1 – Définir les données à reprendre

La première étape consiste à délimiter le périmètre des données à reprendre. L’entreprise doit se demander quelle population est concernée, quelles catégories de données vont migrer et enfin quel historique est visé par la migration de données.

1.1 La population

Au moment de changer le logiciel de paie, l’entreprise doit obligatoirement définir le type de population dont les données sont à reprendre. Si les données des salariés en place lors du démarrage du projet vont logiquement migrer, la question de pose toutefois pour celles des collaborateurs n’ayant pas de fiche de paie, comme les intérimaires et les prestataires externes. Est-il nécessaire de reprendre les données relatives à ce type de professionnel ? Il est conseillé à l’entreprise de peser le pour et le contre avant d’effectuer cette démarche.

L’employeur n’est pas non plus obligé de reprendre les données de ses anciens collaborateurs. Certains d’entre eux méritent toutefois d’être intégrés au scope de reprise des données, comme les salariés éligibles au versement d’une prime d’intéressement/participation ou ceux susceptibles de revenir dans la société (vacataires, CDD, saisonniers…).

Si le logiciel de paie est lancé en cours d’année, il convient à l’entreprise de conserver les informations des salariés ayant terminé leur contrat depuis le 1^er janvier de l’année N. En cas de réembauche, l’entreprise peut ainsi reprendre les cumuls fiscaux et sociaux. Les sociétés voulant reprendre leurs ex salariés doivent impérativement définir une limite temporelle (ex : les salariés ayant quitté l’entreprise 3 ans avant la date de démarrage du nouveau logiciel ne peuvent pas revenir).

1.2 Le type de données à reprendre

De manière générale, les logiciels de paie rassemblent les informations relatives à la gestion administrative du personnel et à la paie. Ils peuvent éventuellement exploiter les informations liées à la GTA (gestion des temps et des activités) et à la comptabilité. C’est donc cet ensemble de données que l’entreprise doit insérer dans son nouveau logiciel.

Ceci étant dit, l’entreprise a tout intérêt à mener une étude préalable des champs et des tables de son système existant, et à auditer les maquettes et les tables/référentiel cibles. Ce travail lui permet de valider l’exhaustivité des données à reprendre.

1.3 La reprise de l’historique

C’est un fait : bon nombre de contrats de travail évoluent sur la durée. Changement de poste, de rémunération, d’horaires… Les salariés n’effectuent plus une carrière linéaire, et ce cadre de travail versatile tend à se généraliser ces dernières années. Par conséquent, l’entreprise doit se demander s’il est indispensable d’effectuer une reprise des historiques des salariés, et si oui, sur combien d’années ? 

Ce questionnement est important puisque la reprise d’historique densifie le volume de données à reprendre, et donc impact le lancement du nouveau logiciel de paie. La reconstitution des occurrences multiplie également le risque d’erreurs. Enfin, la reprise d’historique allonge les temps de traitement pour les extractions en source et l’import de données en cible.

Par conséquent, il est vivement recommandé à l’entreprise d’analyser les raisons de cette démarche. A-t-elle accès au logiciel source après démarrage ? Peut-elle historiser automatiquement la carrière du salarié sur le certificat de travail ? Est-elle capable de générer des reportings ou des tableaux de bord ?

2 – Choisir les meilleurs outils pour la migration des données

La deuxième grande étape vise à sélectionner le logiciel permettant d’effectuer la migration de données. Et comme dit l’adage : aux bons ouvriers les bons outils. Cela prévaut pour les entreprises.

Pour transférer au mieux leurs données depuis une source vers un autre système, ici le logiciel de paie, les entreprises peuvent s’appuyer sur des outils puissants et fiables comme l’ETL. Si on traduit ETL (Extract-Transform-Load) en Français, on obtient Extraction-Transformation-Chargement, ce qui correspond aux actions chronologiques de ce logiciel. Voici les trois phases de l’ETL correspondant aux trois prochaines étapes d’une migration de données évoquées par la suite.

1. L’extraction : l’ETL va tout d’abord identifier et prélever les données présentes dans un ou plusieurs systèmes sources selon les règles définies (poids, type, taille, nomenclature…). Ces systèmes sources peuvent être variés (fichiers, logiciels, base de données…)
2. La transformation : le logiciel va ensuite convertir les données dans le(s) format(s) souhaité(s). On parle ici d’une structuration ou d’un enrichissement de ces données afin qu’elles puissent être exploitées.
3. Le chargement : l’ETL permet enfin aux données de finir leur voyage dans le système cible (Data Warehouse, GED, base de données…)

La solution ETL est idéale pour traiter des données structurées et non structurées dont le volume peut être difficile à contrôler (mises à jour instantanée des données, exactitudes, doublons…).

3 – Collecter les données

Place à la troisième étape : la collecte (extraction) des données. Avec l’ETL, l’entreprise va rassembler des informations qu’elle pourra ensuite exploiter de façon simple et optimale.

