Audit RH : moyen de fiabiliser la décision de changer de SIRH

Indispensable pour maintenir la performance des procédures et pratiques RH, mais aussi pour positionner l’entreprise par rapport à la concurrence ou encore la mise en conformité avec les dernières normes métiers, l’audit RH a pour but de mettre en lumière toutes les mauvaises pratiques susceptibles de causer du tort à l’organisation dans son ensemble.

Conduire un audit RH peut rapidement s’avérer une nécessité vitale pour l’entreprise lorsque les signaux d’alerte s’accumulent et que la source du problème n’est pas identifiée.
Mais comment savoir s’il est nécessaire de se lancer dans un audit des ressources humaines, et surtout si le moment est opportun pour le faire ?
Ci-dessous un point complet avec Calexa group.

1. Qu’est-ce qu’un audit RH ?
2. Les étapes d’un audit RH : par où commencer ?

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Qu’est-ce qu’un audit RH ?

La démarche d’audit, dans sa définition la plus stricte, va s’intéresser essentiellement aux process de la DRH dans tous ses domaines de compétence.
Ces process incluent l’ensemble des outils utilisés par les équipes RH, dont bien sûr le système d’information ressources humaines (SIRH) qu’il soit en mode SaaS ou non. H3 Quels sont les objectifs d’un audit RH ?
Fondamentalement, le processus d’un audit RH va s’attacher à définir :

• Les risques encourus par l’entreprise dans le cadre de l’organisation actuelle de ses ressources humaines.
• Les gains potentiels de performance à attendre en cas de modification de cette organisation.
• Les moyens à mobiliser pour mettre en place cette nouvelle organisation, y compris par exemple le changement complet du SIRH.

L’auditeur s’interroge sur les outils et moyens actuellement déployés, et évalue leur niveau d’efficacité et de fiabilité, à la fois à un instant T mais aussi au vu de l’évolution prévisible des besoins de l’entreprise.

 

À quel moment procéder à un audit RH ?

Il existe différents types d’Audit RH. Celui-ci peut par exemple, concerner l’ensemble du périmètre de la RH ou bien un domaine en particulier. Il peut concerner également les outils et/ou les processus.
Pour garantir une structure saine à long terme permettant efficacité et productivité, il est généralement recommandé de mener un audit fonctionnel de grande envergure tous les 5 ans.
Par la suite, des contrôles réguliers sur des KPI précis défini suite à l’audit RH complet permettront l’optimisation permanente des process.
Le planning d’un audit ne pose pas de difficulté particulière mais doit être suffisamment anticipé.
Une grosse structure pourra bénéficier utilement d’un audit de contrôle tous les ans, à une période fixe ou variable.
Les plus petites entreprises, en ce qui les concerne, devraient se lancer dans le processus d’audit des ressources humaines au moins une fois tous les trois ans.

Quelles sont les compétences nécessaire pour la réalisation de l’audit RH ?

Un regard extérieur constitue un atout inestimable dans le cadre d’un audit des ressources humaines. Ainsi les dysfonctionnements ou les inefficiences, devenues si familières aux principaux concernés, sont identifiés.
L’expertise d’un spécialiste est évidemment un apport important lors d’un audit RH, celui-ci connaissant les meilleures pratiques des entreprises voire du secteur et des outils.
Faites appel à un spécialiste pour l’audit RH de votre entreprise
L’audit RH et SIRH impose donc de faire appel, si possible, à un prestataire extérieur et spécialisé (cabinet de ressources humaines, société de conseil SIRH…), disposant à la fois d’une expertise du métier, d’une excellente connaissance de la technique d’audit et des bonnes pratiques observées dans d’autres organisations.

Bon à savoir :

La conduite du changement RH commence dès la phase d’audit. Par exemple, en expliquant aux collaborateurs et à l’équipe RH le choix de faire un audit RH, les raisons et les résultats escomptés.

Comment conduire un audit RH ?

Le projet ne s’improvise pas, et nécessite à la fois une expertise reconnue du domaine à auditer, une capacité à explorer chaque problème en profondeur, une volonté de remise en question impartiale des pratiques actuelles et enfin une certaine pédagogie en interne.
La démarche de l’auditeur est salvatrice pour une entreprise soumise à la pression de la concurrence et à la nécessité de réduire les coûts, puisqu’elle permet une profonde remise en question des pratiques existantes et une véritable prise de recul.
L’audit RH, va permettre par exemple, de vérifier que les moyens déployés pour la gestion du recrutement sont en adéquation avec la stratégie de développement de l’entreprise et sa volonté d’attirer les talents.
D’une manière générale, l’audit RH et le conseil SIRH concourent à un fonctionnement plus efficace de l’entreprise, et favorisent la réalisation des objectifs fixés.

Le saviez-vous ?

En 2015, un groupe de travail interministériel piloté par le comité d’harmonisation de l’audit interne (CHAI) a publié un guide de l’audit des fonctions de ressources humaines. Vous pouvez le consulter ici.

