Les 6 bonnes pratiques dans le processus de recrutement

Si quelques décennies en arrière le processus de recrutement pouvait prendre un jour voire quelques minutes, être constitué d’un seul entretien et se conclure par la signature d’un contrat de manière standardisée, il n’en est plus aujourd’hui.

Certains recrutements peuvent prendre désormais plusieurs mois, et la stratégie de recrutement est adaptée selon le type de profil recherché. Le processus de recrutement est un élément différenciateur de la politique RH de l’entreprise, il est donc utile d’évoquer les bonnes pratiques sur la mise en place du processus de recrutement.

1. Définir les besoins du poste
2. Définir le processus de recrutement
3. Comment rédiger une annonce d’offre d’emploi ?
4. Définir les moyens du sourcing du recrutement ?
5. Les éléments de l’expérience candidat
6. Indicateurs du suivi de recrutement

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1. Définir les besoins du poste

La meilleure façon de définir si l’entreprise a réellement besoin d’un recrutement est la définition du poste.
Le responsable du recrutement en lien avec le responsable métier établissent ensemble une fiche de poste qui reprend :

• les futures missions du collaborateur
• les objectifs du poste
• son environnement de travail
• son rattachement hiérarchique
• Les éléments contractuels qui constitueront la base des échanges avec le collaborateur (fourchette de rémunération, lieu d’exercice, avantages …).

Il est également devenu courant de parler des « soft skills », ces compétences personnelles liées au savoir-être du collaborateur.

Bonne pratique : évaluer le poste à sa hauteur. Sur-estimer le besoin en demandant des compétences ou des formations supplémentaires par rapport au besoin dans la fiche de poste risque de décourager les profils qui correspondent vraiment au besoin.

 

2. Définir le processus de recrutement

“On ne recrute pas 2 profils différents de la même manière”
Le processus de recrutement est un élément essentiel de la stratégie de recrutement. Un recrutement est un budget. Il est donc nécessaire de réfléchir à la stratégie de recrutement la plus efficace ou plus concrètement définir les étapes du processus de recrutement. Par exemple :

• Qui sont les personnes qui interviendront dans le processus de recrutement ? A quels moments ? avec quels outils ?
• Quel est le processus de recrutement par lequel les candidats doivent passés ? entretien collectif  ? Un atelier de gamification  ? tests de personnalité  ?
• Comment l’entreprise adapte son processus de recrutement au profil recherché ?
• Comment l’entreprise prend en compte l’état du marché du travail sur son secteur d’activité ?
• Quels sont les indicateurs de performance que l’entreprise doit suivre ?

Tous ces éléments définissent la stratégie de recrutement qui déterminera la procédure de recrutement que chacun des collaborateurs impliqués suivra. La fiche de poste sera aussi adaptée en terme de rédaction aux profils recherchés.

Comment créer un processus de recrutement ? 3. Comment rédiger une annonce d’offre d’emploi ?

En 2017, 94 % des entreprises de 1 000 salariés et plus ont diffusé une offre d’emploi lors de leur dernier recrutement de cadre contre 82 % pour les entreprises de moins de 100 salariés. 47% des postes ont étés pourvus grâce à une annonce. (source : étude Sourcing Cadres, APEC, 2018).
Très réglementée, une annonce d’emploi doit être rédigée en respectant un certain nombre de règles  :

• Il doit figurer la date de la publication de l’annonce et le nom de l’entreprise. Dans le cas où la société sous-traite à un cabinet de recrutement et souhaite rester anonyme, le cabinet doit mentionner sa propre raison sociale.
• Les mentions discriminatoires sont interdites. Elles concernent les caractéristiques mentionnées à l’article L. 1132-1 du code du travail : origine, sexe, mœurs, orientation ou identité sexuelle, âge, situation de famille ou grossesse, caractéristiques génétiques, appartenance ou non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, opinions politiques, activités syndicales ou mutualistes, convictions religieuses, apparence physique, etc.
• D’autres mentions sont interdites, telles que  : la condition physique du candidat (sauf lorsque l’exercice de la fonction peut nuire à l’état de santé du candidat), l’âge ou encore le fait d’émettre des hypothèse telle que « CDD pouvant déboucher sur un CDI ».
• Pour un poste basé en France, l’annonce doit obligatoirement être rédigée (ou traduite) en français.

Bon à savoir  : Les principes contre les mentions discriminatoires sont inscrits dans le Code du travail (article L. 1132-1), et dans le Code pénal (articles 225-1 et 225-2). Les sanctions peuvent aller de trois ans d’emprisonnement et 45.000 euros d’amende pour les personnes physiques jusqu’à 225.000 euros pour les personnes morales .

