandes d’acomptes.
Voici nos conseils pour inclure les employés dans le process de rémunération :

• Distribuer des documents informatifs sur leur situation administrative interne dès leur arrivée dans l’entreprise afin d’anticiper les problèmes de salaire dans le futur ;
• Créer et gérer des process de vérification pour les employés et les managers afin de vérifier et mettre à jour leurs informations administratives personnelles qui vont permettre d’établir les fiches de paie. Par exemple, avec une plateforme en self-service via une connexion sécurisée ;
• Établir une signature électronique qui atteste de la véracité des données qu’ils vont fournir à l’entreprise ;
• S’assurer de la mise à jour régulière de ces informations ;
• Mettre en place un process pour signaler les problèmes de paie et pouvoir les régler le plus rapidement possible en cas d’erreur. Avoir un interlocuteur, par exemple via une hotline, permet de rassurer les collaborateurs et de patienter jusqu’à la résolution du problème ;
• Disposer d’un outil fiable de gestion des temps qui permettra de calculer la présence et le temps de travail pour éviter tout conflit et payer en fonction de ce calcul.

Conseil n° 2 : Classifier vos salariés

Les employés ne disposent pas tous du même statut. Avec l’attractivité croissante de la flexibilité du travail, les profils se diversifient au sein d’une entreprise.
Si vous comptez dans vos équipes des expatriés ou des contrats aidés consultants, prévoyez une classification à part. En effet, ceux-ci ne sont pas des salariés types : ils ont des cotisations bien spécifiques.
Établir un classement par profils vous permettra de mieux vous y retrouver, de gérer les différentes échéances de paiement, et d’éviter les inexactitudes dans la saisie.

Conseil n° 3 : l’erreur est (souvent) humaine

La saisie manuelle des traitements engendre de fréquentes fautes et de lourdes pertes de temps.
Pour éviter cela, les outils de gestion de paie sont très efficaces : la plupart des tâches sont automatisées. Des progiciels tout-intégrés permettent de se passer au maximum des problèmes de saisies multiples.
En cas d’interface, l’intégration des variables de paie se fait via des fichiers automatiques. Le temps passé autrefois à saisir sert à présent à contrôler ces automatiques. Les doublons, les oublis et erreurs de frappe sont nettement moins nombreux, et les responsables gagnent un temps considérable.
A noter que les systèmes de paie offrent même aujourd’hui des outils de contrôles embarqués au mieux, ou des requêtes pour les moins avancés.
Quels sont les risques d’une erreur de saisie dans une fiche de paie ?

Conseil n° 4 : Soyez attentif à la législation

La législation est un domaine mouvant, souvent critique pour les responsables de paie. Être attentifs aux changements et aux promulgations de nouvelles lois qui peuvent affecter les salariés (RGPD), ou l’entreprise (prélèvement à la source), permet d’anticiper leur mise en place.
Une mauvaise mise à jour peut entraîner des sanctions pour la société. Pour éviter cela :

• Veiller à la mise à jour en temps et en heure des nouveaux taux des cotisations (chômage, retraite, sécurité sociale, prélèvement à la source…) ;
• Archiver les fiches de paie des employés pour se protéger d’une quelconque réclamation en utilisant par exemple les solutions de dématérialisation actuelles du marché incluant des coffres fort de paie ;
• Ou bien plus radicalement sous-traiter à une société de comptabilité ou de gestion de paie afin de s’assurer que les règlements des taxes et impôts sont effectués à temps et sont correctement gérés. En cas d’externalisation, les pénalités sont alors à leur charge.

Vous aurez ainsi la tranquillité d’esprit d’une entreprise en règle.

Conseil n° 5 : Maitriser le temps

Maîtriser les délais du calendrier de paie tout en s’aménageant des marges qui permettent de réagir en cas de problème :

• Les dates importantes de paiement ;
• Les dates de la paie de vos salariés pour être dans les temps et s’y préparer à l’avance.

La précipitation ou le retard peuvent entraîner des erreurs qui risquent de vous coûter cher dans les deux cas :

• Un décalage dans le règlement des cotisations peut entraîner une majoration l’année suivant celle de l’impôt sur le revenu.
• Un retard dans la rémunération de vos employés peut générer un fort mécontentement de leur part, et se répercuter sur la qualité de leur travail et leur motivation.

La gestion de paie est un métier versatile exigeant rigueur, organisation, et veille constante. Le responsable porte l’obligation d’être à jour sur les différents aspects réglementaires auxquels l’entreprise est soumise (droit du travail, convention collectives, accord d’entreprise).
Dernièrement, la promulgation du prélèvement de l’impôt à la source a bouleversé tout le système de gestion de paie dans les entreprises.
Pour s’assurer d’être conforme à la nouvelle législation, les sociétés peuvent choisir de se faire accompagner dans leur conduite du changement, et éviter ainsi tout risque d’erreurs.
Les trois points-clés à retenir :

• L’erreur de saisie est humaine, mais peut vous coûter très cher : un outil de gestion fiable et performant vous évitera des problèmes et vous fera gagner du temps à vos responsables. L’externalisation est également une option rassurante.
• Attention aux changements de législation et aux différents statuts particuliers des collaborateurs :
• Le maître mot pour éviter les fautes de saisie de paie est organisation : en planifiant la collecte et la vérification des informations auprès de vos salariés, en créant des calendriers dotés de rappels aux dates d’échéance, en prévenant les risques, vous devriez limiter les inexactitudes.

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