Les étapes d’un audit RH : par où commencer ?

1 – Déterminer le type et la portée de l’audit

Plusieurs approches différentes sont valables pour définir un processus d’audit des ressources humaines.
Votre objectif est-il de tester les limites et les déficiences possibles de votre outil SIRH ?

• D’évaluer la performance de votre organisation humaine via un audit social ?
• D’optimiser vos process RH ?
• De dresser un tableau complet des faiblesses de l’organisation par l’intermédiaire d’un audit des risques ?

De la même manière, il est possible de fixer un périmètre plus ou moins ambitieux au projet.
L’audit pourra s’intéresser à l’ensemble de l’entreprise ou à la seule DRH, à l’ensemble du SIRH ou à un outil ou progiciel bien spécifique, etc.
Une fois l’objet et le périmètre définis, une bonne méthodologie d’audit organisationnel consiste à contrôler successivement :

• La conformité aux normes. L’entreprise respecte-t-elle les lois et règlements en vigueur dans ses décisions et ses pratiques ? Quelles solutions sont à mettre en œuvre ?
• La conformité à la stratégie de l’entreprise. Dans quelle mesure les processus et systèmes actuels mis en œuvre par la DRH contribuent à la réalisation de la stratégie globale du groupe, ou au contraire la desservent ?
• La conformité aux pratiques métiers. Les délais, risques, coûts et niveau de qualité des process en matière de recrutement, formation ou rémunération sont-ils en adéquation avec ceux des concurrents directs ? L’entreprise est-elle en avance ou en retard par rapport aux pratiques dans son secteur d’activité ?

Un exemple :

Les priorités d’une entreprise peuvent l’amener à être très performante dans le domaine du recrutement, mais très en retard en matière de gestion de carrière. La formation, le recrutement ou la fidélisation des salariés sont autant de compétences à développer en interne.

Un réajustement est nécessaire pour s’adapter au marché et aux attentes de l’eco-système de l’entreprise.

2 – Procéder à l’audit du SIRH

L’audit de votre SIRH est indispensable lors de l’audit RH complète de votre entreprise
Le SIRH, par définition, occupe une place centrale dans l’organisation et le fonctionnement d’un service des ressources humaines.
La fiabilité des outils constitués par exemple des logiciels RH, tableaux Excel, bases de données individuelles et data SIRH… et leur adéquation avec les besoins de l’entreprise vont déterminer en grande partie la productivité et l’efficacité de l’équipe RH, mais aussi avoir un impact sur la motivation et le niveau d’engagement de chaque collaborateur dans l’entreprise.
Mieux vaut donc l’inclure systématiquement dans votre checklist audit RH.

3 – Collecter les données

Une fois que les informations à rechercher sont bien déterminées, il ne reste plus qu’à procéder à la collecte des données pertinentes. Cette phase passe, le plus souvent, par l’élaboration d’un questionnaire d’audit qui va recenser l’ensemble des points pour lesquels l’auditeur a besoin de réponses. En fonction des éléments sollicités, ces questionnaires seront remplis par l’ensemble des salariés, par les équipes RH uniquement, voire récupérées par l’auditeur par la consultation des archives ou bases de données de l’entreprise.
Alternativement, l’organisation d’ateliers peut s’avérer une méthode plus conviviale et collaborative, qui rendra le procédé moins rébarbatif pour les collaborateurs les moins convaincus des enjeux.

4 – Analyser les données

Le process d’audit des ressources humaines se termine en toute logique par une phase d’analyse, au cours de laquelle l’auditeur va comparer les données recueillies à celles d’autres entreprises de taille similaire et spécialisées dans le même secteur.
Cette méthode comparative est la meilleure pour faire apparaître des axes d’amélioration, mais des enseignements peuvent aussi être tirés en consultant par exemple les conclusions de l’audit RH précédent.

5 – Prendre connaissance attentivement du rapport d’audit

Un audit des ressources humaines représente un travail conséquent et porteur de plus-value pour l’entreprise. La rédaction des livrables doit notamment inclure :

• Des données brutes ;
• Des éléments d’interprétation de ces données chiffrées ;
• Des préconisations sur les mesures à mettre en œuvre, avec une estimation des avantages et du retour sur investissement à attendre ;
• Plusieurs scénarios pouvant constituer un schéma directeur complet.

6 – Tenir une réunion de restitution

La réunion de restitution, qui associe l’auditeur et des représentants de l’ensemble des services concernés, clôt symboliquement le processus d’audit des ressources humaines mais constitue aussi la première étape de la conduite du changement.
Cette réunion peut notamment permettre de valider les actions à engager et de fixer un calendrier pour leur mise en œuvre.
L’audit RH est un outil puissant au service de la responsabilité sociale des entreprises. Un audit bien réalisé permet de pointer les faiblesses structurelles de l’organisation et d’y remédier avant tout préjudice sérieux et irréversible.
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