 

4. Définir les moyens du sourcing du recrutement ?

Le panel d’outils utilisés pour dénicher des candidats s’est élargi. En moyenne, 5 outils principaux sont utilisés par le recruteur en 2017 contre 4 en 2014 :

• sites internet
• Pôle Emploi/Apec
• candidatures spontanées
• réseau/cooptation
• réseaux sociaux…

Les sites emploi font l’unanimité : 91 % des RH les utilisent pour recruter (source  : enquête « le recrutement en 2017 », Régionjob).
Le recruteur prend souvent le temps d’effectuer des recherches afin de trouver des candidats, présent en ligne.

A. Recrutement interne et mobilité

La première question à se poser est de savoir si un candidat en interne correspond au besoin du poste et serait intéressée par l’opportunité.
En plus de pourvoir un besoin en recrutement, la société permet ainsi au collaborateur d’évoluer, ce qui constitue une source de motivation.

Bon à savoir  : selon une étude des tendances générales du recrutement du cabinet Hays effectuée en 2018, 60% des cadres privilégieraient une mobilité interne s’ils le pouvaient.
Les raisons principales qu’ils citent sont leur bonne connaissance de l’entreprise (75 %), la possibilité d’acquérir de nouvelles compétences (60 %) et de garder les avantages que leur offrent les années d’ancienneté au sein de cette dernière (47 %).

B. Recrutement et bases de données de candidats

Pôle emploi, l’APEC, Cadremploi ou encore Monster permettent aux candidats d’enregistrer leur CV en ligne et de définir un certain de nombre de critères concernant les postes pour lesquels ils sont intéressés.
Les responsables du recrutement peuvent y effectuer des recherches et accèdent à un grand nombre de CV.
En effet, les différentes bases de données ou sites de diffusion d’offres sont souvent spécialisés en fonction :

• du statut des candidats (employés, cadres)
• du secteur d’activité (industrie, social …)
• par catégories de fonctions (IT, finance…)

L’avantage est que les CV présents appartiennent souvent à des candidats à l’écoute et/ou en recherche active.
En revanche, à l’exception des sites officiels comme Pôle Emploi ou l’Apec, l’utilisation de la recherche de candidat est payante pour les entreprises.

C. Vérifier les précédentes candidatures spontanées

Il est fréquent que le département RH conserve les précédentes candidatures qu’elle a reçu afin de les réutiliser dans le cadre d’un nouveau besoin.
Dans ce contexte, un SIRH de recrutement est utile pour retrouver les anciennes candidatures grâce notamment à la technologie de parser de CV, outil qui permet de retrouver ces anciennes candidatures.

Bon à savoir  : en 2017, 61% des recruteurs étudient les candidatures spontanées au début d’un process de recrutement. (source  : étude Sourcing Cadres, APEC, 2018).

D. Recrutement et les réseaux sociaux

Si les réseaux sociaux personnels sont de moins en moins utilisés, les réseaux professionnels ont le vent en poupe. La majorité des recruteurs utilise ce mode de recrutement.
En 2017, la moitié des recruteurs ont utilisé les sites de réseaux sociaux pour obtenir des candidatures lors de leur dernier recrutement de cadre (multiplié par 4 depuis 2008.. (source : étude Sourcing Cadres, APEC, 2018).

E. Recrutement et Moteur de recherche

Google, principal moteur de recherche en France, est un outil puissant. Mais faut-il savoir que la recherche avancée de Google, l’utilisation d’opérateurs et le CSE (Custom Service Engine) permet de préciser la recherche et de filtrer les résultats afin d’obtenir des CV.
Il existe d’innombrables job board, CVthèques et autres sites de diffusion d’offre. Le choix de ceux-ci sont à adaptés selon les profils recherchés. En fonction du type de poste recherché, les candidats ne se trouveront pas au même endroit, ne consulteront pas les mêmes contenus et seront donc plus ou moins touchés par les offres diffusées.

F. Cooptation

On peut également réfléchir à inciter les collaborateurs actuels à avoir recours à la cooptation, par des moyens financiers.

Bon à savoir  : En 2017, 42 % des recruteurs ont eu recours à la cooptation de leurs salariés lors de leur dernier recrutement de cadre, une part en hausse de 2 points en un an (source  : étude Sourcing Cadres, APEC, 2018).

Il est également possible de faire appel à un cabinet de recrutement et, auquel cas, réaliser une étude de marché pour choisir le cabinet et définir un budget.

5. Les éléments de l’expérience candidat

A. Annonce et site internet premiers contact du recrutement

L’expérience candidat commence dès le premier point de contact qu’il a avec l’entreprise. Le candidat considère également les différentes expériences qu’il a eu en tant que client pour se faire un avis sur l’entreprise.