Elle peut compter sur plusieurs sources digitales pour collecter ces datas, comme son Système d’information des ressources humaines (SIRH), comprenant la Gestion administrative du personnel (GAP), la paie, la Déclaration sociale nominative (DSN), la Gestion des temps et des activités (GTA) en entreprise…

L’entreprise a également la possibilité de collecter les données via son Système d’information (SI), dans lequel figure le SI comptable, le SI Médecine du travail… Un requêteur permet aussi de générer des extractions sous trois formats : .txt, .xls, et .xls

4 – Transformer les données

Grâce à l’ETL, l’entreprise doit ensuite transformer les données. L’objectif étant de les trier, les convertir et les structurer pour qu’elles soient fiables avant d’être intégrées dans le logiciel de paie cible. Trois initiatives peuvent être menées lors de la transformation des données.

4.1 Le mapping

La mapping (également appelé « mappage ») des données est un processus permettant de mettre en correspondance les champs de plusieurs bases de données. Pour information, la moindre erreur de mappage de données amoindrit leur qualité.

4.2 La transcodification

Avec le processus de transcodification des données, l’entreprise peut mettre en correspondance des codes, soit associer une valeur d’origine avec une valeur de destination.

4.3 Le« data-cleaning »

Dans la mesure où les données sont collectées à partir de plusieurs sources, elles peuvent rapidement être erronées au sein d’un même ensemble. Aussi, l’humain peut faire des erreurs en saisissant manuellement des données. Ces erreurs peuvent altérer les résultats ou nuire à leur précision. 

C’est la raison pour laquelle l’entreprise doit profiter de la migration des données pour effectuer un data-cleaning, consistant à modifier ou supprimer les données incorrectes, incomplètes, non pertinentes, corrompues, dupliquées ou encore mal formatées.

5 – Charger les données

La cinquième étape a pour objectif d’effectuer le chargement des données. Ces dernières sont généralement chargées dans le logiciel de destination sous un format différent de l’emplacement source d’origine. Quand les données d’un fichier de traitement de texte sont copiées vers une application de base de données, leur format passe par exemple du .txt au .csv.

6 – Effectuer un test de migration des données

Après s’être appuyée sur l’ETL pour transférer les informations vers le logiciel de paie, l’entreprise doit s’assurer que tout fonctionne pour le mieux. Il convient alors d’effectuer un test de migration des données vers un environnement test de la cible pour vérifier le processus et l’intégrité des données.

Ce test permet tout d’abord d’évaluer le temps de migration. Une évaluation d’autant plus pertinente que les utilisateurs ne peuvent généralement pas utiliser le SI pendant la migration des données. L’entreprise a également l’opportunité d’identifier les logs d’erreurs afin de corriger ou améliorer les points liés à la phase de transformation (exemple : correction du mapping et/ou d’une transcodification).

7 – Lancer la migration des données

La septième et dernière étape consiste à lancer la migration des données. Elle peut s’effectuer dès lors que le mois de paie, précédant le mois de démarrage, est clôturé.

L’entreprise doit effectuer la migration sur trois paliers : migration des données GAP, migration des compteurs temps (congés) et enfin migration des données paie (cumuls).

La reprise de données : une manœuvre risquée

Le processus de reprise des données est une démarche comportant de nombreux risques pouvant affecter la qualité et l’intégrité des données. L’entreprise peut tout d’abord perdre ses données. C’est pourquoi elle doit veiller à les sauvegarder et les conserver pendant la transition.

De plus, les données peuvent être corrompues lors du transfert entre les systèmes ou en raison de la conversion de formats incompatibles. Des fautes peuvent également survenir pendant le transfert de données, comme les erreurs de saisie manuelle déjà évoquées ou des erreurs liées à la qualité des données.

L’entreprise prend aussi le risque de détenir des données incompatibles avec le nouveau logiciel de paie, dont les normes et les protocoles de gestion peuvent différer. Il existe enfin une faillé liée à la confidentialité et à la sécurité des données, dans la mesure où elles peuvent être vulnérables aux violations de sécurité ou à la divulgation non autorisée durant leur reprise.

Il convient donc à l’entreprise de planifier scrupuleusement sa reprise de données et d’anticiper tous les risques potentiels. Elle peut également mettre en place des mesures de sécurité performantes, comme la sauvegarde des données avant la migration, la vérification de la qualité des données ou l’utilisation d’outils de migration fiables.

L’entreprise doit aussi former ses employés à la migration des données et à l’utilisation du nouveau logiciel de paie pour minimiser les erreurs techniques. Enfin, il convient de se conformer aux réglementations en matière de protection des données et de confidentialité pour effectuer une reprise des données irréprochable.

La migration de données lors d’un changement de logiciel est une démarche délicate qui nécessite de suivre diverses étapes. Il est essentiel pour une entreprise d’évaluer ses besoins et ses options disponibles, de planifier et de se préparer à la migration, de procéder à des tests et à des validations rigoureuses, et de transférer ses données avec précision. L’entreprise doit cadrer son projet, mettre en place un planning et une équipe dédiée à la migration.

Avec une planification et une exécution minutieuse, l’entreprise pourra profiter du nouveau logiciel pour établir des bulletins de paie conformes, se lancer dans l’analyse de données, élaborer des tableaux de bords, graphiques et autres bilans sociaux.