Bon à savoir  : 73 % des juniors recherchent du travail depuis un appareil mobile. (l’étude Millennials et monde du travail, publiée en 2018 par l’application de recrutement Corner Job).

B. L’entretien de recrutement

Une étape qui semble indispensable du processus de recrutement est l’entretien, ou plutôt les entretiens. Régionsjob évalue en 2017 l’utilisation de 2 entretiens par la majorité des entreprises par recrutement.
Entre deux candidats présentant des compétences similaires, c’est d’ailleurs la personnalité qui fera la différence pour 80% des recruteurs. L’entretien a donc encore de beaux jours à vivre devant lui.
Le monde du recrutement évolue, notamment par la digitalisation. Les modes d’entretiens suivent cette voie et les entretiens par visio sont de plus en plus répandus.

Bon à savoir : Le temps passé sur un CV est très court  avec 52% des recruteurs avouent passer moins de 30 secondes sur la lecture d’un CV . ( « Enquête : comment recrute-t-on en 2017 ? » Regionjob).

C. Les tests de personnalité

Pour aller plus loin dans la connaissance des candidat, les responsables RH font passer des tests de personnalité. Ces tests permettent de définir des critères et d’avoir une vision objective des candidats.
Les trois tests les plus connus sont  :

• MBTI  ou l’Indicateur de Type de Personnalité Myers-Briggs® qui  évalue le candidat selon 16 personnalités type.
• PAPI  qui évalue la personnalité professionnelle du candidat, ses attitudes et motivations.
• SOSIE  qui évalue l’adéquation entre les caractéristiques du poste et l’environnement professionnel, ainsi que les attentes et la personnalité du candidat.

D. La réponse  apportées par l’entreprise

Une fois la totalité du processus de recrutement réalisé auprès de l’ensemble des candidats qu’ils soient internes ou externes, il reste à donner une réponse favorable ou non à chacun des candidats.
À l’heure où la marque employeur et l’expérience candidat prend une place de plus en plus importante dans la réputation de l’entreprise, la manière de signifier à un candidat qu’il n’est pas choisi est très importante.
Les sociétés négligent régulièrement cette partie, qui est pourtant primordiale  : comment recontacter un candidat pour une autre opportunité s’il n’est pas satisfait des précédents contacts ou méthodes utilisées pendant ses précédents expérience avec l’entreprise ?

Bon à savoir : en 2017, une étude indiquait que 64 % des candidatures restaient lettre morte. Et ce, en dépit des relances du candidat (35 %). Pire, 79 % de candidats affirment avoir déjà passé un entretien resté sans réponse. (Source : « Enquête : comment recrute-t-on en 2017 ? » Regionjob).

64% des candidatures en 2017 sont restées sans réponse

64% des candidatures en 2017 sont restées sans réponse

6. Indicateurs du suivi du recrutement

Afin de gérer au mieux le processus de recrutement et le flux des candidatures, il est utile d’analyser les chiffres et les statistiques afin d’optimiser le processus. Pour cela, il faut créer des indicateurs de performance :

• Nombre de candidats contactés / nombre de CV reçus  = taux de retours annonce. Cet indicateur RH permet par exemple d’améliorer la rédaction des annonces.
• Nombre d’entretiens / nombre de candidats contactés . Cet indicateur évalue le niveau d’intérêt pour le poste et permet d’améliorer le discours de présentation du poste par téléphone.
• Nombre d’offres acceptées / Nombre d’offres réalisées  = taux d’acceptation des offres. Il permet de savoir si l’offre RH de l’entreprise est compétitive sur le marché par rapport à ses concurrents.
• Questionnaire de satisfaction  = Taux de satisfaction envers le processus de recrutement. À travers des questions ouvertes, vous saurez si certains points qualitatifs sont à améliorer.

Les entreprises ont à cœur de d’optimiser leurs processus de recrutement, pour augmenter la profitabilité de l’entreprise mais aussi pour améliorer leur marque employeur et leur expérience candidats. Ceci s’inscrit directement dans les tendances phares de l’année 2019 dans le domaine du recrutement.
Les 3 points à retenir  

• Le processus de recrutement est un élément essentiel de réflexion pour les responsables de recrutement et les DRH, il est révélateur de l’image de l’employeur auprès des candidats.
• L’entretien, composant important du process de recrutement, n’est pourtant pas le seul élément constitutif de l’expérience candidat.
• Il est nécessaire de bien prendre en compte l’analyse du recrutement, afin de déterminer si le processus est à améliorer et pour mesurer la satisfaction du candidat.{{cta(‘d47e6ae8-d580-4413-ba49-3883567a0c6e’)}}